Urenstaten en declaraties maken in Access

 

Download de gratis toepassing voor Microsoft Access, waarmee u de door u (en uw medewerkers) gewerkte uren en gemaakte kosten kunt bijhouden voor de diverse projecten van uw opdrachtgevers. Plaats dit database-bestand in uw map Mijn documenten:

 

 

Nu is Access niet het meest populaire onderdeel van Microsoft Office. Het programma werkt 'anders' dan Word en Excel en menigeen schrikt van de tabellen, formulieren en rapporten die in Access gebouwd moeten worden. Dit artikel heeft niet de intentie om u schrik aan te jagen en daarom wordt in dit artikel niet beschreven hoe u de oplossing in Access kunt bouwen. Wel hoe u met de oplossing, die kant-en-klaar te downloaden is, aan de slag gaat en hoe u die aanpast voor uw eigen situatie. Vanaf het moment dat u het eerste venster op uw scherm ziet zult u verbaasd zijn, hoe vriendelijk Access werkt en tegelijkertijd hoe enorm krachtig dit programma is.

 

De beste manier om te leren hoe de applicatie werkt, is om stap voor stap alle menu's te doorlopen in de hieronder aangegeven volgorde. Dat kost bij elkaar circa 15 minuten.

 

 

 

Het Urenstat_BC.mdb bestand is voorzien van een aantal voorbeeldklanten, -projecten, -activiteiten en -medewerkers. Die zijn straks allemaal te verwijderen en te vervangen door uw eigen gegevens, maar voorlopig dienen zij als voorbeeld om een indruk te krijgen van de werking van de applicatie. De applicatie behoort in dit voorbeeld toe aan de firma Phileneas BV. Kies vanuit het hoofdmenu Overige informatie >> Bedrijfsgegevens. De gegevens van Phileneas gaat u later vervangen door uw eigen bedrijfsgegevens. Klik rechtsboven op het kruisje. Phileneas verzorgt automatiseringsprojecten en heeft vijf medewerkers: Christel, Laura, Niels, Angelica en Elkie.

 

 

U hebt hiermee al een indruk gekregen in de flexibele opzet van de applicatie: de meeste gegevens zitten niet 'ingebakken' in het programma, maar zitten in eigen databases die u via het Menu Overige informatie gemakkelijk kunt bereiken, aanpassen en uitbreiden. Sluit dit menu via de optie Terug naar hoofdmenu.

 

Phileneas heeft twee opdrachtgevers, Megako BV en Hoge Ovens BV. Klik in het hoofdmenu op Klant- en Projectinformatie. In een venster met deze naam ziet u alle informatie over Megako BV staan. Ook ziet u onderin het venster dat er voor Megako BV twee projecten lopen, aangeduid met AAA en DEFG. Bij elk project ziet u onderin beeld onder meer hoeveel uren er in totaal al in zitten en hoeveel de totale project-omzet is.

 

 

Merk op dat bij elk van de opdrachtgevers een van de projecten gemarkeerd wordt door een driehoekje. Door ergens in het andere project te klikken, wordt dit andere project gemarkeerd. De vier knoppen bovenin beeld hebben betrekking op het gemarkeerde project.

 

 

Bovenin beeld leest u enkele algemene gegevens over het project, zoals wie de project manager is, alsmede de begin- en einddatum van het project. Zou u links onderin het venster Projectdetails per klant op de pijltoetsen klikken, dan krijgt u informatie over de andere projecten van de klant Megako. Door op de pijl/ster-knop te klikken kunt u een nieuw project toevoegen; dat is nu niet aan de orde, dus sluit het venster Projectdetails per klant door rechtsboven op het kruisje te klikken.

 

Terug in het dialoogvenster Klant en Projectinformatie kunt u ook bekijken hoeveel uren uw medewerkers aan de diverse projecten hebben gespendeerd en nieuw gewerkte uren toevoegen. Klik op de knop Urenstaat per medewerker. Bovenin het scherm ziet u een keuzelijstvakje met daarin de naam van de medewerker; klik niet op het pijltje van het keuzelijstvak, maar gebruik de pijlknoppen links onderin het scherm om naar andere medewerkers te bladeren. Per medewerker laat het venster niet alleen de urenstaat zien, compleet met hoeveel uur aan een project is gewerkt en wat er is gedaan, ook de onkosten die de medewerker voor het project heeft gemaakt worden vermeld. Dit is ook de plek waar gewerkte uren en gemaakte kosten worden ingevoerd. De laatste regel onder Gewerkte uren begint namelijk met een sterretje en dat is het symbool voor een nieuw record. Het standaard uurbedrag van de medewerker staat reeds op deze regel ingevuld, maar als er voor een hoger of lager bedrag wordt gewerkt, mag dat bedrag overschreven worden. Sluit het venster Urenstaat per medewerker door rechtsboven op het kruisje te klikken.

 

Terug in het dialoogvenster Klant en Projectinformatie ziet u onderin beeld hoeveel uren er in totaal al in elk project zitten, hoeveel de totale project-omzet is, hoeveel er al betaald is en hoeveel geld er nog te verwachten valt. Dit laatste Openstaande bedrag is samengesteld uit de totaalbedragen van facturen die nog betaald moeten worden en facturen die nog opgesteld moeten worden. Om deze gegevens actueel te houden, moet elke betaling ingeboekt worden.

 

 

Om de zoveel tijd moet u facturen maken. Dat kan wekelijks zijn, tweewekelijks, maandelijks of anders. De periodes moet u telkens specificeren aan de hand van een begin- en einddatum.

 

 

Over de optie Urenstaten in het hoofdmenu kunnen we kort zijn. Die brengt namelijk het dialoogvenster Urenstaat per medewerker in beeld. Datzelfde dialoogvenster is via de knop Urenstaat per medewerker ook bereikbaar vanuit het dialoogvenster Klant- en Projectinformatie. Voor de bespreking van de urenstaten wordt dan ook verwezen naar het hoofdstukje Urenstaten.

 

Met de basisversie van deze applicatie is via de menu-optie Overzichten een klantenlijst te maken. Deze optie brengt een complete lijst van alle klanten als afdrukvoorbeeld in beeld. Met sneltoets Ctrl+P druk u de lijst af. Sluit het afdrukvoorbeeld via het kruisje rechtsboven. Met de uitgebreidere versie van deze applicatie zijn nog meer overzichten op te vragen en af te drukken, waaronder projectenoverzichten met urenspecificatie en met activiteitenspecificatie. Nu u alle menu's hebt doorlopen en een beeld hebt gekregen van hoe de applicatie in elkaar zit en wat u er allemaal mee kunt doen, is het tijd om deze zelf in gebruik te nemen. Dat betekent om te beginnen het leegmaken van de databases: alle voorbeeldinformatie moet eruit. Daarvoor moet u enkele echte Access-opdrachten uitvoeren:

 

 

Nu de databases leeg zijn, kunt u deze voorzien van uw eigen gegevens. Elk record in de databases krijgt automatisch een nummer; dat hoeft u dus niet met de hand in te vullen. Een andere belangrijke eigenschap van Access is dat elke wijziging meteen op schijf wordt bewaard. U hoeft dus geen aparte Opslaan-opdracht uit te voeren, zoals u van Word en Excel gewend bent.

 

 

 Nu alle basisinformatie is ingevuld, kiest u Klant- en Projectinformatie. De bedoeling is nu om eerst al uw klanten in te voeren.

 

 

Als u nu op de knop Projectdetails klikt kunt u de projectinformatie invullen. Elk project is gekoppeld aan één opdrachtgever; de naam van die opdrachtgever staat daarom al vermeld in het dialoogvenster, waarin u de projectgegevens gaat invullen. Achtereenvolgens zijn dat de projectnaam, de naam van de project manager, het ordernummer van de klant, een omschrijving van het project, het omzetbedrag dat het project naar schatting zal opleveren en verder de begin- en einddatum volgens DD-MM-JJ (dag, maand, jaar). Als er meer projecten voor de klant lopen, klikt u links onderin het dialoogvenster op de pijl/ster-knop om een nieuw project toe te voegen. Sluit daarna het venster Projectdetails per klant.

 

 Zodra voor een project uren en/of kosten moeten worden ingevoerd, zoekt u eerst in het dialoogvenster Klant- en Projectinformatie de betreffende opdrachtgever op en klikt u het project aan.

 

 

De wijze waarop u met de andere menu-opties en overzichten omgaat is vergelijkbaar met de beschrijving van het voorbeeld.

 

Deze applicatie is ontleend aan een publicatie, welke in de edities 17 en 18 van Microsoft Office Magazine gepubliceerd wordt. De uitgebreide versie die in Microsoft Office Magazine wordt besproken gaat nog een stapje verder en biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om overzichten te maken van de projecten met en zonder gedetailleerde uren- en activiteiteninformatie. Ook kent deze versie een gebruiksvriendelijke optie om de menustructuur van de applicatie aan te passen. Ook wordt in de magazines de structuur van de applicatie besproken en hoe u veranderingen doorvoert in bijvoorbeeld de indeling van de factuur en de overzichten.

 

 

Waarschijnlijk had u niet verwacht dat zo'n complexe applicatie zo gemakkelijk te bedienen zou zijn in Access. Temeer, omdat u vrijwel nergens met specifieke Access-opdrachten te maken hebt, terwijl u met deze applicatie werkt. Alleen als zeer diepgaande aanpassingen nodig zijn, moet in de Access-materie gedoken worden. Dat zal zelden nodig zijn, omdat vrijwel alle variabele en vaste gegevens in databases zijn ondergebracht en door de gebruiker zijn aan te passen. Het bijhouden van uw urenstaten en maken van declaraties is dankzij deze applicatie voortaan een fluitje van een cent.