Access voor beginners - deel 2

In het eerste deel van deze minicursus heeft u Microsoft Access leren kennen. U heeft gezien wat het databasevenster is. Dat een database uit een of meer tabellen bestaat en u heeft geleerd hoe u die tabellen kunt maken. Ook heeft u een tweetal tabellen daadwerkelijk aangemaakt, namelijk de tabellen Producten en Toeleveranciers. Tot slot heeft u enige gegevens in deze tabellen ingevoerd.

 

Heeft u dit deel één van deze cursus gemist? U vindt hem via bovenstaande link. Alles wat in dat eerste deel is behandeld vindt u terug in het voorbeeldbestand. In deze voorbeelddatabase vindt u de tabellen Producten en Toeleveranciers compleet met gegevens.

 

In het eerste deel van deze minicursus heeft u Microsoft Access leren kennen. U heeft gezien wat het databasevenster is. Dat een database uit een of meer tabellen bestaat en u heeft geleerd hoe u die tabellen kunt maken. Ook heeft u een tweetal tabellen daadwerkelijk aangemaakt, namelijk de tabellen Producten en Toeleveranciers. Tot slot heeft u enige gegevens in deze tabellen ingevoerd.

 

LET OP: Mogelijk verschijnt tijdens het openen van de voorbeelddatabase een beveiligingswaarschuwing over 'onveilige expressies blokkeren'. Kies Nee. In een tweede volgend scherm wordt uw keuze bevestigd: hier kiest u Ja. Bij de derde beveiligingswaarschuwing over 'mogelijk onveilige code' kiest u Openen.

 

In de twee tabellen kunt u gegevens opslaan en bewerken. Ook kunt u in de tabelweergave gegevens filteren en sorteren. Access kan evenwel nog veel meer, zelfs zonder programmeerwerk. In dit deel van de cursus gaat u twee invoerschermen maken. Ook hiervoor geldt dat we het werk door Access zelf laten doen.

 

Voor de volledigheid: ook in de Nederlandse versie van Access wordt een rij 'record' genoemd. In goed Nederlands bevat een tabel rijen, maar in databaseland wordt normaliter over records gesproken.

 

Invoerschermen zijn gemakkelijker in gebruik dan de tabellen. Immers, in plaats van één enkele rij per relatie - waarin alle gegevens van die relatie naast elkaar staan - ziet u in een invoerscherm alle gegevens van die relatie overzichtelijk gerangschikt. Dit soort invoervensters worden in Access formulieren genoemd. Ook deze zijn toegankelijk via het databasevenster, zie afbeelding.

 

Klik op de knop Formulieren aan de linkerkant van het venster om naar het juiste scherm te gaan. In dit scherm ziet u twee mogelijkheden, namelijk Formulier maken in ontwerpweergave en Formulier maken met wizard. De eerste mag u voorlopig vergeten: met deze mogelijkheid opent u namelijk een geheel kaal formulier waarin u alles zelf dient te bouwen. Niet handig voor beginners, dus in deze fase is de andere optie handiger. De wizard namelijk helpt u een formulier te maken door u een aantal vragen te stellen, waarop u een antwoord geeft. Access maakt daarna een kant en klaar en werkend formulier voor u aan.

 

 

Er is nog een manier. Gebruikt u namelijk in plaats van deze twee opties de knop Nieuw bovenin het databasevenster, dan krijgt u nog een aantal extra mogelijkheden voor het maken van formulieren. Naast de twee opties die net de revue zijn gepasseerd, ziet u hier onder meer nog twee wizards en een aantal Autoformulier-wizards.

 

In eerste instantie zijn van deze lijst met name de wizard Autoformulier: in kolomvorm en Autoformulier: in tabelvorm voor ons doel interessant.

 

Kiest u voor de laatste, dan wordt een formulier voor u gemaakt waarin de gegevens in een tabelachtige vorm - compleet met rijen en kolommen - te bewerken zijn. Deze formulierweergave is vooral prettig voor het onderhoud van kleine tabellen die niet al te veel gegevens bevatten. Zoals bijvoorbeeld de tabel Toeleveranciers in de Access voorbeelddatabase.

 

Kiest u voor de kolomweergave, dan krijgen uw tabellen gezelschap van een formulier dat alle gegevens van één record weergeeft. Met knoppen bladert u door de rijen van uw tabel, waarbij dan steeds de gegevens uit één rij in een scherm te zien zijn.

 

U begint met het maken van een formulier voor de tabel met de toeleveranciers. Zorg dat u in het databasevenster het formulierendeel ziet:

 

 

LET OP: Mogelijk verschijnt nu een beveiligingswaarschuwing over 'onveilige expressies blokkeren'. Kies Nee. In een tweede volgend scherm wordt uw keuze bevestigd: hier kiest u Ja. Bij de derde beveiligingswaarschuwing over 'mogelijk onveilige code' kiest u Openen.

 

 

 

Bekijkt u dit formulier eens goed. Bovenin, in de titelbalk ziet u de formuliernaam. In dit geval is die gelijk aan de naam van uw tabel, maar later kunt er alles van maken wat u maar wilt.

 

 

 

 

 

 

In de knoppen- en menubalken bovenin Access vindt u nog veel meer functies die u kunt gebruiken. Drie hiervan zijn nu al voor u interessant. De knop met de verrekijker biedt u de mogelijkheid om een rij op te zoeken op basis van bepaalde zoekwoorden of waarden. De knop met de asterisk doet hetzelfde als die onderin uw formulier, namelijk een nieuwe rij aanmaken. De knop met het kruisje ten slotte verwijdert de actieve (geselecteerde) rij. Als u uw muisaanwijzer even boven de andere knoppen laat zweven komt u ook van de andere knoppen eenvoudig te weten welke functie ze hebben.

 

Een klik op het kruisje rechtsboven uw formulier levert u de vraag op welke naam uw formulier dient te krijgen. Laat de voorgestelde naam staan en klik op OK. Het formulier wordt nu gesloten en in het databasevenster ziet u nu de naam van uw formulier verschijnen. Vanaf nu kunt u dit formulier altijd vanuit dit venster benaderen.

 

Als u nieuwsgierig bent en eens wilt weten hoe het ontwerp van uw formulier er nu uitziet, doe dan het volgende:

 

 

 

Op dezelfde manier als met de tabel Toeleveranciers kunt u ook een formulier maken voor de tabel 'producten'.

 

 

Deze keer zal het scherm u wat bekender voorkomen. Het principe is namelijk gelijk aan het vorige formulier. Het grootste verschil zit hem in het feit dat u in dit formulier de rijen niet onder elkaar ziet, maar als het ware 'naast elkaar', waarbij u per keer maar één rij kunt zien.

 

Om het formulier een beetje handiger te maken moet u een wat lastige excercitie uitvoeren. U gaat namelijk het veld 'LeverId' verwijderen en vervangen door een veld waar u de leverancier kunt selecteren. Dit betekent dus, dat u in het formulier dat gegevens laat zien uit de Producten-tabel een veld gaat maken, dat gegevens ophaalt uit een andere tabel, namelijk die van de Toeleveranciers. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde sleutel. Voer de volgende stappen uit om dit te bereiken:

 

 

Access heeft nu voor u een veld gemaakt waarin u een leveranciersnaam kunt selecteren. In deel één van deze cursus is kort iets verteld over sleutels. Het zojuist gecreëerde selectieveld is een mooi voorbeeld van hoe deze sleutels in de praktijk werken: steeds als u naar een ander product bladert zoekt Access de bijbehorende leveranciersnaam op in de tabel.

 

Sluit het formulier weer via een klik op het kruisje in de rechterbovenhoek. Laat de voorgestelde naam staan en klik op OK. Het formulier Producten wordt nu in uw databasevenster getoond en is voortaan van hieruit te openen.

 

In dit deel van de cursus heeft u kennis gemaakt met de 'Formulieren' van Access. U heeft er twee gemaakt en gezien waar u deze formulieren handmatig kunt wijzigen. Ook heeft u een praktijkvoorbeeld gezien van het gebruik van een sleutel om gegevens uit een andere tabel te halen. Wat nu nog overblijft voor deze beginnerscursus is de presentatie van de gegevens. Daarvoor kent Access ook een mooi mechanisme, de 'rapporten'. Hoe u die aanmaakt leert u in het derde en laatste deel van deze Minicursus.