Soms moet u een reclameboodschap naar al uw klanten verzenden Of u wilt een reorganisatie onder het personeel aankondigen. Dit lijkt afschrikwekkend, maar hoeft het niet te zijn. De functie Afdruk samenvoegen van Word maakt de dingen een stuk simpeler.
Eigenlijk gebruikt Word een lijst met namen en adressen uit een tabel. U kunt deze tabel maken in Word, in Microsoft Access of in Microsoft Outlook. Allemaal onderdelen van Microsoft Office. Dit werkt het best met een goede planning. U hebt wellicht een database nodig en waarin kunt u die beter maken dan in Access. Maar dit is veel moeilijker dan alles in Excel in te voeren (ook een onderdeel van Microsoft Office). Ik gebruik in dit voorbeeld Excel, maar onthoud dat er meerdere opties zijn.
Begin dit proces met het typen van de brief. Iedereen ontvangt dezelfde brief, dus er blijft weinig ruimte voor een persoonlijke benadering. Als u de brief typt, dient u ruimte vrij te laten voor het adres van de persoon en de aanhef. Wanneer u het Excel-document maakt, hebt u uiteraard de naam en het adres van de persoon nodig. U hebt ook een veld voor de aanhef nodig. Als Rob Jansen een van de personen is die de brief ontvangt, wilt u wellicht dat de aanhef "Beste Rob" is. Als uw relatie met dhr. Jansen van formele aard is, kiest u wellicht liever de aanhef "Geachte meneer Jansen". De namen in de kolom aanhef zijn dus respectievelijk "Rob" en "meneer Jansen."
Vervolgens opent u de brief. Klik op Extra >> Brieven en verzendlijsten >> Afdruk samenvoegen. Volg de richtlijnen van de wizard rechts op het scherm. Als u de ontvangers van uw brieven wilt selecteren, bladert u door uw lijst met contactpersonen in Excel, Outlook of een andere database. U kunt via Afdruk samenvoegen niet alleen brieven afdrukken, maar ook adressen afdrukken op enveloppen en etiketten. Uw leven wordt een stuk eenvoudiger. | 
Tip
