Visitekaartjes digitaliseren

Natuurlijk bent u niet de enige met dit probleem. Talloze organisaties over de hele wereld willen hun verzamelde visitekaartjes digitaliseren. En wat dacht u van het verwerken van beursgegevens? De medewerkers van uw verkoopafdeling vragen toch ook aan iedere bezoeker zijn of haar visitekaartje? Natuurlijk hebben verschillende gebruikers verschillende wensen. De één wil op professionele wijze 'leads' genereren, de ander wil 'alleen maar' een elektronische Rolodex met de basisgegevens van zijn zakenrelaties kunnen raadplegen. Hieronder stellen wij u een aantal oplossingen voor. De eerste drie zijn bedoeld voor het digitaliseren van de gegevens op visitekaartjes door uzelf, de vierde voor het verwerken van gegevens van bezoekers aan uw stand op een beurs. BitsOfContact, de vijfde optie, neemt het scannen van visitekaartjes geheel voor u uit handen.

 

Net als Targus levert Kensington met de PocketScan een klein, laaggeprijsd USB-scannertje speciaal voor het digitaliseren van visitekaartjes. Door middel van infrarode communicatie is het mogelijk de scanner en laptop gegevens te laten uitwisselen zonder kabels. De PocketScan wordt geleverd met software die verschillende talen ondersteunt (UK, FR, SP, IT, DE en NL). De leverancier vermeldt honderd procent compatibiliteit met Outlook, Outlook Express, Excel, Access, Palm en Win CE (PocketPC). Een bijzonderheid bij dit apparaat is de mogelijkheid dubbelzijdig te scannen. Sommige visitekaartjes zijn immers aan twee zijden bedrukt. Net als Targus heeft Kensington diverse leveranciers, zoals Viking Direct, Buy IT Direct en 06 Software. Deze laatste bood de PocketScan aan voor 99,95 euro.

 

Onder de naam IRIS wordt een aantal producten geleverd die gebruik maken van karakterherkenning. Cardiris 3 is software die speciaal bedoeld is voor het scannen en herkennen van visitekaartjes. Volgens de leverancier herkent de snelle en nauwkeurige Cardiris-software visitekaartjes uit 53 verschillende landen. Cardiris beschikt over een uitgebreide module voor import, export en synchronisatie.

 

De NAW-gegevens zijn te exporteren naar relatiebeheerpakketten, databases, Microsoft Excel en Word. Dergelijke software is ingewikkelder dan u denkt. Het programma moet rekening houden met de zeer divers opgemaakte visitekaartjes en daaruit de juiste velden destilleren, zoals naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres. En dan kunnen de kaartjes ook nog scheef of op zijn kop gescand worden. Cardiris 3 kost 98 euro. Als u niet beschikt over een eigen flatbedscanner kunt u het pakket IRIS Business Card Reader II overwegen. Dit pakket bevat naast de Cardiris software een handzame scanner met USB-aansluiting. De totaalprijs komt op dan uit op 209 euro.

 

De hierboven besproken scanners zijn specifiek bedoeld voor het inscannen van visitekaartjes. Aardig voor onderweg, maar u kunt er verder weinig meer mee. Wanneer u op zoek bent naar een scanner die meer kan dan alleen maar visitekaartjes inscannen, dan is de nieuwe Perfection 2580 flatbedscanner van Epson een prima keus. Temeer, daar deze wordt geleverd inclusief NewSoft Presto! BizCard software voor het inscannen van visitekaartjes.

 

De Epson Perfection 2580 is een traditionele A4-scanner met een glasplaat en een USB 2.0 interface. De klep bevat een lamp waarmee negatieven en dia's van bovenaf kunnen worden belicht, zodat u ook uw oude dia's en foto-negatieven kunt inscannen. Het scannen van foto's, tijdschriftpagina's, krantenartikelen en dergelijke is natuurlijk ook mogelijk. Hiervoor wordt de Epson Scan software meegeleverd. Het scannen en herkennen van visitekaartjes gebeurt met het meegeleverde Presto! BizCard. Dit programma bedient de scanner, doet de karakterherkenning van de tekst op het visitekaartje en vult vervolgens een database met de gevonden gegevens. De resultaten worden gepresenteerd in de vorm van een Rolodex: een voor veel gebruikers bekende kaarthouder. Voordeel van een flatbed-scanner is ook dat u meerdere visitekaartjes tegelijk kunt inscannen.

 

Na het scannen toont BizCard de weergave Card Editor. Hierin ziet u links alle mogelijke velden in de database. Wanneer iets op het kaartje werd herkend, is het in één van deze velden geplaatst. Rechts ziet u ter referentie het ingescande visitekaartje. U kunt erop in- en uitzoomen met behulp van de loep-iconen boven de afbeelding. Corrigeer eventueel fouten en via de optie File >> Export kunt u de database exporteren naar Excel, Outlook en Outlook Express formaat. Ook worden de standaardformaten CVS (Comma Separated Values) en TXT (tekstbestand) ondersteund. Hierdoor is het mogelijk de resultaten na het scannen in een tussenbestand op te slaan en weer te importeren in een ander pakket.

 

Als u regelmatig nieuw ingescande gegevens moet exporteren en importeren, dan is synchroniseren een beter idee. BizCard en Outlook of uw PocketPC communiceren dan met elkaar en wisselen alle wijzigingen uit. Kies eerst File >> Preferences en ga naar het tabblad Synchronization. Selecteer hier het programma waarmee u wilt synchroniseren. U kunt alle kaarten of geselecteerde kaarten synchroniseren. Ook kunt u hier aangeven welk pakket 'leidend' is: BizCard, het andere programma of allebei. Kies dan File >> Synchronize with en selecteer uw programma.

 

Synchroniseren met Outlook werkte probleemloos. De Epson Perfection 2580 inclusief Presto! BizCard software kost circa 159 euro.

 

Deze oplossing van ExpoScan Nederland is bedoeld voor het digitaliseren van de gegevens van bezoekers aan uw stand op een beurs en bestaat uit een rode doos met een visitekaartlezer, software, een beveiligingssleutel en diverse stekkers. Na het scannen kunnen de resultaten gecontroleerd worden dankzij de gegevenscontrolesoftware van Human Inference.

 

Naast het vastleggen van de primaire contactgegevens, zoals naam, adres, e-mail, telefoonnummers enzovoort, kan de exposant specifieke kenmerken aan het visitekaartje koppelen, zoals productinteresse, vervolgacties en welke medewerker met de klant heeft gesproken. Zo hebt u met één druk op de knop overzicht over alle mogelijke 'leads' en de op te volgen acties. Deze oplossing wordt al gebruikt door beursorganisatoren als Amsterdam RAI en Ahoy en bedrijven als British Telecom, Nissan, MAN trucks & bus en Siemens. De prijs van de RedBox is circa 1.495 euro.

 

 

Het digitale format waarin u de visitekaartjes retour wenst te ontvangen kiest u zelf, bijvoorbeeld Outlook, Palm, Windows Mobile, iPod of smartphone format. Eindelijk kunt u die stapel visitekaartjes naast de computer of in de la opruimen en digitaliseren zonder dat het u heel veel tijd kost. Ook de aankoop, installatie en gebruik van allerhande hard- en software is niet meer nodig.

 

In dit artikel is een aantal oplossingen om uw visitekaartjes te digitaliseren de revue gepasseerd. Indien u ervoor kiest om zelf te digitaliseren zult u na het scannen altijd nog wat handwerk moeten verrichten om tot perfect gedigitaliseerde visitekaartjes te komen, maar alle genoemde oplossingen helpen u een aardig eind op weg en kunnen u veel tijd besparen. En wanneer uw verzameling visitekaartjes eenmaal gedigitaliseerd is en in Outlook geïmporteerd, dan kunt u daar nog jaren zakelijk uw voordeel mee doen. Een investering van 100 à 200 euro is dan snel terugverdiend. Staat u regelmatig met uw bedrijf op een beurs, overweeg dan zeker de RedBox want dankzij deze professionele oplossing kunt u veel meer rendement halen uit uw beursactiviteiten. Heeft u geen tijd om de door u verzamelde visitekaartjes zelf te scannen, dan kunt u overwegen om dit te laten doen door BitsOfContact.