|
|
 | | | | Etiketten met grondstofvermelding | |
|
De strenge wet op de voedselketen drijft kleine producenten en wederverkopers van voedsel in het nauw. Volgens de nieuwe regelgeving dienen zij namelijk de herkomst van hun producten en de daarin verwerkte ingrediënten te kennen en deze op de producten te vermelden.
Wordt bijvoorbeeld iemand ziek van een miniloempia, dan moet getraceerd kunnen worden waar de taugé vandaan komt, die in de loempia verwerkt zit. Bakkers moeten de herkomst van hun meel kennen en slagers de bron van hun vleesproducten.
Dit legt een enorme druk op de bedrijfstak van producten en wederverkopers. Om die druk enigszins te verlichten heeft Microsoft een applicatie laten ontwikkelen, waarmee alle benodigde gegevens op eenvoudige en doeltreffende wijze kunnen worden bijgehouden. Tevens is de applicatie in staat productetiketten af te drukken, waarop alle wettelijk vereiste informatie vermeld staat. |
Download
Gerelateerde training
|
| |
| | | | |
|
| | | Downloaden en kennismaken | | De applicatie is gemaakt in Microsoft Access. Samen met onder meer Word, PowerPoint en Excel behoort Access tot het Microsoft Office-platform. De applicatie is 'open', dus u kunt hem zelf verder uitbouwen en aanpassen aan de processen die in uw organisatie gangbaar zijn. Of u kunt dat laten doen. Voor het wijzigen hebt u het Access-programma nodig.
Ook om de applicatie te gebruiken is Access 2002 of Access 2003 vereist. U kunt niet volstaan met zogenaamde viewer-programma's, zoals die er bijvoorbeeld zijn voor PowerPoint. Access 2003 is onder meer aanwezig in Microsoft Office Professional Editie 2003.
Download en installatie
De applicatie bestaat uit een Access-databasebestand en is te downloaden via de link bovenaan de pagina.
- Start het downloaden.
- Kies in het download-dialoogvenster voor Opslaan en zorg ervoor dat het document in een geschikte map terecht komt, bijvoorbeeld Mijn documenten.
- Pak het zip-bestand uit met WinZip (of een soortgelijk programma).
- Hernoem het bestand van 'EtiketLeeg.txt' naar 'EtiketLeeg.mdb'.
Kennismaken met de applicatie
Om te begrijpen hoe de applicatie werkt, wordt een voorbeeldsituatie beschreven: het gaat om een zuivelfabrikant die zijn grondstoffen betrekt van drie toeleveranciers. In het voorbeeld worden de producties bijgehouden van slagroom en yoghurtdrink. De applicatie wordt als volgt gestart:
- Open de map Mijn documenten. Dubbelklik daartoe bijvoorbeeld op Mijn Computer op het Bureaublad en vervolgens op Mijn documenten.
- Zoek het bestand EtiketLeeg.mdb en dubbelklik erop. De applicatie wordt geopend in Access.
- U wordt verwelkomd met het Hoofdmenu.
|
|
| |
|
| | | Vaste gegevens - leveranciergegevens | | Eerst dienen enkele vaste gegevens ingevuld te worden:
- de adresgegevens van de toeleveranciers
- de omschrijving van de verschillende grondstoffen
- de samenstelling van de eindproducten
- de adresgegevens van uw klanten
Begin met de adresgegevens van de toeleveranciers:
- Klik in het hoofdmenu op de knop Leveranciers.
- Klik in het gelijknamige venster op Toevoegen om een leeg record (een 'adressenkaart') te openen en vul de naam en adresgegevens van een leverancier in:
Suikerfabriek NV, etc.
- Bewaar de gegevens via Afsluiten en herhaal stap 5 en 6 voor nog twee leveranciers:
Boerencoöperatie Westland, etc.
Hollandvrucht BV, etc.
- Sluit het venster Leveranciers via de knop Afsluiten.
|
|
| |
|
| | | Vaste gegevens - grondstoffen | | Terug in het hoofdmenu klikt u op Inkoop, om op te geven welke grondstoffen in uw producten verwerkt zijn. Elk ingrediënt krijgt een nummer, een omschrijving en de naam van de leverancier.
- Klik op Inkoop om het dialoogvenster ProductIngredients te zien. Dit venster toont drie kolommen naast elkaar.
- Geef het ingrediënt een nummer en typ dat in de eerste kolom. Zodra u het nummer invult, wordt eronder meteen een nieuw record aangemaakt voor het volgende ingrediënt.
- Druk op de Tab-toets om naar de tweede kolom te gaan en omschrijf hier het ingrediënt.
- Klik in de derde kolom de keuzelijst open en kies de leverancier van de grondstof.
- Druk weer op Tab en herhaal stap 9 tot en met 11 voor de volgende ingrediënten:
1001 Suiker Suikerfabriek NV
1001 Suiker Boerencoöperatie Westland
1002 Lactose Suikerfabriek NV
1003 Gelatine Suikerfabriek NV
1004 Dextrose Suikerfabriek NV
1004 Dextrose Hollandvrucht BV
1005 Eiwit Boerencoöperatie Westland
1006 Yoghurt Boerencoöperatie Westland
1007 Aardbeien Hollandvrucht BV
Merk op dat Dextrose en Suiker van twee leveranciers afkomstig kunnen zijn.
- Hebt u alle ingrediënten ingevuld, zorg dan dat de cursor in het onderste lege record staat. Klik dan rechtsboven op het rode kruisje om het venster te sluiten en terug te keren naar het hoofdmenu.
|
|
| |
|
| | | Vaste gegevens - productsamenstelling | |
Nu gaat u de producten die u maakt omschrijven. Bij elk vermeldt u welke ingrediënten in het product verwerkt zijn:
- Klik op de knop Samenstelling.
- Klik op de knop Nieuw om een leeg record te starten. Krijgt u een foutmelding, typ dan in het witte vak achter Product naam tijdelijk de naam van het eerste product (Slagroom) en klik weer op Nieuw.
- Achter Product naam noteert u de naam van het product.
- Klik vervolgens op het blauwe pijltje in de keuzelijst onder Nummer. Selecteer het eerste ingrediënt. Automatisch wordt onderaan een nieuw record (een nieuwe regel) toegevoegd met de omschrijving 'nieuw ingrediënt'.
- De kolom Ingrediënt wordt automatisch ingevuld op basis van uw nummerkeuze.
- Herhaal stap 17 en 18 voor alle ingrediënten:
Slagroom
1001 Suiker
1002 Lactose
1003 Gelatine
1005 Eiwit
Welke leverancier u voor de Suiker kiest speelt hier geen rol; later bij de productie wel.
- Zodra u alle ingrediënten hebt toegevoegd, klikt u op Afsluiten.
- Klik in het venster Samenstelling weer op Nieuw om het volgende product te definiëren:
Yoghurtdrink
1001 Suiker
1004 Dextrose
1006 Yoghurt
1007 Aardbeien
Welke leverancier u voor de Dextrose kiest speelt hier geen rol; later bij de productie wel.
- Zodra u alle producten hebt gedefinieerd, klikt u in het venster Samenstelling op Afsluiten om terug te keren naar het hoofdmenu.
|
|
| |
|
| | | Vaste gegevens - klantgegevens | | Alles wat u maakt wordt geleverd aan uw klanten. Die gegevens zijn ook noodzakelijk om bij te houden, welke producten met welke ingrediënten waar naar toe gegaan zijn. Daarom moet een klantendatabase aangelegd worden.
- Klik in het hoofdmenu op Klanten en voer op dezelfde wijze als bij de Leveranciers een drietal klantgegevens in. Het veld KlantID wordt automatisch ingevuld zodra u bij Naam iets invult:
Alberto Supers, etc.
C5000, etc.
Supermarkt de Boerin, etc.
- Klik na het invoeren van de laatste klant op Afsluiten.
|
|
| |
|
| | | Dagelijkse productie | | U hebt nu alle vaste gegevens ingevuld en daarmee alle eenmalige acties afgerond. U bent nu klaar voor uw dagelijkse routine: productie en verkoop.
- Vanuit het hoofdmenu klikt u op Productie om het venster Productie te openen.
- U start een nieuwe slagroomproductie, dus klikt u op Nieuw.
- De productie krijgt automatisch een nummer, zodra u achter Naam product kiest om welk product het gaat: kies Slagroom.
- Vul de rubrieken Productiedatum, Houdbaarheidsdatum, Hoeveelheid (aantal pakken slagroom) en de eenheid (1) in.
- Klik nu op de knop Ophalen samenstelling van product. Mocht het venster er ineens anders uitzien, zodat u alleen nog maar de knop Etiket printen of de recordteller zit, maak het venster dan groter of zelfs schermvullend. Daarmee komen de zojuist ingevulde gegevens weer in beeld en ziet u ook de knop Ophalen samenstelling van product.
- Bij Suiker en Dextrose geeft u op van welke leverancier deze afkomstig is.
|
|
| |
|
| | | Etiketten | |
Om alle producten van een etiket te kunnen voorzien klikt u in het venster Productie op de knop Etiket printen. Automatisch wordt een document samengesteld met het juiste aantal etiketten, verdeeld over drie kolommen. Door middel van een rechtsklik in het document, opent u een menu van waaruit u de afdrukopdracht kunt geven. In dit menu kunt u ook de pagina-instellingen aanpassen aan het door u gebruikte etiketformulier. Standaard komen de instellingen overeen met het etikettenformulier Avery J8159 (21 etiketten). Sommige printers hebben moeite met de instellingen: u krijgt dan 18 etiketten op één vel en de overige 3 op een apart vel.
 Rechtsklik in het etikettenvenster en kies uit het snelmenu Pagina-instelling.- Open in het dialoogvenster Pagina-instelling eerst het tabblad Pagina.
- Klik op Specifieke printer gebruiken en selecteer vervolgens uw printer via de knop Printer en klik op OK.
- Kies daarna op het tabblad Pagina het juiste papierformaat, dus A4 in plaats van Letter.
- Open nu het tabblad Marges en pas de instellingen Boven en Onder aan: vul bij Boven een waarde van 5 mm in en bij Onder een waarde van 0. Access zal deze waarden automatisch bijstellen aan wat minimaal mogelijk is.
- Klik op OK om het venster Pagina-instelling te sluiten.
- Rechtsklik weer op de etiketten en kies Afdrukken >> OK.
Lukt het niet om vanuit Access netjes passende etiketten af te drukken, exporteer het etikettendocument dan naar Word, en maak een afdruk vanuit Word. In Word hebt u ruimere middelen om de pagina-instellingen aan te passen:
- Rechtsklik op de etiketten en kies Exporteren.
- Geef het bestand een naam, bijvoorbeeld Etiket1, en kies bij Opslaan als voor RTF.
- Open het RTF-bestand in Word, maak het passend en druk net zoveel vellen af als u nodig hebt.
Zodra u met de etiketten klaar bent klikt u in Access het etikettenvenster weg. Sluit ook het venster Productie.
|
|
| |
|
|
| | | Verslaglegging | |
De structuur van de applicatie bestaat - zoals elke Access-applicatie - uit tabellen. Alle gegevens liggen dus gestructureerd in tabellen opgeslagen en dat betekent dat zij op meerdere manieren bekeken en geanalyseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld met Access via de ingebouwde functie Rapporten. Export naar Excel is ook mogelijk.
- Sluit het hoofdmenu via de knop Afsluiten.
- In het Access-venster Voedsel Etiket staat nu alleen nog het venster etiketleeg:Database.
- Klik in de linker kolom op Tabellen om inzicht te krijgen in de tabellen die in deze applicatie zijn gebruikt. Schuif eventueel de balk onderin het venster naar links of rechts, om alle tabellen te zien.
- Klik in de linker kolom op Rapporten en u ziet dat er voor het afdrukken van de etiketten één rapport (Labels) is gedefinieerd.
- Om het hoofdmenu weer terug te zien dubbelklikt u op Formulieren >> frmMain.
Met enige kennis van Access kunt u nog meer rapporten aanmaken. Wilt u zich hierin verdiepen, volgt u dan de Access-cursus voor beginners.
|
|
| |
|
|
| |
|
