Slimme ondernemers hebben de toekomst. Alleen met brute kracht komt u er niet meer. Om in een complexe wereld te winnen, heeft u uw hoofd hard nodig. Maar hoe slim werkt u eigenlijk? Ondernemers hebben vaak veel verstand van hun vak, maar hebben nooit geleerd hoe ze alle informatie die erbij komt kijken slim kunnen verwerken.
Stapels papier op uw bureau, tientallen of zelfs honderden ongelezen of onbeantwoorde e-mails in uw inbox, rondslingerende post-it's met aantekeningen - het zijn allemaal symptomen van 'hard werken', maar duidelijk niet van ‘slim werken'. Dat kan veel beter. Laten we beginnen met uw takenlijst.
Als ondernemer heeft u altijd veel te veel te doen. E-mails, telefoontjes, bezoeken, dingen om op te zoeken. Er is nooit te weinig werk. Als uw klanten geen aandacht vragen, vragen de medewerkers het wel, of de boekhouding, of de marketing, of de huisvesting. Of u nu begint als ondernemer, of een ervaren rot bent in het vak, er zijn waarschijnlijk teveel dingen die nog moeten gebeuren. En dat zal alleen maar erger worden. Of verwacht u werkelijk dat u over vijf jaar minder e-mails binnenkrijgt dan nu? De rompslomp neemt toe. En ondertussen genieten slimme ondernemers van hun ontspannen leven, waarin alles vanzelf lijkt te gaan.
Als u al die klusjes in uw hoofd onthoudt, gaat het een keer mis.
- "Oeps vergeten."
- "Ai, dat moet ik vandaag nog doen."
- "Zou ik niet beter aan dat andere project kunnen werken nu?"
Onrust, burn-out, een uitgebreide innerlijke dialoog. Het lijkt soms wel of er een hele commissie in uw hoofd past. Door al die taken helder en objectief op een goed bijgewerkte takenlijst te zetten, krijgt u al meer rust in uw hoofd. Bovendien: een leeg hoofd werkt het lekkerst.
Gelukkig heeft Outlook een prachtige takenlijst aan boord, alleen kennen veel mensen hem nog niet. Bij een klein onderzoekje bleek dat 70 procent van de werknemers van een grote consultancyfirma de takenlijst niet gebruikt. En dat is jammer. De krachtige takenlijst van Outlook zit standaard ingebouwd en is eenvoudig te bereiken met de sneltoets Ctrl+4, of via het hoofdmenu: Ga naar Taken.
Vul de takenlijst. Wanneer u de takenlijst open hebt staan, kunt u met Ctrl+N (nieuw) heel simpel een taak toevoegen. Of u kunt het Nieuw-knopje op de knoppenbalk gebruiken. En zelfs wanneer de takenlijst niet openstaat, kunt u overal in Outlook met Ctrl+Shift+K een taak toevoegen aan de lijst.
Voor elke taak kunt u het onderwerp opgeven, maar daarnaast zijn er nog veel andere belangrijke velden, zoals de begindatum, prioriteit en het grote tekstveld onderaan, waarin u tekst kunt plaatsen die te maken heeft met deze taak. In volgende edities van deze serie columns zullen we daar meer gebruik van gaan maken.
Tip: hoe kleiner en concreter de taken die u opschrijft, hoe groter de kans dat u ze gaat doen. Vage en abstracte projecten ('betere marketing') horen niet op een takenlijst. In een latere column zal ik uitleggen hoe we dat slimmer oplossen.
Werk uw takenlijst bij. Het mooie aan de Outlook-takenlijst is, dat u deze ook op uw mobiele telefoon of SmartPhone kunt bekijken en bijwerken. U heeft ‘m altijd bij u. De meeste telefoons hebben namelijk de mogelijkheid om de standaard takenlijst van Outlook te synchroniseren. Zo maakt u het leven voor uzelf als ondernemer net even iets simpeler met de Outlook-takenlijst.
In een volgende column gaan we kijken naar de meer geavanceerde mogelijkheden van de takenlijst. Dan wordt het echt interessant.
| 
