Plattegronden en diagrammen ontwerpen

Met Visio 2002 zijn op simpele wijze illustraties en diagrammen te creëren en op te nemen in documenten. Netwerkdiagrammen, organisatiediagrammen, plattegronden of zelfs complete website-structuren, met Visio tekent u het allemaal heel snel en gemakkelijk. U hoeft geen artiest te zijn om professioneel uitziende resultaten te behalen. Het programma werkt vrij eenvoudig en is vlot te leren, ook als u totaal geen ervaring hebt met wat voor teken- of schetsprogrammatuur dan ook.

 

Dit is mede te danken aan de SmartShapes, kortweg shapes genoemd: een enorme bibliotheek van kant-en-klare symbolen voor uiteenlopende vakgebieden. Stoelen en kasten voor interieurinrichters, auto's en straten voor stadsplanologen, lampen en schakelaars voor elektrotechnische tekeningen, kleppen en afsluiters voor offshore specialisten, duizenden en duizenden symbolen zijn al aanwezig. Van computers, printers en talloze andere apparaten zijn gedetailleerde shapes gemaakt, zodat bijvoorbeeld een netwerk visueel te maken is in een schema. U hoeft de shapes alleen maar aan te klikken en naar de juiste plaats in de totaaltekening te slepen om uiteindelijk een perfect resultaat te bereiken.

 

In tegenstelling tot gewone, statische clipart gedragen de SmartShapes zich intelligenter: ze zijn zonder vervorming te vergroten en te verkleinen, ze bepalen automatisch de juiste richting en lengte telkens nadat u een symbool hebt verplaatst enzovoort. Hebt u bijvoorbeeld bij een muur in een bouwtekening ook de lengte van die muur vermeld, en zou u de muur met enig klik-en-sleepwerk van de muis iets langer maken, dan zult u zien dat ook de vermelde lengte automatisch wordt aangepast.

 

Een vergadertafel krijgt er automatisch enkele stoelen bij, als u deze groter maakt. Een shape die bij een andere shape hoort, zal zich automatisch aan die shape hechten, zodra ze bij elkaar in de buurt komen; deze 'lijm- en magneetfunctie' speelt bijvoorbeeld als u een zijmuur tegen een steunmuur wilt plaatsen. Het meest aantrekkelijke is nog wel, dat u heel gemakkelijk uw eigen symbolen aan de SmartShapes bibliotheek kunt toevoegen.

 

Aan de verschillende elementen, die u in uw schema's verwerkt, kunt u allerlei gegevens koppelen. Stel, de begane grond van uw kantoorgebouw wordt gemoderniseerd. Op een plattegrond zijn aan de geplande balie gegevens van de receptioniste te koppelen, zoals haar naam, doorkiesnummer en e-mail adres. Hebt u een vraag aan haar, dan hoeft u in de tekening op uw scherm maar op de balie te klikken en u krijgt die informatie te zien. Door een dergelijke plattegrond op uw intranet of website te plaatsen, kunnen andere gebruikers hetzelfde doen, en wel met een gewone browser. Programmeurs kunnen hier zelfs nog veel meer uithalen, want zoals de meeste Office-applicaties ondersteunt ook Visio 2002 de Visual Basic for Applications programmeertaal. Voor het 'gewone' ontwerpwerk is kennis van VBA evenwel helemaal niet nodig.

 

De intelligentie die de SmartShapes kenmerkt, is ook terug te vinden in een andere slimme eigenschap van Visio, namelijk de SmartConnectors. Het gaat hier om verbindingslijnen, die ervoor zorgen dat twee met elkaar verbonden objecten altijd met elkaar verbonden blijven, ook als u een van de twee zou verschuiven.

 

Zo wordt de verbindingslijn tussen een server en een printer automatisch langer, naarmate de printer wordt verplaatst. Behalve dit soort technische foefjes, die het werken met Visio veraangenamen, zijn er ook allerlei design-elementen om uw werk de finishing touch te geven, die het zijn professionele uitstraling geeft: kleurenschema's (color schemes), aantrekkelijke achtergronden (backgrounds) en omkaderingen (borders).

 

Het prettige van Visio is dat het eruit ziet en werkt zoals u dat gewend bent. Als lid van de Microsoft Office-familie biedt het dezelfde werkbalken, knoppen en menu's, die u bijvoorbeeld al van Word kent. De integratie met de andere Office applicaties maakt, dat u op een heel gemakkelijke manier uw tekening in een Word document, Excel werkblad of PowerPoint presentatie overneemt. Dat gaat heel simpel: zorg ervoor dat het (verkleinde) werkvenster van Visio naast dat van bijvoorbeeld PowerPoint komt te staan, of laat ze gedeeltelijk overlappen, en sleep het diagram van Visio naar de PowerPoint pagina.

 

De integratie werkt twee kanten op: u kunt namelijk ook bestaande gegevens uit bijvoorbeeld een Excel spreadsheet gebruiken om als basis te dienen voor uw diagrammen. Een organogram maakt u dus op basis van een databasebestand met personeelsgegevens, een grafische sitemap van uw website wordt automatisch gegenereerd uit de HTML-bestanden, waaruit uw site is opgebouwd enzovoort. U kunt gegevens importeren van tekstbestanden, spreadsheets en databases en deze zichtbaar maken in Visio. Zo kunnen de gegevens van Visio ook geëxporteerd worden naar andere programma's en opgeslagen worden in allerlei formaten(AI, .BMP, .CGM, .DIB, .EMF, .EPS, .IGS, .PCT, .PCX, .PNG, .PS, .TIFF, .WMF. en speciaal voor publicatie op Internet en intranet: .GIF, .HTML, .JPEG of .VML).

 

Hoewel u met Visio zonder meer uw nieuwe huis zou kunnen ontwerpen, is dat niet waar het bij dit pakket om gaat. In eerste instantie is Visio namelijk een strikt zakelijk product waarmee bedrijfsmatige structuren zichtbaar gemaakt kunnen worden. Vooral dat 'zichtbaar' is een belangrijk aspect, want mensen zijn nu eenmaal gewend om door middel van plaatjes te communiceren: ideeën, processen, routebeschrijvingen en dergelijke worden bij voorkeur getekend op een bierviltje, kladje of flip-overboard.

 

Dat gaat sneller dan met woorden en is dikwijls nog duidelijker ook. Iedereen die zakelijk bezig is met organiseren, budgetten, targets, ontwerpen en dergelijke is dan ook gebaat bij een hulpmiddel als Visio waarmee vlot en gemakkelijk schetsen gemaakt, afgedrukt en opgestuurd kunnen worden. Ze helpen bij brainstormsessies, bij het analyseren waarom er dingen verkeerd gaan of juist extra goed, bij het in kaart brengen van problemen en het oplossen daarvan.

 

U kunt met Visio zelfs een compleet bedieningspaneel ontwerpen, waarmee u de processen in uw onderneming kunt sturen. Denk bijvoorbeeld aan een kas in de glastuinbouw: door in Visio een plattegrond van de kas te tekenen, compleet met de verwarmingsinstallatie, de verlichtingsinstallatie en de beregeningsinstallatie, en daar de nodige code en interfaces aan te koppelen, kunt u die drie installaties vanuit de plattegrond op uw scherm bedienen.

 

Simpel gezegd: klik op het scherm op de verwarming en deze springt aan. Door hier tijdmechanismes en sensoren aan te hangen is dit proces volledig te automatiseren en grafisch te volgen op het Visio-scherm.

 

Maar Visio gaat nog verder. Laten de meeste stroomschema's alleen de stappen van een bepaald proces zien, met de cross-functionaliteit van Visio is alles in een breder verband te bekijken. Zo is uit een of meer aan elkaar gekoppelde stroomschema's de relatie te zien tussen verschillende processen. Of tussen afdelingen binnen uw organisatie: de zogenaamde Cross-Department Dependencies zijn met Visio duidelijk in kaart te brengen. U kunt precies zien welke uitwerking een proces op de verschillende afdelingen heeft. Een stroomschema, dat gebouwd is op basis van een groot aantal kengetallen en cijfers kan tevens dienen om rapportages te leveren. Aan de hand daarvan kan bepaald worden hoe lang een proces mag duren, hoeveel resources ervoor nodig zijn en hoeveel het proces kost.

 

U kunt processen met elkaar vergelijken en de meest efficiënte kiezen. De efficiency is gedurende het verloop van het proces te volgen en de data is ook in andere applicaties te gebruiken, bijvoorbeeld in Excel voor nadere analyse. Hebt u bijvoorbeeld de personeelsgegevens in een databestand opgeslagen of staan de actuele gegevens over uw medewerkers in een Microsoft Exchange Server Directory, dan is het eenvoudig mogelijk om aan de hand hiervan geheel automatisch een organogram te genereren met behulp van de Organization Chart Wizard.

 

Van Visio 2002 zijn twee versies leverbaar: Standard en Professional. Visio Standard is bedoeld voor projectmanagers, marketingmedewerkers en verkopers, HR?medewerkers en administratief personeel. Met de Standard-versie zijn stroomschema's, organogrammen en grafieken te maken. Voor al deze toepassingen zijn shapes aanwezig. Overigens kunt u de shapes-bibliotheek gemakkelijk uitbreiden. Visio Professional biedt hetzelfde als de Standard-versie maar is aangevuld met een enorme bibliotheek van technische shapes voor IT?specialisten, ontwikkelaars en engineers. Het programma heeft het karakter van een tweedimensionaal Computer-Assisted Design (CAD) programma: zonder dat daarvoor intensieve CAD-trainingen of tekenvaardigheden nodig zijn,maakt u de meest complexe CAD-ontwerpen.

 

Bestanden van AutoDesk AutoCAD (.dwg), IntelliCAD en Bentley Systems MicroStation (.dgn) zijn probleemloos te openen en te schrijven. Met Visio Professional zijn dan ook gedetailleerde technische tekeningen en bouwtekeningen te maken, elektrische en elektronische schema's, schema's van instrumenten, pijpleidingen met kleppen en afsluiters, bouwconstructies, mechanische systemen, bedrijfsterreinen, IT-netwerken enzovoort.

 

Ook zijn Piping and Instrumentation Diagrams (P&ID's) en Process Flow Diagrams (PFD's) te genereren vanuit gegevens, die bijvoorbeeld in een Microsoft Access database liggen opgeslagen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voor managers bevat Visio een breed scala aan proces-stroomschema's, organisatieschema's, decision diagrams, vloerplannen van kantoren en meer. Voor hen is Visio een perfect middel: het grote overzicht wordt duidelijk, iedereen weet wat zijn functie daarin is en projecten lopen daardoor beter.