Nederland

Alle Microsoft sites

Ondernemers home

Beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek

Van tijd tot tijd houdt u als ondernemer beoordelingsgesprek-ken. Een voor een worden alle werknemers in een persoonlijk gesprek onderhouden over hun functioneren binnen de organisatie. In tegenstelling tot het halfjaarlijkse functione-ringsgesprek dient tijdens het beoordelingsgesprek alleen de werkgever aan het woord te zijn.

Echter, veelal komt het er op neer dat werknemers vertellen wat en wie hen dwarszit, u hoort roddel en achterklap, te veel informatie over privé enzovoort, waardoor het doel van het beoordelingsgesprek niet gehaald wordt. Daarom kunt u hier twee sjablonen downloaden, die u kunt gebruiken als leidraad tijdens uw beoordelings- en functioneringsgesprekken.

Gerelateerde training

People management: pres-taties van de medewerkers beheren en doeltreffend communiceren met collega's

Voor deze training moet u lid zijn van Zeker Ondernemen +. U kunt zich hiervoor gratis aanmelden.

Functioneringsgesprek (doc, 60 KB)

Beoordelingsgesprek (doc, 54 KB)

		Verschillen en overeenkomsten

		De eerste keer

		Functioneringsgesprek

		Beoordelingsgesprek

		Downloaden Sjabloon

		Werken met de sjablonen

		Aanpassingen aan sjablonen

Verschillen en overeenkomsten

Foto: Eindejaarsgesprek U moet het beoordelingsgesprek evenals het functioneringsgesprek - ook wel loopbaangesprek genoemd - zien als gereedschap. Met die twee haalt u een flinke hoeveelheid informatie binnen over het reilen en zeilen binnen uw onderneming. Opdat u goed weet wat een beoordelingsgesprek is en hoe het verschilt van het functioneringsgesprek, volgt hier eerst een vergelijkings- en verschillenlijstje:

Beoordelingsgesprekken vinden aan het einde van het jaar plaats, voorafgaand aan de salarisronde. Het is voornamelijk de werkgever die het woord doet: aan de orde komt hoe de werknemer de afgelopen periode heeft gepresteerd en welke consequenties dat heeft voor zijn salaris en arbeidsvoorwaarden.
Functioneringsgesprekken worden doorgaans in het voorjaar, net voor de zomer gehouden. Werkgever en werknemer bespreken samen hoe de werknemer nu en in de toekomst presteert. Ook de loopbaanontwikkeling komt ter sprake.

Naast deze verschillen zijn er ook overeenkomsten tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek:

Als leidinggevende spreekt u met uw werknemers over hun functioneren;
De medewerkers genieten uw aandacht, omdat u ze apart neemt in een rustige kamer, weg van de werkvloer en persoonlijk met hen spreekt;
U komt te weten wat er binnen de muren van uw bedrijf leeft: de reacties tijdens het beoordelingsgesprek en de samenspraak tijdens het functioneringsgesprek maken u een stuk wijzer.

top

De eerste keer

Als u nog nooit eerder functionerings- of beoordelingsgesprekken hebt gevoerd en overweegt om daar nu een start mee te maken, bedenk dan dat dit geen eenmalige zaak is. Als u eraan begint, moet u dat ook consequent volhouden. Bovendien moet uw onderneming er klaar voor zijn. Ter voorbereiding moet u daarom uw plannen voorleggen aan de afdelingshoofden, de ondernemingsraad en andere betrokken vertegenwoordigers.

Vooral de afdelingshoofden moet u achter u hebben, al is het alleen maar omdat zij een aantal van uw taken kunnen overnemen. Zij kunnen namelijk de beoordelings- en functioneringsgesprekken voeren met het lagere personeel. Een eenduidig script is daarbij een uitstekend hulpmiddel, vandaar de hier te downloaden sjablonen, maar daarover dadelijk meer. Maak uw mensen vooral duidelijk dat de gesprekken periodiek terugkeren, dus dat het niet bij één keer blijft.

top

Functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek moeten werkgever en werknemer vrijelijk en open met elkaar spreken. De medewerker moet zich mogen uiten en alles kunnen zeggen, zonder dat dit gevolgen heeft voor bijvoorbeeld zijn salaris. Voor de leidinggevende geldt hetzelfde: ook die heeft vrijheid van spreken. Beiden mogen dus ook zeggen, wat ze van elkaars functioneren vinden. De bedoeling van het functioneringsgesprek is uiteindelijk dat beide partijen er beter van worden. In een functioneringsgesprek draait het om vier kernpunten:

Wat gaat goed?
Wat kan beter?
Hoe kan het beter?
Het vaststellen van 'targets' (doelen)

Al deze 'targets' zijn erop gericht om het werk op een hoger kwaliteitspeil te brengen, knelpunten weg te werken en de onderlinge samenwerking tussen werkvloer en het kader te optimaliseren.

Voor u als leidinggevende is het belangrijk dat u het functioneringsgesprek van vorig jaar met de medewerker goed bestudeerd hebt en alle belangrijke punten daaruit uit uw hoofd kent. Daarnaast moet u weten wat de functie van de medewerker inhoudt: waarvoor is hij of zij aangenomen, wat moet hij of zij doen en vooral ook niet doen. Daaraan gekoppeld zijn de kwaliteitseisen zoals die zijn vastgesteld in de CAO van de branche.

Ook moet u als werkgever hebben onderzocht of de afspraken uit het vorige gesprek door beide partijen zijn nagekomen. Dat alles kan tijdens het gesprek naar voren komen. Maak niet de fout om meteen een kanonnade op de medewerker af te vuren, over de dingen die deze niet of verkeerd gedaan zou hebben. Een logische opbouw in het functioneringsgesprek werkt veel beter. In de praktijk heeft de volgende opbouw zich bewezen:

Agenda
Inleiding
Functioneren binnen de organisatie
Punten medewerker
Punten leidinggevende
Samenvatting gemaakte afspraken
Afronding

Naast de huidige situatie maken vooral het komende jaar en de verdere toekomst een belangrijk deel uit van het functioneringsgesprek. Zo is het functioneringsgesprek een prima gelegenheid om het over (meerjarige) opleidingen/trainingen en cursussen te hebben, bijvoorbeeld naar aanleiding van de uitkomsten van het functioneringsgesprek. Als logisch gevolg daarvan kan ook de loopbaan van de medewerker de revue passeren.

top

Beoordelingsgesprek

In een beoordelingsgesprek spreekt de werkgever met de medewerker over diens functioneren in de afgelopen 12 maanden. Ter voorbereiding verdiept u zich in de functiebeschrijving van de medewerker en diens toezeggingen en afspraken van de laatste beoordelings- en functioneringsgesprekken. Leg die naast wat hij of zij gepresteerd heeft en kom zo tot een oordeel.

Tijdens het beoordelingsgesprek wordt - in tegenstelling tot een functioneringsgesprek - niet samen gesproken, maar is het vooral de werkgever of leidinggevende die aan het woord is. Het beoordelingsgesprek begint ermee, dat deze de medewerker zijn oordeel geeft en dit vervolgens toelicht. Beperk u tot wat u hard kunt maken en heb het dus niet over zaken 'die u gehoord hebt'. Ook zinnen die beginnen met 'ze zeggen...' horen niet in een beoordelingsgesprek thuis.

Op basis van de resultaten van het afgelopen jaar worden afspraken gemaakt voor het volgende jaar. Ook vertelt u wat dit voor gevolgen heeft voor de komende salarisronde. De salarisschalen van de CAO zijn een goede leidraad, maar u mag daarvan afwijken; elke CAO biedt daarvoor de ruimte in de vorm van 'decentrale afspraken'. De werknemer mag wel reageren op wat u vertelt, maar moet hoofdzakelijk toezeggingen doen.

Het is van belang dat ú het gesprek leidt. Juist omdat het daar nogal eens misgaat, zien veel ondernemers op tegen de beoordelingsgesprekken. Meer dan eens gaat het gesprek over dingen, die helemaal niet ter zake zijn. Zoals de privé-situatie van de werknemer. Dat onderwerp hoort eerder thuis in een functioneringsgesprek. Als 90% van het beoordelingsgesprek over privé zou gaan, dan ligt de verhouding verkeerd en wordt het doel van het functioneringsgesprek voorbijgestreefd. Door te werken met de hier te downloaden sjabloon voor het beoordelingsgesprek kan dat doel wel bereikt worden. In deze sjabloon vindt u de onderdelen terug, waaruit een beoordelingsgesprek moet bestaan:

Agenda
Inleiding - functiebeschrijving
Oordeel - functioneren binnen de organisatie
Afspraken voor komende periode
Consequenties salaris en arbeidsvoorwaarden
Afronding

top

Downloaden Sjabloon

Download bovenaan de pagina de gratis sjablonen Functioneringsgesprek.doc en Beoordelingsgesprek.doc voor Word.

U plaatst de sjablonen in de sjablonenmap; deze locatie vindt u door eerst Word te starten.
Kies Extra >> Opties en open het tabblad Bestandslocaties.
Noteer de naam van de map, die achter Gebruikerssjablonen staat vermeld. Meestal is dat C:\Program Files\Microsoft Office.
Sluit het dialoogvenster Opties en sluit Word.
Start het downloaden van Functioneringsgesprek.doc.
Kies in het download-dialoogvenster voor Opslaan en zorg ervoor dat de sjabloon in de zojuist opgezochte map terecht komt. Wijzig daarbij meteen de naamextensie .doc in .dot, dus u download Functioneringsgesprek.doc en slaat het op als Functioneringsgesprek.dot. Zie afbeelding.
Herhaal stappen 5 en 6 voor Beoordelingsgesprek.doc.

Schermafbeelding: Microsoft Word, Opslaan als

top

Werken met de sjablonen

De sjablonen worden als volgt in gebruik genomen:

Kies Bestand >> Nieuw. In Word 2002 en 2003 klikt u in het taakvenster rechts op uw scherm op Algemene sjablonen.
Klik op Functioneringsgesprek of Beoordelingsgesprek.
Op uw scherm verschijnt een (naamloze) kopie van de sjabloon. U ziet de eerste pagina van de sjabloon.
Voeg enkele specifieke elementen toe die betrekking hebben op de werknemer, met wie u het gesprek aangaat.
Druk het document af op uw printer. Gebruik de papieren versie tijdens uw gesprek. Door op de documenten ruimte open te laten, kunt u er tijdens het gesprek aantekeningen op kwijt.

top

Aanpassingen aan sjablonen

De sjabloon is opgezet als platte tekst. Dat wil zeggen dat er vrijwel geen opmaak in zit. Op wat vet en cursief schrift na, insprongen en een grote kop ontbreken verdere opmaakonderdelen in dit document.

Wilt u iets aan de sjabloon veranderen, bijvoorbeeld een extra regel toevoegen of een omschrijving veranderen, dan moet u de sjabloon op een andere manier openen, dan hierboven is beschreven. Doorgaans zijn dit eenmalige aanpassingen en daarvoor doet u het volgende:

Kies Bestand >> Openen.
Achter Zoeken in selecteert u de map waar u de sjabloon tijdens het downloaden had opgeslagen. Meestal is dat C:\Program Files\Microsoft Office.
Selecteer de sjabloon en klik op Openen.
Blader via PageUp en PageDown naar de aan te passen bon en voer de gewenste correcties uit.
Bewaar de sjabloon via Bestand >> Opslaan en sluit hem via Bestand >> Sluiten.