PowerPoint-cursus - deel 2

In deel 1 van deze cursus hebt u gezien hoe een presentatie tot stand kan komen. Samenvattend is van dit deel een video gemaakt, die u via onderstaan de link kunt bekijken. De video is een goede opfrisser van uw kennis, om u voor te bereiden op dit tweede deel van de cursus, waarin de presentatie verder wordt uitgebreid en opgemaakt.

 

 Samenvattende video

 

PowerPoint is uitgerust met animatie-effecten. Daarmee is het mogelijk om elementen op een bijzondere manier te laten verschijnen of te verdwijnen. In een animatieschema bepaalt u hoe dat precies moet gebeuren. De animatieschema's zijn bedoeld om een vooraf ontworpen reeks animatie-  en overgangseffecten in één keer op de hele presentatie toe te passen.

 

 

 

De schema's zijn onderverdeeld in de groepen Geen animatie (voor rustige presentaties), Subtiel (geschikt voor bedrijfspresentaties), Gematigd (met fraaie, niet al te wilde effecten) en Opvallend (sterke effecten). Bovendien worden de laatst gebruikte effecten getoond onder de groep Onlangs gebruikt.

 

Een bijzonder geavanceerde vorm van animaties vindt u in de Animatiepaden. Dit zijn vooraf door u uitgestippelde paden die tijdens de presentatie door objecten gevolgd worden.

 

 

 

Vaak moet u in een presentatie een grafiek opnemen. PowerPoint beschikt hiervoor over een galerie met conceptuele diagrammen. Via de knop Diagram of organigram invoegen in de werkbalk Tekenen krijgt u de Galerie voor diagrammen te zien. Zie afbeelding. U hebt hier een aantal keuzes:

 

 

U kunt elk diagramtype aanpassen met tekst, animatie effecten en diverse opmaakstijlen. Het maken van organogrammen is nu opgenomen in de Galerie voor diagrammen. U kunt de tekengereedschappen van PowerPoint gebruiken in plaats van een aparte toepassing. Daardoor worden uw presentatiebestanden kleiner en kunnen de organogrammen gemakkelijker worden bewerkt.

 

Met afbeeldingen worden in Microsoft-terminologie over het algemeen grafische afbeeldingen bedoeld, van schijf of uit de mediagalerie. U kunt ook direct afbeeldingen of foto's van een scanner of digitale camera naar PowerPoint toe halen. Zo beschikt het programma over een Fotoalbum-functie via Invoegen >> Afbeelding >> Nieuw fotoalbum. Daarmee kunt u snel en gemakkelijk een presentatie maken van een selectie van uw digitale foto's. De speciale opties voor de opmaak van fotoalbums laten u onder meer bijschriften onder elke foto plaatsen.

 

 

In deze cursus wordt aan het fotoalbum geen aandacht besteed, wel aan afbeeldingen die u in uw dia's toepast. PowerPoint biedt de mogelijkheid meerdere afbeeldingen tegelijk in te voegen. Maak daartoe eerst een nieuwe dia aan:

 

 

 

Afbeeldingen die op zijn kant staan kunt u draaien of spiegelen. Selecteer de afbeelding, en klik en sleep de groene stip bovenaan het plaatje tot de afbeelding staat zoals u wilt.

 

 

Om de afbeeldingen van een bijschrift te voorzien moet u - zoals voor elke tekst in PowerPoint - tekstvakken toevoegen:

 

 

Met behulp van Microsoft PowerPoint en Microsoft Outlook kunt u een presentatie in een e-mailbericht ter revisie naar collega's sturen. Elke revisor stuurt het door hem of haar gewijzigde bestand terug. Daarna kunt u alle opmerkingen en wijzigingen in PowerPoint 2002 of 2003 samenvoegen in een enkele presentatie. Dat kan ofwel in Outlook 2002 of 2003 gebeuren, bij het opslaan van de gewijzigde presentatie, of in PowerPoint zelf.

 

U kunt de wijzigingen bekijken in het Revisievenster, dat u bereikt via de werkbalk Redigeren. In dit venster worden alle wijzigingen overzichtelijk weergegeven. U kunt elke wijziging afzonderlijk accepteren of negeren of dat met alle wijzigingen in één keer doen. Opmerkingen van de revisoren zijn op kleur gecodeerd.

 

Als u werkt met een computer die meerdere monitoren ondersteunt, kunt u de functie Presentatorweergave voor diavoorstellingen gebruiken. Daarmee is het mogelijk om op de ene monitor uw sprekersnotities te zien en door de presentatie te navigeren, en op de andere monitor de presentatie zelf te vertonen. De eerste monitor is daarbij natuurlijk op u gericht en de tweede op het publiek. Het werken met twee monitoren wordt ondersteund door Windows 98, 2000 en XP. U stelt de weergave voor de presentator in in het venster Diavoorstelling instellen:

 

 

Dikwijls verwacht uw publiek, dat zij tijdens de presentatie beschikken over geprinte exemplaren van uw dia's, waarop zij - terwijl u aan het praten bent - aantekeningen kunnen maken. Begin met een afdrukvoorbeeld. Net als in Microsoft Word en Excel kunt u nu ook in PowerPoint een Afdrukvoorbeeld van de presentatie bekijken. Het afdrukvoorbeeld zit op precies dezelfde plaats als in Word en Excel:

 

 

Digitale foto's of andere bitmaps op een dia maken de presentatie 'groot' in MegaBytes. PowerPoint biedt de mogelijkheid om de beelden optimaal te comprimeren. Daarmee beperkt u de bestandsgrootte van de totale presentatie, wat bij het opslaan en/of het eventuele downloaden ervan zijn voordelen heeft. U hebt namelijk minder opslagruimte nodig en het downloaden wordt bekort. Dat gaat als volgt:

 

 

Niet alleen voor het downloaden is een compact bestandsformaat wenselijk, ook als u de presentatie op uw website of intranet plaatst, om on line te worden bekeken, is een compact formaat gewenst. U moet de presentatie dan opslaan als webpagina (in HTML-indeling). Vooraf dient u enkele instellingen voor de webpagina te optimaliseren via het venster Webopties.

 

 

In deze korte cursus hebt u kennis kunnen maken met de mogelijkheden van PowerPoint. Wat daarbij vooral opvalt is dat u met slechts enkele klikken al een nette presentatie gereed maakt, die u vervolgens verder kunt aankleden met onder meer animatie-effecten en afbeeldingen.