Download het Office Compatibiliteitspakket

Zodra u het Microsoft Office Compatibiliteitspakket hebt geïnstalleerd, zult u geen problemen meer hebben met het openen van 2007 Office system-bestanden in eerdere Office-versies, te weten Office 2000, Office XP en Office 2003. Wanneer u uw versie van Microsoft Office XP, 2002 of 2003 lange tijd niet hebt bijgewerkt, dan moet u eerst via Microsoft Update uw Office-versie bijwerken voordat u het Office Compatibiliteitspakket kunt gebruiken. Hebt u uw Office-versie helemaal bijgewerkt, dan kunt u het Microsoft Office Compatibiliteitspakket downloaden en installeren. Let bij het installeren op, dat u de juiste taal selecteert. Gebruikt u een Engelstalige Office-versie, installeer dan het Engelstalige Office Compatibility Pack.

 

De afgelopen tien jaar bent u gewend geraakt aan het feit dat de bestanden tussen Office-versies gemakkelijk uitwisselbaar waren. Er zijn in al die tijd geen schokkende wijzigingen aan het bestandsformaat van Word, Excel, PowerPoint en Access geweest. U kon daarom bestanden die in een nieuwere versie waren gemaakt meestal ook in een vorige versie openen. Denk aan het openen van een Word 2003-bestand in Word 2000.

 

Met de komst van 2007 Office system is dat veranderd. Deze versie gebruikt een radicaal ander bestandsformaat dat helemaal niet meer lijkt op het oude formaat. Waar het .doc-, .xls-, .ppt- of .mdb-bestand tot dusver binair was, is het nieuwe formaat nu op de open standaard XML gebaseerd. Het is feitelijk een XML-tekstbestand dat samen met enkele hulpbestanden is ingepakt in een gecomprimeerd formaat. Het gevolg is dat dit nieuwe bestandsformaat niet zonder meer te lezen is door oudere versies van het programma waarin het is gemaakt.

 

Met andere woorden: in Word 2003 kunt u een Word 2007-bestand niet zomaar openen en lezen. Verder kan een Word 2007-document de extensies .docx of .docm hebben. In het eerste type kunnen geen macro's zitten, in het tweede wel. Bij Excel 2007 heten de bestanden .xlsx of .xlsm en bij PowerPoint 2007 .pptx of .pptm. Daarnaast zijn er nog andere bestanden mogelijk, zoals sjablonen, invoegtoepassingen of PowerPoint-voorstellingen. Let dus op of een Office-bestand dat u van buiten de organisatie krijgt toegestuurd een extensie met vier letters heeft. Is dat het geval, dan is het waarschijnlijk een 2007 Office system-bestand.

 

Realiseer u ook dat u 2007 Office system-bestanden mogelijk niet ziet in uw versie van Office. Daarmee bedoelen wij dat programma's als Word of Excel de bestandenlijst standaard filteren op het .doc- of .xl*-bestandsformaat. Wanneer u dus Bestand >> Openen kiest, kan het zijn dat u een 2007 Office system-bestand niet in de bestandenlijst tegenkomt, hoewel u het wel op die locatie had opgeslagen. Kies in dat geval in het dialoogvenster Openen bij Bestandstype voor Alle bestanden. U kunt ook specifiek kiezen voor het te openen bestandsformaat, want het Office Compatibiliteitspakket heeft na installatie de bestandenlijst uitgebreid met de 2007 Office system-bestandsindelingen.

 

Na installatie van het Office Compatibiliteitspakket kunt u bestanden die zijn gemaakt in 2007 Office system gewoon openen. U krijgt daarbij wel een melding te zien om u te attenderen op het feit dat het bestand geconverteerd wordt. Houd er dus rekening mee dat het document er iets anders kan uitzien dan u gewend bent. In het ergste geval bevat het functionaliteit die uw versie van het programma nog niet ondersteunt. Meestal is er niets aan de hand en ziet u het document zoals elk ander.

 

 

Het is mogelijk dat u vanuit een eerdere versie een document wilt opslaan in 2007 Office system-formaat. Dat is feitelijk niet nodig. 2007 Office system ondersteunt namelijk alle bestandsformaten uit voorgaande versies. U kunt dan ook een Word 2000-, XP- of 2003-document dus gewoon openen in Word 2007 zonder enig verlies van kwaliteit. Toch kunnen er redenen zijn om het bestand op te slaan in het nieuwe bestandsformaat. Laten we het voorbeeld nemen van een Word 2003-gebruiker die een document wil bewaren in het nieuwe Word 2007-.docx-formaat, simpelweg omdat de organisatie waarmee hij documenten uitwisselt gestandaardiseerd is op dat formaat. Kies dan in Word 2003:

 

 

Dit werkt in Word XP en 2003. Word 2000 kan geen documenten opslaan in het Office 2007-formaat. U kunt op een soortgelijke wijze bestanden opslaan vanuit Excel XP en 2003 en PowerPoint XP en 2003.

 

 

We draaien het perspectief nu even om. Stel, u bent 2007 Office system-gebruiker. U moet er dan automatisch vanuit gaan dat iedereen uw bestanden kan lezen. Immers: niet iedere Office-gebruiker zal het Office Compatibiliteitspakket geïnstalleerd hebben. Sommige gebruikers hebben daarvoor te weinig technische kennis of realiseren zich (nog) niet dat er een probleem is. Anderen mogen wellicht zelfstandig geen updates installeren van hun werkgever. Het is dus, als u bestanden wilt uitwisselen met anderen, verstandig om 2007 Office system-documenten op te slaan in een vorig bestandsformaat. Dat gaat in Word 2007 als volgt:

 

 

 

Het databaseprogramma is bij conversies altijd een speciaal geval. Microsoft Access 2007-gebruikers kunnen bestaande .mdb-databasebestanden normaal openen en gebruiken. Conversie is niet nodig en bovendien onwenselijk wanneer 'oudere' gebruikers de database nog moeten kunnen benaderen. Wanneer iedereen in de organisatie is overgestapt op Access 2007 kan het wel van belang zijn de database te converteren naar het nieuwe .accdb-formaat. Zo kunt u niet profiteren van nieuwe velden, zoals een bijlageveld of een veld met meerdere waarden (en daarmee van betere integratie met SharePoint).

 

 

 

Vooralsnog moeten 2007 Office system-gebruikers zich er van bewust zijn dat gebruikers van oudere Office-versies hun bestanden niet zomaar kunnen lezen. Het is mogelijk een document te converteren naar het 'oude' formaat, zodat het door Office 97- tot en met 2003-gebruikers geopend kan worden. In de praktijk zal lang niet iedereen daaraan denken. U zult als gebruiker van Office 2000 tot en met 2003 dus best documenten ontvangen die in 2007Office system-formaat zijn opgeslagen. Die kunt u alleen openen wanneer het Office Compatibiliteitspakket op uw computer geïnstalleerd is. Ons advies is dan ook: installeer het Office Compatibiliteitspakket en u kunt als vanouds weer alle bestandsindelingen openen.