Excel 2007: tips & trucs

Misschien hebt u het al gemerkt: de werkbladen van Excel 2007 zijn veel groter dan voorheen. Met Excel 2003 had u de beschikking over 256 kolommen en ruim 65.000 rijen. In Excel 2007 zijn er 16.000 kolommen (tot kolomletter XFD) en 1 miljoen rijen. Dat maakt natuurlijk veel grotere werkbladen mogelijk.

 

Een voorbeeld: u kunt nu databasegegevens importeren en analyseren van meer dan 65.000 records. Om te voorkomen dat zo'n groot werkblad veel te traag zou worden zijn er diverse prestatieverbeteringen in Excel 2007 aangebracht. Zo rekent het programma nu optimaal met processors met meerdere kernen, de zogenaamde dualcore of quadcore processors. Een test toonde aan dat een groot werkblad op één processor 88 seconden nodig had om te herberekenen en op een dualcore 45 seconden. Dat is inderdaad bijna tweemaal zo snel.

 

 

In de meeste gevallen zult u een werkblad beveiligen door eerst cellen te deblokkeren en daarna het werkblad te beveiligen met een wachtwoord. Er is nog een andere manier: u kunt een bereik definiëren en daarna opgeven welke gebruikers hierin gegevens zonder wachtwoord mogen wijzigen. Omdat Excel 2007 de netwerkgebruikers moet herkennen zal uw computer onderdeel van een domein moeten zijn. Handel als volgt:

 

 

De opgegeven gebruikers kunnen de werkmap openen en het bereik bewerken zonder dat ze een wachtwoord moeten opgeven. Elke andere gebruiker wordt gevraagd om een wachtwoord.

 

 

Het maken van draaitabellen was in oudere Excel-versies natuurlijk al lang mogelijk. Een probleem daarbij was vaak wel het verslepen van de juiste waarde naar het juiste gebied van de draaitabel. Dit is in Excel 2007 gemakkelijker gemaakt.

 

Slepen naar de draaitabel is nog steeds mogelijk, maar u kunt nu ook velden slepen naar speciale gebieden in een taakvenster. Deze gebieden heten Rapportfilter, Kolomlabels, Rijlabels en Waarden. Velden kunnen probleemloos worden gesleept tussen deze gebieden en ook weer worden verwijderd. Het werken met draaitabellen is hiermee een stuk gemakkelijker geworden.

 

Excel 2007 kent een nieuwe manier van voorwaardelijke opmaak. In de versies tot nu toe gebruikte u de functie Voorwaardelijke opmaak vooral om een cel een achtergrondkleur te geven op basis van een zelfgemaakte voorwaarde. Dat was voor beginnende gebruikers niet echt eenvoudig. Verder waren er behalve de celkleur weinig variaties.

 

In Excel 2007 biedt de knop Voorwaardelijke opmaak (in de tab Start in de groep Stijlen) veel meer mogelijkheden. Zo kunt u gegevensbalken laten tonen die in de cel zelf een grafiekje laten zien. De optie Kleurenschalen werkt zoals bekend, behalve dat de voorwaarden en kleuren automatisch worden aangemaakt. Nog mooier dan gegevensbalken zijn pictogramseries. Hiermee kunt u stoplichtjes of pijlen laten weergeven, bijvoorbeeld als relatieve prestatieaanduiding.

 

 

Excel 2007 kent een sterk verbeterde tabellenfunctie. Deze dient in eerste instantie voor het opmaken van het werkblad. Kolomkoppen worden duidelijk aangegeven en rijen kunnen om en om gekleurd worden.

 

U maakt een tabel van een gebied via de knop Opmaken als tabel in de tab Start. Maar er kan nog veel meer. Wanneer u een nieuwe kolomkop buiten het tabelgebied typt wordt de tabel automatisch groter gemaakt. Maakt u een som, bijvoorbeeld om twee cellen bij elkaar op te tellen, dan zult u merken dat u niet meer met abstracte celverwijzingen hoeft te werken. Excel toont een celaanduiding bijvoorbeeld als [#Deze rij];[Omzet Q1]. Wat ook erg handig is: na het invullen van één berekening in een totaalkolom wordt de hele kolom gevuld met de nieuwe formule. Het is dus zelfs niet meer nodig de formule te kopiëren met de muis. Excel 2007 gaat werkelijk veel slimmer om met uw gegevens en dat scheelt u veel tijd.

 

 

 

Om een spreadsheet op te slaan zodat het leesbaar is in een vorige versie van Office gebruikt u Opslaan als. Handel als volgt:

 

 

Zo slaat u een kopie van het huidige document op in het oude bestandsformaat, zodat u dit met anderen kunt uitwisselen. Bijvoorbeeld door het te mailen aan een organisatie waarvan u weet dat zij nog geen Office 2007 gebruiken.

 

 

Excel 2007 kent een wel heel gemakkelijke manier om de gebruikelijke rasterlijnen tussen elke kolom- en rijscheiding uit te schakelen. U vindt deze mogelijkheid onder andere in het tabblad Beeld in de vorm van het selectievakje Rasterlijnen. Door het vinkje uit te zetten verdwijnen alle rasterlijnen op het beeldscherm. Dit heeft echter geen effect op een afdruk.

 

Het wordt iets ingewikkelder wanneer u de rasterlijnen wel wilt afdrukken. In dat geval kunt u beter kijken in het tabblad Pagina-indeling. Hier vindt u ook een selectievakje Rasterlijnen (eigenlijk hetzelfde vakje als onder Beeld), maar daaronder een selectievakje Afdrukken. Dit staat standaard uit. Zet u het aan, dan worden de rasterlijnen op papier afgedrukt. Het maakt in dat geval niet uit of u de rasterlijnen op het scherm weergeeft of niet.

 

 

In Excel 2003 is het geen probleem een grafiek te maken op basis van de gegevens in een werkblad en deze grafiek in een ander, nieuw werkblad te laten plaatsen. Het was één van de opties van de automatisch verschijnende Wizard Grafieken. In Excel 2007 bestaat deze Wizard niet meer. Wanneer u waarden selecteert en via het tabblad Invoegen een grafiektype kiest wordt de grafiek direct in het huidige werkblad geplaatst.

Geen nood, want in de tab Ontwerpen die dan verschijnt zit achteraan een knop Grafiek verplaatsen. Klik hierop en kies Nieuw blad om de huidige grafiek in een nieuw werkblad te plaatsen in plaats van in het huidige werkblad. Kiest u Object in, dan kunt u één van de huidige werkbladnamen opgeven om de grafiek daarin te verplaatsen.

 

 

 

 

Het kan een heel mooi en professioneel effect geven wanneer de staven in een diagram enigszins transparant zijn. Dankzij de nieuwe grafische 'engine' in Excel 2007 is dat nu mogelijk. Maak eerst een staafdiagram door gegevens te selecteren en in het tabblad Invoegen te kiezen voor Kolom in de groep Grafieken. Handel daarna als volgt:

 

 

 

In Word en Excel 2003 kunt u via het menu Invoegen de optie Symbool gebruiken. U krijgt dan een dialoogvenster te zien waarin alle mogelijke tekens gekozen kunnen worden. Zo voegt u allerhande accenttekens in, variërend van een e-trema tot Russisch. In Excel 2007 is die optie natuurlijk nog gewoon voorhanden. Wij vrezen alleen dat sommige gebruikers hem niet zo snel zullen vinden. De neiging bestaat wellicht om in het tabblad Start te zoeken. Maar als u op de tab Invoegen klikt komt u rechts onderin het lint een knop Symbool tegen. Dit is het gebruikelijke dialoogvenster voor het invoegen van vreemde tekens.