10 Tips voor succesvol vergaderen

De volgende tien tips kunnen het proces voor u stroomlijnen en zorgen voor een goede informatiestroom in uw organisatie.

 

 

En tot slot nog een elfde tip: Microsoft Office beschikt over functies (zie bijvoorbeeld afbeelding), die speciaal bedoeld zijn voor het plannen en succesvol laten verlopen van vergaderingen. Dus maak daar gebruik van.

 

De agendamodule van Microsoft Outlook 2003 heeft voor het opzetten van vergaderingen diverse handige mogelijkheden. Het beleggen van een vergadering begint in het Agendaonderdeel bij het uitklapmenu Acties (zie afbeelding), dat alle mogelijkheden biedt om deelnemers voor een vergadering uit te nodigen:

 

 

 

Geef als organisator altijd alle wijzigingen door en zet de wijziging niet alleen in de eigen agenda. Bent u een genodigde, dan gelden ook een paar ‘regels':

 

 

 

 

Er kunnen situaties zijn waarin u geen uitnodigingen wilt ontvangen, bijvoorbeeld omdat u op bepaalde momenten niet beschikbaar bent. Er is een venster waarin u dit kunt regelen:

 

 

 

Indien u beschikt over een Exchange e-mailaccount en toegangsrechten hebt tot een Windows SharePoint Services-site of Office SharePoint Portal Server-site, dan kunt u een subsite van SharePoint vastleggen als vergaderwerkruimte. Op zo'n plaats kunnen mensen samenwerken aan een project, er kunnen documenten bewaard worden en agenda's en verslagen vastgelegd. Het creëren van vergaderwerkruimte wordt opgestart vanuit de agendaweergave in Outlook:

 

 

Als u een nieuwe vergaderwerkruimte maakt en een uitnodiging verstuurt, worden de genodigden automatisch toegewezen aan de sitegroep Inzender en als gebruikers met rechten aan de werkruimte toegevoegd. Als organisator van de vergadering wordt u aan de sitegroep Beheerder toegewezen.

 

Wijzigingen in de uitnodiging voor een vergadering kunnen verspreid worden via Microsoft Outlook, dat de wijzigingen vervolgens weer doorsluist naar de vergaderwerkruimte. Wijzigingen betreffende de inhoudelijke informatie in de werkruimte moeten echter daar vandaan worden verzonden via een update naar de belanghebbenden.
 

Tot slot nog een tweetal sjablonen, die op vergaderingen zijn afgestemd. De ene is een Word-sjabloon, de andere een InfoPath-sjabloon. Om de agenda voor een agenda op te stellen is een sjabloon voor Microsoft Word (vanaf versie 2000) beschikbaar. Dit eenvoudige sjabloon is gratis te downloaden.

 

 

InfoPath is een wat minder bekende toepassing binnen Microsoft Office en te vinden in Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003, maar eventueel ook los te bestellen. InfoPath 2003 is een toepassing die het verzamelen van informatie vergemakkelijkt, doordat groepen gebruikers in staat worden gesteld om zelf heel gemakkelijk uitbreidbare dynamische formulieren te maken en te gebruiken. Met dit programma werkt u in de vertrouwde Office-omgeving, waardoor weinig training nodig is om met het programma te leren werken.

 

De sjabloon voor de vergaderagenda is gratis te downloaden. Het betreft hier een formulier dat gedeeltelijk voorafgaand aan de vergadering wordt gereedgemaakt (invullen van de agendapunten) en tijdens de vergadering zelf - bijvoorbeeld op een notebook - wordt bijgehouden. Zo kunt u er actiepunten in noteren, maar ook de namen van degenen die deze actiepunten op zich nemen.