 | | | | Archiveren met Outlook - deel 1 | |
|
Archiveren, exporteren en kopiëren van gegevens
E-mailberichten en de eventuele bijlagen worden bewaard op de e-mailserver. Dat is ofwel een Exchange Server in uw bedrijf, ofwel de mailserver van uw internet-provider. Werkt u niet met Exchange en haalt u uw mail op, dan komt deze op uw pc terecht. Om precies te zijn: de informatie wordt opgeslagen in het bestand met de standaardnaam outlook.pst. Dit .pst-bestand bevat al uw Outlook-mappen, met inbegrip van de mappen Postvak IN, Agenda en Contactpersonen. |
Gerelateerde training
|
| |
| | | | |
|
| | | Pst-bestand | | Het voordeel van het .pst bestand is, dat u de informatie meteen beschikbaar hebt, ook als u een notebook hebt en deze van het netwerk loskoppelt en meeneemt. Om Postvak In overzichtelijk te houden hebt u mappen aangemaakt, waar u ontvangen mailberichten naartoe sleept: projectmappen, privémappen, een map met e-mails over aan u toegekende wachtwoorden en toegangen enzovoort. Voor veel mensen bevat Outlook dan ook een schat aan informatie, die via de ingebouwde zoekfunctie of Windows Desktop Search voor ondernemingen dagelijks door hen wordt geraadpleegd.
Mailtjes van drie, vier jaar terug blijven gewoon oproepbaar. Het nadeel daarvan is evenwel dat het outlook.pst-bestand op een gegeven moment volloopt. Outlook geeft u in dat geval de melding dat 'de maximum grootte is bereikt'. Om dat te voorkomen moet u de gegevens in het .pst-bestand van tijd tot tijd archiveren.
|
|
| |
|
| | | Ook voor Exchange-omgeving | | In een Exchange-omgeving ligt de situatie iets anders. Als uw bedrijf een Microsoft Exchange Server of een e-mailservice via internet in gebruik heeft, bevindt het grootste gedeelte van uw e-mail zich op deze e-mailserver. Via een online verbinding hebt u toegang tot deze informatie. Zodra de verbinding is verbroken, kunt u niet meer bij de gegevens.
Neemt u uw notebook dus mee, dan moet u deze informatie missen, tenzij u de e-mails eerst naar mappen in uw lokale Outlook-systeem hebt verplaatst. Dan namelijk worden ze opgeslagen in een .pst-bestand - precies zoals hierboven - en kunt u erover beschikken. Het verplaatsen naar het .pst-bestand is sowieso nodig, om te voorkomen dat de beschikbare ruimte op de Exchange Server wordt overschreven. In tweede instantie moet u ook hier weer oppassen dat het .pst-bestand niet te groot wordt. Om dat te voorkomen moet u het .pst-bestand van tijd tot tijd archiveren.
|
|
| |
|
| | | Grootte .pst-bestand | | .pst-bestanden hebben als eigenschap dat de informatie gecomprimeerd kan worden opgeslagen. Er is daardoor ruimte voor vele tienduizenden berichten met of zonder bijlagen. Toch is er een grens en die ligt - afhankelijk van de compressie - ergens rond de 1,5 GB.
Er zijn meerdere manieren om de gegevens elders op te slaan:
- Archiveren betekent het overhevelen van e-mailgegevens uit outlook.pst naar een ander .pst-bestand. Dit archiefbestand blijft vanuit Outlook bereikbaar, zodat u altijd over de gegevens blijft beschikken.
- Exporteren betekent een kopie maken van een map met eventuele submappen in een .pst-bestand. De oorspronkelijke gegevens blijven dus intact in de mappen. U kunt slechts één map tegelijk exporteren.
- Sinds enige tijd is er ook het Hulpprogramma Reservekopie van Persoonlijke Mappen waarmee u een of meer .pst-bestanden op een gebruiksvriendelijke manier volledig kopieert naar de vaste schijf of naar een netwerkserver of -map.
Voor de duidelijkheid: dit artikel heeft betrekking op Outlook 2000, 2002 en 2003, en niet op Outlook Express.
Meer dan alleen e-mails
In de persoonlijke mappen vindt u behalve e-mails ook takenlijsten en contactpersonen. Bij elke contactpersoon kunt u documenten opslaan, die op die persoon betrekking hebben: ook dat heet - enigszins verwarrend - archiveren. Tijdens het uitvoeren van de hier beschreven acties export, reservekopie en archiveren worden ook alle contactpersonen plus hun documenten meegenomen, mits u dat opgeeft.
|
|
| |
|
| | | AutoArchiveren van alle gegevens | | Outlook heeft een ingebouwde AutoArchiveren-functie, die standaard is ingeschakeld en waarvan de standaardinstellingen desgewenst te wijzigen zijn:
- Kies Extra >> Opties en open het tabblad Overige.
- Klik op de knop AutoArchiveren.
- Vink de optie Elke . dagen aan.
- Noteer achter ‘Elke' om de hoeveel dagen AutoArchiveren moet worden gestart.
- Noteer onder Oude items verplaatsen naar de naam van een archiefbestand. Standaard is dat archive1.pst, maar u mag ook de naam van een nieuw, nog niet bestaand bestand invullen.
- Als u van alle gegevens van Outlook een back-up wilt maken, klikt u op de knop Deze instellingen nu op alle mappen toepassen.
- Klik op OK.
Zodra het ingevulde aantal dagen verstreken is wordt AutoArchiveren gestart. U krijgt hiervan een melding, als u de optie Waarschuwen voor AutoArchiveren hebt aangevinkt. Om AutoArchiveren weer uit te schakelen herhaalt u stap 1 en 2 en vinkt u de optie Elke . dagen uit.
|
|
| |
|
| | | Selectief AutoArchiveren van gegevens | | Wilt u AutoArchiveren alleen toepassen op een aantal geselecteerde mappen, doe dan het volgende:
- Maak de mappenlijst zichtbaar, bijvoorbeeld via Ga naar >> Mappenlijst.
- Rechtsklik op de map die u wilt AutoArchiveren.
- Kies de optie Eigenschappen in het snelmenu.
- Open in het dialoogvenster Eigenschappen het tabblad AutoArchiveren.
- U hebt drie opties: niet archiveren, archiveren volgens de standaardinstellingen (zie hierboven) of archiveren volgens uw eigen instellingen.
- Noteer onder Oude items verplaatsen naar de naam van een archiefbestand. Standaard is dat archive1.pst, maar u mag ook de naam van een nieuw, nog niet bestaand bestand invullen, waarin alleen de gegevens uit de desbetreffende map worden opgeslagen.
Let wel: de individuele instellingen die u via deze methode per map kiest worden overschreven, zodra u voor een totale AutoArchivering van alle e-mail gegevens kiest. Om deze vorm van selectief AutoArchiveren uit te schakelen herhaalt u de stappen 1 tot en met 4 en kiest u Items in deze map niet archiveren.
|
|
| |
|
| | | Handmatig archiveren | | In plaats van automatisch om de zoveel dagen een archivering te laten uitvoeren, kunt u hier ook een handmatige opdracht voor geven:
- Kies in Outlook voor het menu Bestand >> Archief.
- In het dialoogvenster Archief geeft u op of u alle mappen wilt archiveren of alleen de map die u in het witte vak selecteert. Kiest u voor alle mappen, dan worden de standaardinstellingen gehanteerd of de individuele instellingen, voor zover u die per map hebt opgegeven.
- Noteer onder Archiefbestand de naam van een archiefbestand. Standaard is dat archive1.pst, maar u mag ook de naam van een nieuw, nog niet bestaand bestand invullen, waarin alleen de gegevens uit de desbetreffende map worden opgeslagen.
Handmatig archiveren met slepen
U kunt ook een eigen .pst-bestand aanmaken waar u de e-mails uit outlook.pst naartoe sleept. Tijdens het slepen kunt u ervoor kiezen om de e-mails naar het .pst-bestand te verplaatsen of ze te kopiëren. Dit eigen .pst-bestand kan dezelfde mappenstructuur hebben als outlook.pst, maar u mag er ook een geheel andere structuur in aanbrengen. Dit is ook een manier om bijvoorbeeld geselecteerde e-mails naar een andere computer te distribueren, bijvoorbeeld van een desktop naar een laptop.
- Begin met het aanmaken van een nieuw gegevensbestand met persoonlijke mappen (.pst). Daartoe klikt u in de werkbalk van Outlook op het pijltje naast Nieuw.
- Kies in het geopende menu Outlook-gegevensbestand en vervolgens (als daar om gevraagd wordt) Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook.
- In het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand maken of openen verzint u een naam voor het .pst-bestand, bijvoorbeeld actueel.pst. Klik in dit venster achter Opslaan in om te zien waar Outlook dit bestand opslaat; onthoud die plek of kies een andere locatie.
 Het volgende venster heet Persoonlijke mappen maken. Noteer hier een duidelijke naam en vervang in ieder geval de gesuggereerde naam Persoonlijke mappen, anders weet u bij het teruglezen niet meer wat de kopie is en wat het origineel. Noteer ook hier dus ook de naam Actueel en geef het bestand desgewenst een wachtwoord mee.
Het bestand wordt automatisch aangemaakt en aan de mappenlijst toegevoegd, zie afbeelding. Klik op het plusje: standaard heeft hij al de rubrieken Zoekmappen en Verwijderde items, maar hier kunt u nog tal van mappen aan toevoegen.
Zoals u al gewend bent in Outlook, kunt u hier e-mails uit de Persoonlijke mappen zoals Postvak In naartoe verplaatsen door middel van slepen. Houd tijdens het slepen de Ctrl-toets ingedrukt als u items wilt kopiëren in plaats van verplaatsen.
|
|
| |
|
| | | Exporteren versus archiveren | | Bij AutoArchiveren worden items naar het archiefbestand gekopieerd. Tegelijkertijd worden zij uit hun huidige map verwijderd. Bij exporteren worden de oorspronkelijke items naar het exportbestand gekopieerd, maar niet uit de huidige map verwijderd. Met AutoArchiveren kunt u bovendien een schema instellen en meerdere mappen tegelijk archiveren op hetzelfde tijdstip en met hetzelfde interval. Bij export kunt u slechts één map per keer exporteren. Deze map kan wel submappen bevatten.
U kunt bijvoorbeeld uw gehele persoonlijke mappen exporteren, inclusief alle submappen. Exporteren gaat als volgt:
- Kies Bestand >> Importeren en exporteren.
- Kies Naar een bestand exporteren.
- Klik op Volgende.
- Klik op Bestand met persoonlijke mappen (.pst).
- Klik op Volgende.
- Selecteer de map die u wilt exporteren en vink eventueel onderaan de optie Inclusief submappen aan.
- Klik op Volgende. Noteer in het vak Geëxporteerd bestand opslaan als de naam van het archiefbestand, waar u de gegevens in wilt opslaan. Mocht dit bestand al bestaan, geef dan ook aan hoe er met doublures omgegaan moet worden.
- Noteer in het dialoogvenster Persoonlijke mappen maken een duidelijke naam en vervang in ieder geval de gesuggereerde naam Persoonlijke mappen, anders weet u bij het teruglezen niet meer wat de kopie is en wat het origineel. Typ bijvoorbeeld: Persoonlijke mappen 200x.
Hulpprogramma Microsoft Outlook-reservekopie van persoonlijke mappen
Sinds kort is er ook het hulpprogramma Microsoft Outlook-reservekopie van persoonlijke mappen. Met dit hulpprogramma maakt u in een handomdraai een reservekopie van de Outlook-gegevens van uw keuze. Het hulpprogramma is bedoeld voor Outlook 2000, 2002 en 2003.
Een reservekopiebestand is een exacte kopie van het oorspronkelijke bestand, bijvoorbeeld outlook.pst, of van een aantal .pst-bestanden tegelijk. Ook als u een account bij Microsoft Exchange Server of Hotmail hebt kunt u de daar opgeslagen gegevens in een .pst reservekopie bestand bewaren. Daardoor is de reservekopie geschikt om Outlook-gegevens als back-up naar een verwisselbaar medium zoals een cd-rom of dvd te kopiëren of om deze op een ander systeem te gebruiken.
|
|
| |
|
| | | Installatie en gebruik | | Om het hulpprogramma te installeren doet u het volgende:
- Sluit Outlook.
- Volg onderstaande link en download het hulpprogramma van de website Microsoft Office Online bovenaan de pagina.
- Kies in het Bestand downloaden dialoogvenster voor Opslaan en zorg ervoor dat het te downloaden bestand in een tijdelijke map terecht komt.
- Kies in het laatste downloadvenster de optie Map openen.
- Hiermee opent u een venster van Windows Verkenner, waarin het zojuist gedownloade bestand pfbackup.exe reeds geselecteerd is.
- Druk op Enter of dubbelklik op dit bestand, om het te starten.
- U krijgt het dialoogvenster Bestand openen te zien met de vraag Wilt u dit bestand uitvoeren? Klik op Uitvoeren.
- Volg de installatie-instructies.
Na de installatie kunt u het hulpprogramma in gebruik nemen:
 Start Outlook en zorg dat de mappenlijst de Persoonlijke mappen laat zien.- Kies Bestand >> Reservekopie. In het dialoogvenster Outlook-reservekopie van persoonlijke mappen klikt u op de knop Opties.
- Vink in de lijst Reservekopieën opslaan alle .pst-bestanden aan, die u wilt kopiëren.
- De bestandsnaam van de reservekopie is standaard Outlookreservekopie.pst; wijzig desgewenst deze naam en (via Bladeren) de locatie.
- Als u over een paar dagen weer een kopie wilt maken, vink dan het selectievakje Reservekopie maken om de aan en noteer een aantal dagen tussen 1 en 999.
- Klik op OK.
- U bent nu weer terug in het dialoogvenster Outlook-reservekopie van persoonlijke mappen. Klik nu op Reservekopie opslaan >> OK.
De reservekopie wordt pas gemaakt als u Outlook afsluit. Zodra dit gebeurd is, kunt u het reservekopiebestand via Windows Verkenner naar een andere locatie verplaatsen, bijvoorbeeld naar een cd of een verwisselbare vaste schijf.
|
|
| |
|
|
| |
