Zakelijke documenten delen met SharePoint

SharePoint is een intranetsysteem dat standaard wordt geïnstalleerd bij gebruik van Microsoft Small Business Server 2003. Dit is een speciaal op het midden- en kleinbedrijf toegesneden product waarin een netwerkserver, e-mailoplossing en intranetsysteem zijn opgenomen en geïntegreerd. Het intranetsysteem heet SharePoint. Het is vanaf elke computer binnen de organisatie (en naar wens ook daarbuiten) via de standaard webbrowser bereikbaar.

 

Het idee van SharePoint is dat uw medewerkers toegang hebben tot een gemakkelijk te gebruiken werkruimte. Daar kunnen zij in teamverband samenwerken aan documenten, informatie of nieuws raadplegen, afbeeldingen gebruiken en deelnemen aan discussies. De projectleider bepaalt zelf wie van de medewerkers toegang hebben en wat zij precies mogen. De projectmedewerkers vinden op de SharePoint-site alle benodigde informatie over het project, waaronder alle benodigde bestanden.

 

 

Zowel projectleider als -medewerkers kunnen bestanden rechtstreeks vanuit Microsoft Office op SharePoint plaatsen. Een belangrijk voordeel daarvan is dat iedereen rechtstreeks met deze documenten kan werken en dat de meest actuele versies altijd voor handen zijn. Bij het gebruik van e-mail wordt een document als bijlage verstuurd naar anderen, die dit document ook weer ergens opslaan en bewerken. Zo ontstaan verschillende kopieën van het document en wordt veel dubbel werk gedaan. Bij SharePoint hebt u dat probleem niet.

Een ander voordeel van SharePoint is de projectmatige aanpak. Zo beschikt het programma standaard over de opties Documentbibliotheken, Afbeeldingsbibliotheken, Lijsten, Discussieborden en Enquêtes. In een Documentbibliotheek kan men documenten, faxen, presentaties en dergelijke opslaan. Afbeeldingen bewaart men in de Afbeeldingsbibliotheek en onder Lijsten slaat men onder andere aankondigingen, contactpersonen, koppelingen naar websites enzovoort op.

 

Het is mogelijk om voor een specifiek project een aparte projectmap te maken met al deze opties. Daar plaatsen de medewerkers dan alle documenten, afbeeldingen, telefoonnummers, e-mailadressen, handige tips en links naar websites die relevant zijn voor het desbetreffende project. Dat voorkomt een wildgroei van persoonlijke bestanden, lijstjes en favorieten. Alle informatie behorende bij een project wordt ook bewaard. Zo bouwt u een handig elektronisch archief op, dat u altijd - ook als u zelf al naar het volgende project bent overgestapt - kunt raadplegen.

 

De SharePoint-intranetsite beschikt over een eenvoudige indeling. Bovenin het scherm ziet u een gekleurde balk met menu-opties. Dit is de menubalk die door de beheerder en webontwerper gebruikt wordt om documentbibliotheken te maken en site-instellingen te doen. U zult als gebruiker vooral de optie Start gebruiken om terug te gaan naar de startpagina van de site. De optie Help kan nuttig zijn als u de werking van de site nader uitgelegd wilt hebben.

 

 

Het midden van het scherm is gereserveerd voor aankondigingen. De beheerder van de site of een medewerker kan u zo op een belangrijk bericht attenderen. Natuurlijk kunt u ook zelf een nieuwe aankondiging toevoegen. Onder de aankondigingen ziet u een tekstje Nieuwe aankondiging toevoegen. Klik op deze link zodat een formulier wordt geopend. In dit formulier typt u een titel en de hoofdtekst van het bericht. U kunt daarbij de tekst vet en cursief maken en ook andere opmaakkenmerken toepassen.

 

Er is een vak Verloopt op waarin u een datum kunt invullen. Het kalendericoontje helpt u met het invoegen van de gewenste datum. Na deze datum is de aankondiging niet meer actueel en zal hij van het scherm verdwijnen. Zo wordt voorkomen dat er verouderde informatie op de site staat. Let op de lichtblauwe balk die boven het formulier staat. Hierin bevinden zich altijd de knoppen. Klik op de knop Opslaan en sluiten. De startpagina van de site verschijnt weer, maar nu staat uw eigen aankondiging erop!

 

 

Links in het scherm wordt een balk Snel starten getoond. Via de opties hierin krijgt u snel toegang tot document- of afbeeldingbibliotheken, lijsten, discussies en enquêtes. Wij lopen de belangrijkste items even met u door: via de link Documenten krijgt u alle documentbibliotheken te zien die op het intranet aanwezig zijn. In een documentbibliotheek slaat u allerlei soorten bestanden op en deelt u deze met de andere gebruikers van het SharePoint-intranet. De ingesprongen links Algemene documenten, Projecten, Presentaties, Gearchiveerde documenten en Binnenkomende faxen zijn in feite niets meer dan voorgedefinieerde documentbibliotheken. U kunt ze gebruiken of uw eigen bibliotheek maken en deze een eigen naam geven.

 

Via de link Afbeeldingen komt u in een overzicht van alle afbeeldingbibliotheken terecht. Dit zijn, zoals de naam al aangeeft, lijsten waarin u uitsluitend afbeeldingen kunt opslaan. Afbeeldingbibliotheken zijn erg handig omdat u miniaturen te zien krijgt van de opgeslagen afbeeldingen. Zie een afbeeldingbibliotheek als een uitstekende opslagplaats voor bedrijfslogo's, productfoto's en ander materiaal waarvan meerdere mensen gebruik moeten maken. De standaard bibliotheek Bedrijfsfoto's voorziet al in deze behoefte.

 

Lijsten zijn een eenvoudige manier om informatie uit te wisselen tussen teamleden. SharePoint kent een aantal ingebouwde lijsten, waaronder de lijst Helpdesk. Dit is in feite een takenlijst waarmee gebruikers probleemmeldingen aan de interne helpdesk kunnen melden. In de lijst Vakantiekalender kan iedere medewerker zijn of haar vakantiedagen of andere afwezigheid melden. U kunt nog veel meer soorten lijsten maken, zoals Koppelingen (een lijst met hyperlinks naar webpagina's die interessant zijn voor teamleden) en Contactpersonen (naam, telefoonnummer en e-mailadres van personen waarmee het team samenwerkt).

 

Via de link Discussies kunt u naar de ingebouwde Algemene discussie of naar zelfgemaakte discussieborden. Een discussiebord is een online forum waarin iedereen zijn mening kan geven over onderwerpen die interessant zijn voor het team. Met Enquêtes kunt u meningen van teamleden verzamelen. SharePoint kent standaard geen enquêtes. U maakt zelf een enquête wanneer u de mening van uw medewerkers over een onderwerp wilt weten. Daarbij kunt u allerlei vragen stellen. De antwoorden worden gegeven in onder meer een tekstregel, een tekstvak, een keuzelijst, beoordelingsschaal of door middel van een ja/nee antwoord.

 

SharePoint kent een aantal belangrijke en nuttige opties. Het belangrijkste inzetgebied van SharePoint is het delen van documenten met uw team of organisatie. Wanneer u in een documentenbibliotheek een document toevoegt, is dit direct door de andere teamleden te zien. Samenwerken aan gepubliceerde documenten is mogelijk door ze direct in Office 2002 of 2003 applicaties te openen. Natuurlijk hoeft u niet persé Office-documenten in SharePoint op te slaan. Alle soorten bestanden kunnen in de document- of afbeeldingbibliotheken worden bewaard. Teamleden kunnen dus ook samenwerken aan bijvoorbeeld een AutoCAD-tekening.

 

Om het overzicht te behouden tijdens het samenwerken aan documenten beschikt SharePoint over een aantal bijzondere mogelijkheden. Zo kunt u een Versiegeschiedenis van een document raadplegen. Zo weet u welke personen wijzigingen hebben toegevoegd. Het is zelfs mogelijk een vorige versie te herstellen! Wanneer u in alle rust aan een document wilt werken kunt u het downloaden en Uitchecken. Andere gebruikers zien zo dat u met het document bezig bent en zullen het niet tegelijkertijd gaan bewerken. Wanneer u klaar bent zult u het document uploaden en tevens Inchecken. Vergelijk dit proces met het lenen van een boek in de bibliotheek: zolang u het boek geleend heeft is het niet beschikbaar voor anderen.

 

Dit proces is bijzonder eenvoudig. Stel dat u een '100 woordenversie' van uw bedrijf op SharePoint wilt plaatsen. Dit is een Word-document waarin bondig wordt omschreven wat uw organisatie doet. Een dergelijk document kan door allerlei medewerkers worden gebruikt: de webmaster, de afdeling marketing of bijvoorbeeld het secretariaat. Wanneer het document op SharePoint staat is het voor iedereen eenvoudig toegankelijk en hebben de medewerkers bovendien altijd de laatste versie bij de hand. Klik in de werkbalk Snel starten op Algemene documenten. Kies dan Document uploaden, klik op de knop Bladeren en selecteer in het dialoogvenster het bestand dat u wilt uploaden. Open dit document en klik tenslotte op Opslaan en sluiten. Dat is alles!

 

 

Het is ook mogelijk dat de gebruiker het document wil overhalen naar de eigen pc. Hiervoor is een Weergave van Verkenner ingebouwd in SharePoint. U hoeft geen ingewikkelde menu's te gebruiken. Kopieer het document eenvoudigweg van de Verkenner-weergave naar een map op uw eigen pc.

 

 

In het voorbeeld hierboven heeft de gebruiker het document gedownload naar de eigen pc. Dat houdt natuurlijk een gevaar in: wanneer het document online wijzigt kan de gebruiker met de inmiddels verouderde versie blijven werken. Een oplossing hiervoor is het gebruik van de functie Waarschuw mij. U krijgt dan via e-mailbericht wanneer het document gewijzigd is. Dit bericht kan onmiddellijk worden verzonden, maar u kunt ook ééns per dag of ééns per week een samenvatting ontvangen. Dit laatste is vooral handig wanneer u verwacht dat het document veelvuldig wordt gewijzigd.

 

 

Zoals u ziet biedt SharePoint voldoende mogelijkheden voor het plaatsen van documenten en het samenwerken hieraan.

 

SharePoint is zeer geschikt voor het delen van documenten, afbeeldingen en andere bestanden. Daarnaast kunt u discussies starten en gebruikers meldingen laten versturen. Indien u dit toestaat kan een team zijn een eigen intranet opzetten. Dat maakt SharePoint ideaal voor het opzetten van een kennismanagementsysteem binnen de organisatie.

 

Het programma is los verkrijgbaar, maar ook onderdeel van Microsoft Small Business Server 2003. In Small Business Server zit niet alleen SharePoint, maar ook een netwerkserver op basis van Windows Server 2003 en een e-mailserver op basis van Exchange 2003. Deze kunt u op uw eigen netwerkserver (laten) installeren. Om het u nog gemakkelijker te maken kunt u bij diverse leveranciers een nieuwe netwerkserver kopen waarop Microsoft Small Business Server 2003 al is voorgeïnstalleerd. U kunt dan direct aan de slag en gebruik maken van de voordelen die SharePoint u als ondernemer heeft te bieden.