Het gegevensbestand is het bestand waarin zich de adresgegevens van al uw relaties bevinden. Doorgaans bestaat dit bestand al. Het kan een Access database zijn, een Excel bestand, het Outlook adresboek of een bestand van een willekeurig programma voor adressen of relatiebeheer, zoals een dBase bestand (.dbf), Paradox bestand (.db), Oracle bestand of een Kamer van Koophandel adressenbestand.
De meeste van die bestanden zijn zonder meer inzetbaar als gegevensbestand voor Word. In het geval dat dit niet zo is, is een conversie vanuit het adressenprogramma nodig naar een bestandsformaat dat Word wel kan lezen. Gebruikt u bijvoorbeeld een niet Microsoft-adressenprogramma, zoek dan in dat programma naar een export functie en kies voor een Excel of een zogenaamd 'Delimited' bestandsformaat.
Hoofddocument
Het hoofddocument is in feite de voorkant van de envelop. Behalve de adressering kunt u hier nog meer gegevens kwijt, zoals uw afzender, een bedrijfslogo en rechtsboven een 'Port Betaald' vermelding. U kunt een dergelijke aanduiding hier downloaden.
| 
Al naar gelang de velden die in uw adressenbestand voorkomen klikt u achtereenvolgens alle velden aan: klik op de straatnaam, Invoegen, huisnummer, Invoegen, huisnummertoevoeging (zoals de a in 1a), Invoegen, postcode, Invoegen, woonplaats en Invoegen. Klik dan op Sluiten.
