Time management

De persoon die de vergadering wil houden, gaat bij de mensen langs met wie hij of zij wil vergaderen en vraagt of zij op dat tijdstip kunnen. Degene die de vergadering organiseert, zal een tijdstip moeten plannen waarop iedereen beschikbaar is. Maar tegen die tijd kan iemand al weer iets anders hebben gepland, waardoor de organisator van de vergadering helemaal opnieuw moet beginnen.

 

Degene die de vergadering organiseert, stuurt een e-mailbericht naar de betreffende personen met enkele voorstellen voor de vergadering en de vraag of een ieder een bericht met de voor hem of haar beste tijd wil terugsturen. Als iedereen op tijd antwoordt en als iedereen op een bepaalde dag en tijd kan, is dit een effectieve manier om vergaderingen te organiseren.

 

Het organiseren van een vergadering kan veel tijd kosten die veel beter aan andere zaken kan worden besteed, tenzij er binnen uw bedrijf een planningsserver of een of ander geautomatiseerd planningssysteem wordt gebruikt.

 

Wat is dus de beste oplossing? Veel bedrijven gebruiken Microsoft Office voor het maken van documenten, het versturen en ontvangen van e-mail en het maken van presentaties, spreadsheets en marketingmateriaal. In veel gevallen blijft het daarbij en worden de minder bekende maar zeer nuttige functies helemaal niet gebruikt. Laten we eens enkele functies voor beter tijdsbeheer nader bekijken.

 

Degenen die met Office Small Business Edition 2003 en Small Business Server 2003 werken, hebben zeer goede planningsfuncties tot hun beschikking waarmee zij vergaderingen sneller en met minder rompslomp kunnen plannen. Deze functies zijn:

 

Met Outlook 2003 kunt u behalve uw eigen agenda ook agenda's van anderen bekijken. Wanneer u een vergadering gaat plannen, kunt u de agenda's openen van de personen uit uw team met wie u wilt vergaderen. De agenda's zijn kleurgecodeerd en gelabeld, zodat u in een oogopslag de planningen van vergaderingen, speciale evenementen en vakanties met elkaar kunt vergelijken. U kunt de agenda's van anderen heel eenvoudig openen en verbergen.
 

In Outlook 2003 is er een hele nieuwe functie, Vergaderwerkruimten genaamd, waarmee u vergaderingen kunt plannen en organiseren door agenda's, visuele instellingen, koppelingen naar documenten, de presentielijst en andere documentatie op een voor ieder toegankelijke locatie kunt opslaan en delen. Vergaderwerkruimten kunnen automatisch worden gemaakt wanneer u vanuit Outlook 2003 een uitnodiging voor een vergadering verstuurt. (Om deze functie te kunnen gebruiken hebt u Microsoft Small Business Server 2003 met de Windows SharePoint Services nodig.)
 

Met Office 2003 kunt u een vergadering plannen met gebruikers van Outlook die geen Microsoft Exchange-server tot hun beschikking hebben, door de beschikbaarheidsinformatie via internet te versturen. Dit is een van de manieren waarmee u een datum en tijd kunt afspreken met personen in andere bedrijven met wie u regelmatig vergadert. Dit doet u als volgt:

 

 

Outlook gebruikt de service Beschikbaarheidstijden om de beschikbaarheidsinfo van de deelnemers in een Outlook-uitnodiging voor een vergadering weer te geven, alhoewel u die beschikbaarheidsinfo ook op internet kunt bekijken. Privacy beschermen:

 

 

Vergaderingen zijn zeer belangrijk voor een goede bedrijfsvoering. Om ervoor te zorgen dat vergaderingen zo productief mogelijk zijn is een efficiënte planning een eerste vereiste.