Bonnenboek - deel 4

Dat de handmatig ingevulde bon nog veel gebruikt wordt blijkt wel uit het vele aantal malen, dat lezers van deze nieuwsbrief eerdere versies van de bonnenboekapplicatie hebben gedownload. Met deze applicatie kunt u snel, gemakkelijk en naar behoefte bonnen aanmaken.

Het 'bonnenboek' is een verzameling aan te maken bonnen voor het bedrijfsleven. Reeds gepubliceerd zijn de algemene bon, werkbon, magazijnbon, inkoopbon, telefoonnotitie en het faxvoorblad, een kwitantie, salarisopgave en ziekmeldingsformulier. Deze verzameling wordt nu verder uitgebreid met bonnen voor verzuimadministratie, tijdschriftcirculatie en kostendeclaratie.

Download

SjabloonBonnenboek.dot

Gerelateerde training

Financieel beheer: opstellen van de financiële administratie en volgen van de bedrijfsfinanciën

Voor deze training en down-load moet u lid zijn van Zeker Ondernemen +. U kunt zich hiervoor gratis aanmelden.

Download hierboven het document SjabloonBonnenboek.doc met daarin verschillende typen bonnen voor Program Files.

In plaats van het op voorraad houden van enkele honderden bonnenboeken met verschillende soorten bonnen, drukt u nu per maand of per kwartaal de bonnen af, die u nodig denkt te hebben.

Niet alleen spaart dat veel ruimte in de voorraadkast, u bespaart ook op drukkosten en - wat misschien nog wel belangrijker is - u zit nooit zonder bonnen. Want mocht u van een bepaalde bon geen voorraad meer hebben, dan hoeft u niet te wachten tot de drukker nieuwe gereed heeft: in een paar tellen produceert uw printer wat u nodig hebt. U kiest de kleur, voegt wat tekst toe en geeft vervolgens op hoeveel bonnen u wilt hebben. De printer doet de rest.

Het gaat in dit artikel om handmatig in te vullen bonnen. Dus bonnen die met een pen ingevuld of afgetekend worden. Deze nieuwste versie van het bonnenboek bevat dezelfde bonnen als de eerdere versies, maar nu aangevuld met enkele nieuwe:

Elke bon is opgezet als een pagina in een Word-document en opgebouwd als een tabel met lijnen en vakken. Door middel van een macro kunt u enige standaardtekst invullen, de kleur kiezen en een afdrukopdracht geven. Van sommige bonnen staan er twee of meer op een pagina. Met een snijmes of schaar maakt u er losse bonnen van.

Zorg ervoor dat de macro-beveiliging op laag of gemiddeld staat. Controleer en pas dit aan via Extra >> Macro >> Beveiliging; als de instelling Hoog is, kies dan Gemiddeld of Laag. Klik op OK om het venster te sluiten. U bent nu klaar om het SjabloonBonnenboek4 te gebruiken:

Kies Bestand >> Nieuw. In Word 2002 en 2003 klikt u in het taakvenster rechts op uw scherm op Algemene sjablonen.
Klik op SjabloonBonnenboek4.
Mocht een melding verschijnen over de aanwezigheid van macro's kies dan Macro's inschakelen.
Op uw scherm verschijnt een (naamloze) kopie van de sjabloon. U ziet de eerste pagina met de grote titel 'Bonnenboek'.
Kies nu Extra >> Macro >> Macro's, selecteer Bonnenboek en klik op Uitvoeren.
Hiermee opent u het dialoogvenster Bonnenboek. Selecteer in het keuzelijstje de gewenste bon.

Op de achtergrond ziet u de bon staan; daar kunt u overigens niet bij. Dat hoeft ook niet, want u voert alle handelingen uit in het dialoogvenster. Dit dialoogvenster is inmiddels uitgebreid met een aantal extra opties. Zo kunt u de kleur van de bon kiezen en indien nodig de adresgegevens van uw bedrijf aanpassen, die bovenaan de meeste bonnen worden afgedrukt. Ook kunt u links of rechts bovenaan enkele tekstregels opnemen: typ niet meer tekst dan in het witte vak past.

Let op: wilt u in de witte vakken een nieuwe regel beginnen, druk dan niet op Enter, maar op Shift+Enter.

Vul onderaan het gewenste aantal bonnen in (1 tot 99) en klik op Afdrukken. In de regel sluit het document vanzelf. Gebeurt dat niet, dan hoeft u het naamloze document niet te bewaren, dus kies Bestand >> Sluiten en antwoord bij de vraag over het opslaan Nee.

Herhaal deze handelingen en probeer elk van de bonnen uit. Mocht u een van de bonnen willen aanpassen dan vindt u in de volgende paragraaf aanwijzingen hoe u dat moet doen.

Om iets aan een van de bonnen te veranderen, moet u de sjabloon niet als document, maar echt als sjabloon openen. Stel bijvoorbeeld dat u op het faxvoorblad van deze sjabloon eenmalig het faxnummer van uw bedrijf wilt invullen.

Elke bon is opgezet als een tabel. Via de menukeuze Tabel kunt u aanvullende functies vinden om de tabel vorm te geven. Twee puntjes van aandacht:

De applicatie Bonnenboek maakt gebruik van twee standaardinstellingen van Word, namelijk de gekozen printer en de adresgegevens van uw bedrijf. Als u deze standaardgegevens wilt aanpassen moet u in Word het volgende doen. Eerst de adresgegevens: