Printtechnieken in Excel

Een voorbeeld van zo'n schijnbaar onmogelijke opdracht betreft een werkblad met informatie, die in verschillende cellen over het werkblad zijn verspreid. Daartussen staan ook cellen, met andere - minder relevante - informatie. De bedoeling is om alleen de relevante informatie op één vel af te drukken. In de nieuwe versies van Excel is het weliswaar mogelijk om de verspreide cellen te selecteren (houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik alle gewenste cellen aan), maar als u deze selectie afdrukt, blijkt dat elke cel op een aparte pagina wordt geprint.

 

 

De functie Afdrukbereik bepalen werkt niet, net zo min als het aanklikken van de voor de hand liggende optie Selectie in het dialoogvenster Afdrukken. Wie verstand heeft van VBA heeft misschien al eens geëxperimenteerd met opties als Collate en Union, om de cellen bij elkaar te voegen tot één geheel; ook die experimenten lopen op niets uit. Elke cel wordt op een aparte pagina afgedrukt. Ook al staat er op het scherm duidelijk 'Pagina 1' vermeld, u krijgt toch meerdere pagina's.

 

Er zijn twee manieren om dit op te lossen. De eerste berust op het principe van wit maken wat niet afgedrukt hoeft te worden. U selecteert namelijk de cellen die niet afgedrukt hoeven te worden en maakt daarvan het lettertype wit. Doordat de achtergrond van het werkblad ook wit is, wordt de inhoud van die cellen onleesbaar. Het is een vrij uitvoerige bewerking, maar we laten u zien hoe u hiervoor een macro kunt aanmaken, zodat het proces sterk vereenvoudigd wordt. Ga als volgt te werk:

 

 

 

Als dit proces herhaaldelijk moet voorkomen, is het slimmer om de niet relevante cellen een naam te geven. Dat is een eenmalige actie. In het vervolg hoeft u dan bij een afdrukopdracht alleen maar de naam te selecteren en de kleur wit (of zwart) te kiezen:

 

 

Voortaan geeft u de afdrukopdracht als volgt:

 

 

Om het nog gemakkelijker te maken kunt u de laatste opdrachten in een macro opnemen. Dat gaat als volgt:

 

 

Voortaan geeft u de afdrukopdracht als volgt:

 

 

De tweede oplossing werkt anders en is niet handmatig uit te voeren: hij maakt namelijk gebruik van een macro. Overigens is dit geen macro die u zelf kunt opnemen, zoals hierboven. U moet hem overtypen of kopiëren van de onderstaande listing.

 

Het principe is als volgt: eerst selecteert u de relevante cellen en worden de rijhoogte en kolombreedte van alle cellen vastgelegd in een array. De tweede stap is het aanmaken van een nieuw 'hulpwerkblad'. In dit hulpwerkblad worden de rijen aan de hand van de informatie in het array net zo hoog gemaakt als de rijen in het oorspronkelijke werkblad; hetzelfde wordt gedaan met de breedte van de kolommen. Vervolgens wordt de selectie in het hulpwerkblad gekopieerd: de formules worden niet overgenomen, alleen de uitkomsten van die formules, de zogenaamde waarden (values). Dit komt overeen met de handmatige functie Plakken speciaal >> Waarden. Ook de opmaakeigenschappen van de selectie worden overgenomen, zoals het lettertype.

 

Sub AfdrukkenGeselecteerdeCellen() ' afdrukken van geselecteerde cellen op één vel Dim TellerSelecties As Integer, TellerKolommen As Integer, TellerRijen As Integer Dim i As Integer, BereikVoorAfdrukken As String Dim RijHoogte() As Single, KolomBreedte() As Single Dim AWB As Workbook, NWB As Workbook If UCase(TypeName(ActiveSheet)) <> "WORKSHEET" Then Exit Sub ' alleen bruikbaar in werkbladen TellerSelecties = Selection.Areas.Count If TellerSelecties = 0 Then Exit Sub ' geen cellen geselecteerd TellerKolommen = Selection.Areas(1).Cells.Count If TellerSelecties > 1 Then ' er zijn meer bereiken geselecteerd Application.ScreenUpdating = False Application.StatusBar = "Printing " & TellerSelecties & " selected areas..." Set AWB = ActiveWorkbook TellerRijen = ActiveSheet.Cells.SpecialCells(xlLastCell).Row TellerKolommen= ActiveSheet.Cells.SpecialCells(xlLastCell).Column ReDim RijHoogte(TellerRijen) ReDim KolomBreedte(TellerKolommen) For i = 1 To TellerRijen ' bepaal de rijhoogte van de rijen in de selectie RijHoogte(i) = Rows(i).RowHeight Next i For i = 1 To TellerKolommen ' bepaal de kolombreedte van de rijen in de selectie KolomBreedte(i) = Columns(i).ColumnWidth Next i Set NWB = Workbooks.Add ' maak een nieuw werkblad aan For i = 1 To TellerRijen ' stel de rijhoogtes in Rows(i).RowHeight = RijHoogte(i) Next i For i = 1 To TellerKolommen ' stel de kolombreedtes in Columns(i).ColumnWidth = KolomBreedte(i) Next i For i = 1 To TellerSelecties AWB.Activate BereikVoorAfdrukken = Selection.Areas(i).Address ' overnemen van de cellen uit het oorspronkelijke werkblad Range(BereikVoorAfdrukken).Copy ' kopieer het bereik NWB.Activate With Range(BereikVoorAfdrukken) ' plak de waarden en opmaak PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, _ SkipBlanks:=False, Transpose:=False PasteSpecial Paste:=xlFormats, Operation:=xlNone, _ SkipBlanks:=False, Transpose:=False End With Application.CutCopyMode = False Next i NWB.PrintOut NWB.Close False ' sluit het hulpwerkblad zonder te bewaren Application.StatusBar = False AWB.Activate Set AWB = Nothing Set NWB = Nothing Else If TellerKolommen < 2 Then ' er zijn minder dan 2 cellen geselecteerd If MsgBox("Weet u zeker dat u slechts " & _ TellerKolommen & " cel(len) wilt afdrukken ?", _ vbQuestion + vbYesNo, "Afdrukken") = vbNo Then Exit Sub End If Selection.PrintOut End If End Sub

 

U kunt deze listing als volgt overnemen in uw eigen applicatie:

 

 

Gebruik de macro als volgt: selecteer de af te drukken cellen en bereiken en start de macro via Alt+F8.

 

Komt deze actie veelvuldig voor, dan is het slim om te macro te bevorderen tot knop op de menubalk. Dat doet u als volgt:

 

 

In dit artikel hebt u inzicht gekregen in het uitvoeren van een opdracht, die in eerste instantie onmogelijk lijkt. We hebben twee oplossingen beschreven: voor de eerste is niet per se een VBA-macro nodig. VBA-kennis is dus niet altijd noodzakelijk om ook de moeilijkste opdrachten toch uit te kunnen voeren, maar u hebt wel gezien dat een VBA-macro het werk wel gemakkelijker maakt.
De tweede methode werkt alleen maar met een macro. Uiteraard kunt u deze macro verder zelf aanpassen, bijvoorbeeld door een bereiknaam te definiëren en die in de macro in te programmeren. Het is afhankelijk van uw kennis van VBA hoe ver u hierin wilt of kunt gaan.