Windows Desktop Search voor ondernemingen

Onderzoek van IDC heeft aangetoond dat elke computergebruiker meer dan 800 MB (cijfers: 2003) aan informatie opslaat. En die hoeveelheid neemt jaarlijks toe. Een andere studie van IDC laat zien dat kantoorwerkers gemiddeld maar liefst 9,5 uur per week op zoek zijn naar informatie. Dat kost ongeveer 12.400 euro per medewerker per jaar. Met Windows Desktop Search probeert Microsoft u efficiënter te laten werken en dergelijke kosten terug te dringen.

 

Het werkt in uw Windows-omgeving en u kunt er alles mee vinden: e-mailberichten, afspraken, afbeeldingen, documenten en meer. Het zoeken gaat even snel en even gemakkelijk als een zoekmachine op internet. Een speciale balk in de Taakbalk van Windows, de Windows Deskbar, bevat een tekstvak waarin u uw zoekopdrachten invoert. Daarnaast kunt u het zoeksysteem activeren met een sneltoets, vanuit het menu Start of via de Windows XP-functie Zoeken.

 

Ga naar de pagina van Windows Desktop Search. Bekijk de pagina en kies in de rechterkolom voor de optie Ondernemingen. Doorloop de stappen op de website om het programma te downloaden. U kunt kiezen uit 15 verschillende talen, waaronder Nederlands. Als u het programma hebt gedownload kunt u het starten, waarna een eenvoudige installatieprocedure volgt. Tijdens de installatieprocedure wordt u gevraagd of u de indexeringsmogelijkheden wilt aanpassen.

 

Zet de optie Standaardinstellingen gebruiken en wizard afsluiten aan en klik op Volgende als u geen wijzigingen wilt aanbrengen. Standaard start Windows de Desktop Search wanneer u inlogt op Windows XP. Uw e-mail en alle bestanden onder Mijn documenten worden geïndexeerd. U kunt ook instellen dat alle harde schijven geïndexeerd worden of een selectie van mappen maken. Andere opties zijn het wel of niet indexeren van e-mailbijlagen en het wel of niet uitvoeren van een indexeeractie wanneer de computer op batterijen werkt.

 

 
Voor grotere organisaties zijn er mogelijkheden om Windows Desktop Search organisatiebreed uit te rollen. Zo ondersteunt het programma Microsoft Systems Management Server 2003 en ontwikkelhulpmiddelen van derden. U kunt het installatieprogramma ook uitvoeren vanaf een opdrachtregel en daarbij een optie gebruiken voor een 'stille' (unattended) installatie. Met behulp van IFilters en protocol handlers kunnen IT-professionals additionele informatiebronnen en bestandstypen aan Windows Desktop Search toevoegen.

 

top

Het zoeken naar informatie op uw systeem is nu heel eenvoudig. Klik met uw muis in het tekstvak in de Taakbalk. Een venster wordt geopend. Typ een zoekterm in en let op het venster. Hierin worden de zoekresultaten getoond terwijl u typt. Als er veel resultaten verschijnen, kunt u overwegen nog een zoekwoord toe te voegen om zo de hoeveelheid gevonden informatie te verminderen. Andersom hoeft u wellicht niet het hele woord in te typen. Als u een brief zoekt aan Boersma is het misschien voldoende de letters 'boer' in te geven. Stel dat u een e-mail of bestand zoekt waarin het woord 'test' voorkomt:

 

 

Het venster Resultaten Windows Desktop is onderverdeeld in een aantal groepen. In de groep Communicatie vindt u gevonden items in Outlook. In de groep Afbeeldingen en video's worden grafische- en videobestanden getoond. Onder Bestanden vindt u de overige bestanden.

 

U kunt op elk item klikken om dit te openen in de toepassing waarmee het is gemaakt. E-mailberichten worden geopend in Outlook, internetbestanden in Internet Explorer, afbeeldingen in de Windows XP viewer voor afbeeldingen, Word-documenten in Word enzovoort. Normaal gesproken zoekt u op uw harde schijf, maar wanneer u op de knop Web klikt wordt uw browser geopend en wordt uw zoekopdracht doorgegeven aan de zoekmachine MSN Search.

 

Een andere, meer geavanceerde manier van zoeken is mogelijk wanneer u de groene pijlknop naast het tekstvak gebruikt. Nu verschijnt een gespecialiseerd dialoogvenster van Windows Desktop Search waarbij u niet alleen meer resultaten krijgt, maar bovendien de gevonden bestanden kunt inkijken. Een soortgelijk venster verschijnt wanneer u via Start >> Zoeken het zoekvenster opent. Het gebruikelijke zoekscherm met het hondje is na de installatie van Windows Desktop Search vervangen. Zo gebruikt u het venster Windows Desktop Search:

 

 

 

Een groot voordeel van het dialoogvenster Windows Desktop Search is de mogelijkheid een voorbeeld van het bestand te bekijken voordat u het opent. Bovendien kent het venster uitstekende sorteermogelijkheden. U kunt de resultaten beperken op locatie en op bestandstype. Alfabetisch sorteren is bovendien mogelijk door op de kolomkoppen Titel of Auteur te klikken.

 

In de blauwe balk ziet u altijd het aantal gevonden resultaten. Rechts hiervan is een knopje te vinden waarmee u opties voor het voorbeeldvenster kunt instellen. Het snelmenu onder deze knop heeft ook een optie om een item direct af te drukken. Wanneer u teveel zoekresultaten krijgt, wilt u deze meestal beperken door slimmer te zoeken. Als één zoekwoord teveel 'hits' oplevert kunt u overwegen twee of drie woorden te gebruiken. In dat geval moeten alle woorden in het resultaat voorkomen - een AND conditie. U kunt het tegenovergestelde bereiken met het sleutelwoord NOT. Zo vindt "offerte NOT boersma" wel offertes, maar niet die waarin Boersma voorkomt.

 

De meeste kantoorwerkers hebben geen probleem met het verzamelen van informatie. Die is in de vorm van rapporten, e-mails, websites en dergelijke in ruime mate voor handen. Het probleem van deze tijd is het vinden van informatie. Een persoonlijk zoeksysteem dat goed is geïntegreerd in het Windows-besturingssysteem kan daarbij uitstekende diensten verlenen. Windows Desktop Search voor ondernemingen is zo'n systeem. De toevoeging 'voor ondernemingen' verdient deze software op basis van de ondersteuning van vele interfacetalen, de flexibele installatie en de beheersbaarheid door IT-afdelingen. Het zoeken verloopt dankzij de index razendsnel en de doorzoekbaarheid van met name e-mailberichten zal voor velen een zegen zijn.