Windows Vista: faxen verzenden en ontvangen

Het hulpprogramma Windows Faxen en scannen is alleen beschikbaar in de Windows Vista-versies Business, Ultimate en Enterprise. U kunt het starten door de tekst faxen in de zoekbalk te typen. Start vervolgens het programma. Het kan zijn dat u de eerste keer een Windows-beveiligingsmelding te zien krijgt. Dat komt doordat de ingebouwde Windows Firewall netwerkactiviteit vaststelt en u wil beschermen tegen aanvallen. Door op de knop Blokkering opheffen te klikken, past de Windows Firewall zich aan. Windows Faxen en scannen zal daarna niet meer geblokkeerd worden.

 

De eerste keer moet u opgeven welke apparatuur u gebruikt. Klik op de knop Nieuw faxbericht. De wizard Faxinstallatie vraagt u of u een faxmodem of een faxserver op het netwerk gebruikt. Vaak is een telefoonmodem met faxmogelijkheden al in de computer ingebouwd. Zo niet, dan dient u deze aan te schaffen.

 

Het faxmodem wordt automatisch via de wizard geconfigureerd. Sluit vervolgens het faxmodem aan op een telefoonlijn en u kunt vanaf uw werkplek faxen verzenden en ontvangen. Wanneer u niet weet welk faxmodem is aangesloten, instellingen wilt veranderen of een faxserver op het netwerk wilt toevoegen kiest u Extra >> Faxaccounts. In het dialoogvenster dat dan verschijnt kunt u een apparaat toevoegen of kiezen voor een faxserver in het netwerk. Let op, u kunt slechts één intern faxmodem gebruiken, maar wel meerdere netwerkfaxservers benutten.

 

 

Het verzenden van faxen met Windows Vista is erg eenvoudig. Klik op de knop Nieuw faxbericht. In het dialoogvenster dat dan verschijnt, kunt u een faxnummer invoeren of een ontvanger selecteren uit het adresboek. Daaronder typt u net als bij een e-mailbericht een onderwerp en de inhoud van het bericht. Het is mogelijk om via de werkbalk Opmaak de opmaak van het faxbericht aan te passen. In plaats van getypte tekst kunt u ook een bestand faxen. Gebruik daarvoor de knop met de paperclip in de werkbalk om een bijlage aan het faxbericht toe te voegen.

 

Met de knop ernaast voegt u een afbeelding in de fax in en met de knop daarnaast een eerder gescand document. Door op de knop Voorbeeld te klikken wordt het faxbericht gegenereerd en getoond. U ziet nu precies datgene wat de ontvanger te zien krijgt. U kunt eventueel nog gebruik maken van een faxvoorblad. Klik daarvoor op de knop Faxvoorblad en kies één van de voorbeelden.

 

Nu bent u klaar om de fax met een druk op de knop Verzenden te versturen. Het bericht zal in het Postvak UIT in het linker venster terecht komen. Is de fax succesvol verstuurd, dan wordt het bericht verplaatst naar de map Verzonden items. Inderdaad, net als bij Outlook.

 

 

Via het menu Extra kunt u in Windows Faxen en scannen een aantal instellingen doen. Één ervan is het instellen van uw gegevens. Veel van deze gegevens verschijnen op het faxvoorblad dat de ontvanger te zien krijgt. Het is dus van belang dat u de informatie correct en volledig invult. Kies Extra >> Gegevens van de afzender en vul de informatie over uzelf en uw bedrijf in. Kies Extra >> Faxvoorbladen wanneer u zelf faxvoorbladen wilt maken. Klikt u op de knop Nieuw, dan wordt een complete faxvoorblad-editor gestart. Hierin kunt u een geheel eigen ontwerp voor het faxvoorblad maken en hierin velden met informatie over de geadresseerde en u als afzender opnemen. Via het dialoogvenster Faxvoorbladen kunt u eerder gemaakte voorbladen altijd weer bewerken, kopiëren of verwijderen.

 

 

Een ander handig menu is Extra >> Faxinstellingen. Hiermee vertelt u Windows Vista hoe het faxprogramma zich moet gedragen.

 

In het dialoogvenster stelt u onder meer het aantal pogingen voor opnieuw kiezen in, wat de daluren zijn en of het programma automatisch mag opnemen. Wanneer u kiest voor handmatig opnemen wordt u gewaarschuwd als er een fax binnenkomt, maar u moet deze dan handmatig met de knop Nu een faxbericht ontvangen binnenhalen. Dat werkt natuurlijk alleen wanneer u op dat moment achter uw computer zit.

 

Als u het systeem hebt ingesteld voor automatisch ontvangen, komen nieuwe faxberichten vanzelf binnen. Uiteraard moet de computer dan wel aan (blijven) staan.

 

 

Ontvangen faxberichten vindt u in het Postvak IN. Door er éénmaal op te klikken wordt de inhoud zichtbaar in het voorbeeldvenster onderin het beeld. Bedenk dat faxberichten niets meer of minder zijn dan grafische afbeeldingen (in TIFF-formaat). U kunt er dus geen tekst uit kopiëren of er wijzigingen in aanbrengen. Mede daarom is een fax zo geschikt voor het verzenden van arbeidsovereenkomsten, contracten en dergelijke.

 

Het is wel mogelijk het bericht als fax of als e-mail door te sturen naar een ander of op te slaan op schijf, maar het blijft een afbeelding. Met behulp van de kolommen in het Postvak IN kunt u faxberichten sorteren op volgorde van binnenkomst, afzender, aantal pagina's, gebruikersaccount en dergelijke. Aanvullende kolommen zijn beschikbaar via het menu Beeld >> Kolommen toevoegen/verwijderen.

 

 

Het verzenden van faxen lijkt uit de tijd, maar er zijn nog altijd situaties waarbij het beter is om een fax te sturen en geen e-mailbericht. Dankzij Windows Vista Business, Ultimate en Enterprise hoeft u daarvoor echter geen aparte faxmachine meer te hebben.