Access voor beginners - deel 1

De wereld gaat snel... heel snel tegenwoordig. Deed u als kleine zelfstandige tien jaar geleden alles nog met de hand, dan keek niemand daarvan op. Tegenwoordig wordt van een ondernemer die een beetje bij de tijd is verwacht dat de belangrijke zaken op de computer worden geregeld. Uw correspondentie, uw administratie, uw communicatie en zelfs uw belastingaangiften horen tegenwoordig op de pc thuis. Maak dan ook de volgende stap, zoals de prijslijsten voor uw klanten en de brieven aan uw toeleveranciers automatisch aanmaken.

 

Nee, denkt u, het kost me te veel om daar weer allerlei software voor aan te schaffen. Of: Nee, ik ben ondernemer, geen computerexpert. U hebt helemaal gelijk. Daarom kiezen we voor een andere aanpak. U bent in het bezit van Microsoft Office, en wellicht is dat een versie inclusief Microsoft Access. Dan gaat u in deze korte cursus leren wat dit gereedschap voor u kan betekenen. Het gaat er niet om ingewikkelde dingen te programmeren of alle in's en out's van het programma te leren kennen. Nee, u leert gewoon hoe u het snelst gebruik kunt maken van een applicatie die er gewoon om vráágt mee te helpen in uw bedrijfsvoering.

 

De correcte term voor veel van de momenteel in gebruik zijnde databases is 'Relationeel Database Management systeem' ofwel RDBMS. Een database is normaliter een programma waar u tabellen met gegevens in kunt vastleggen. Adressen bijvoorbeeld, of artikelen. Of allebei. Bij grote bedrijven staan deze tabellen op een server, waar ervaren programmeurs een programma bij maken, waarmee het voor u als gebruiker gemakkelijk wordt om in die databases te zoeken en te werken. Een voorbeeld van zo'n serverdatabase is SQL Server.

 

Access is een RDBMS voor de desktop. Kortweg, een database voor op uw pc dus. Groot verschil met bijvoorbeeld het hierboven genoemde SQL Server is dat in Access zowel de gegevens als het programma om met die gegevens te kunnen werken in één bestand zijn opgeslagen. Access is daarnaast, zeker in de meer recente versies, dermate gebruikersvriendelijk van opzet dat iedereen in staat is om er mooie dingen mee te doen, zelfs zonder ook maar een letter te programmeren.

 

Als u Access start, krijgt u een leeg venster te zien. De nieuwste versies van Access tonen aan de rechterkant het witgekleurde taakvenster. In de wat oudere versies krijgt u een dialoogvenster te zien waarin wordt gevraagd of u een nieuwe database wilt maken of een bestaande wilt openen.

 

 

 

Dit venster is uw commandocentrum in Access. Van hieruit maakt u de onderdelen van uw programma, de tabellen, de rapporten en de formulieren.

 

 

Daarnaast kun u in het databasevenster nog kiezen voor queries, modules en pagina's, maar die laten we in deze cursus buiten beschouwing.

 

In deze cursus maakt u 2 tabellen aan. De eerste is een productendatabase. Klik hiervoor aan de linkerkant van het databasevenster in de knoppenbalk op Tabellen. U ziet dan drie opties. Hoewel de optie Tabel maken door gegevens in te voeren erg gemakkelijk (en dus verleidelijk) klinkt, is dit niet de meest handige methode om tabellen aan te maken. Rechtstreeks beginnen met het zelf Ontwerpen van tabellen in de tabelweergave is pas interessant als u wat meer thuis bent in Access, dus ook die kiest u niet:

 

 

 

Voor u nu verder gaat even een korte uitleg. U heeft inmiddels gezien dat een tabel bestaat uit meerdere 'velden'. In een veld slaat u een gegeven op, bijvoorbeeld een straatnaam of een huisnummer. Nu kan het natuurlijk zijn dat er meerdere mensen wonen in dezelfde straat en/of op hetzelfde huisnummer. Dat is niet handig, want hoe weet u nu welke u moet hebben. U heeft dus iets nodig waarmee u precies de juiste gegevens kunt identificeren.

 

Dat 'iets' noemen we een primaire sleutel. Die kan uit één of meerdere velden bestaan. Heeft u al een gegeven in uw tabel staan (in dit voorbeeld een artikel- of productnummer) dan kunt u die prima aanwijzen als primaire sleutel. Heeft u die niet of weet u niet welk veld u als unieke sleutel moet aanwijzen, dan kunt u ervoor kiezen om Access een nieuw veld aan uw tabel te laten toevoegen. In dit veld plaatst Access dan meestal een uniek nummer, dat als sleutel dient.

 

 

In het laatste scherm van de wizard vraagt Access hoe u de tabel wilt gebruiken. Wilt u snel gegevens invoeren, dan kunt u ervoor kiezen om de gegevens rechtstreeks in de tabel te typen. Als alternatief kunt u ervoor kiezen om de wizard een formulier te laten genereren. Wilt u de structuur van de tabel nog wijzigen, dan kiest u de optie Het tabelontwerp wijzigen.

 

 

 

De tabel wordt nu gemaakt en getoond. In de linkerkom ziet u de veldnamen die u in de wizard al voorbij zag komen. Aan de rechterkant staat het zogenaamde 'veldtype'. De typen die hier door Access zijn ingevuld spreken voor zich.

 

 

Op deze zelfde manier gaat u nu de wizard gebruiken om de tweede tabel te maken, een database met adresgegevens van leveranciers.

 

 

 

In de laatste procedure komt u één scherm tegen dat u nog niet eerder zag. Dat is het venster waarin gevraagd wordt naar de Relaties. U krijgt dit venster te zien omdat uw database al een tabel bevat, namelijk de tabel met de artikelen. Door een relatie aan te geven tussen de twee tabellen kunt u de gegevens makkelijk combineren. In Access is dit eenvoudiger als u denkt. Stelt u zich eens uw productenlijst voor. U kunt natuurlijk bij elk product de adresgegevens van uw leverancier vermelden. Maar dat is veel werk en bovendien niet slim, want als de leverancier verhuist, moet u de adreswijziging op alle 'artikel-kaarten' doorvoeren.

 

Handiger is het om alleen een leveranciersnummer te vermelden, en aan de hand van dit nummer de naam, adres en woonplaats van de leverancier op te zoeken in een andere tabel. Via dit nummer legt u dus de relatie tussen de producten en de leveranciers. Omdat in dit geval een leverancier meerdere producten kan aanbieden spreken we van een één-op-veel relatie voor toeleveranciers naar producten. Met andere woorden:

 

 

Voordeel hiervan is natuurlijk dat de gegevens van de leverancier maar op één plaats bijgehouden hoeven te worden. Dat maakt het verwerken van bijvoorbeeld een adreswijziging zeer eenvoudig.

 

 

Als alles goed is gegaan bevat het databasevenster nu een tweetal tabellen.

 

 

Om in Access gegevens aan een tabel toe te voegen selecteert u de gewenste tabel en klikt u op de knop Openen. In het gegevensblad dat nu verschijnt kunt u rijen toevoegen, invullen en verwijderen. Vul beide tabellen met de gegevens in zoals weergegeven in de twee afbeeldingen.

 

 

Tot zover dit eerste deel van Access voor beginners. Het maken van tabellen is misschien niet bijster spannend. De meeste mensen zullen ook niet razend enthousiast worden van een avondje gegevens invoeren. Toch, als u een werkend programma wilt maken in Access, als beginner of als gevorderde, is dat structuur van uw data van cruciaal belang. Al maakt u nog zulke mooie, flitsende en gelikte schermen, is de dataopslag niet goed, dan deugt het programma niet. Vandaar dat we in deze eerste aflevering alle aandacht hebben gewijd aan de tabellen. Zodat u na deze cursus zélf aan de gang kunt met uw Access-programma, en een database kunt maken waar u nog tijden plezier aan beleeft.

 

In het volgende deel van deze cursus leert u een eenvoudig formulier te maken, zodat het invullen, bijhouden en raadplegen van gegevens wat gebruiksvriendelijker wordt. Ook wordt ingegaan op het maken van overzichten. Denk hierbij aan een prijslijst of een bestelopdracht.