Bestanden synchroniseren met SyncToy

SyncToy kan u helpen bij het synchroniseren, kopiëren, backuppen en onderhouden van bestanden en mappen op uw computer. De Verkenner van Windows XP is een uitstekend hulpmiddel bij het kopiëren van bestanden, maar geen enkel onderdeel van Windows kan herkennen of u een bestand hernoemd hebt.

 

Stel u het volgende scenario voor. U hebt een map met bestanden van de laatste werkbespreking op uw notebook. Deze bestanden kopieert u naar uw desktop. Vervolgens hernoemt u een paar bestanden en andere verwijdert u. Om er zeker van te zijn dat u alle bestanden ook op uw desktop hebt staan, kopieert u de hele map weer. De hernoemde en verwijderde bestanden worden daarbij niet overschreven. Zij blijven dus staan, kosten schijfruimte en scheppen onduidelijkheid.

 

Het hier omschreven scenario is te voorkomen door de hele map op uw desktop te verwijderen en opnieuw te kopiëren. Maar weet u wel zeker of u op uw desktop geen bestanden hebt toegevoegd of hernoemd? En is het steeds opnieuw kopiëren van een map van 5, 10 of 20 gigabyte wel handig? Nee, natuurlijk niet. In dit soort situaties is SyncToy uw reddende engel.

 

Net als andere programma's heeft ook SyncToy minimale systeemeisen. De hardware-eisen zijn niet zo belangrijk, maar let even op de software-eisen voordat u het pakket installeert. Ten eerste vereist SyncToy een legale versie van Windows XP (of de Tablet PC en Media Center versies). Windows XP moet bovendien zijn voorzien van Service Pack 2 en Microsoft .NET Framework 1.1.

 

Voldoet uw computer aan deze eisen, volg dan de link bovenaan de pagina om het programma te downloaden en te installeren. Volg de instructie op het scherm. SyncToy wordt onder Start >> Alle programma's geplaatst en is na installatie direct te gebruiken.

 

 

De eerste keer dat u SyncToy start wordt u gevraagd een Folder Pair te maken. U definieert twee mappen waarin bestanden staan die u synchroon wilt houden. Vervolgens vraagt het programma welke actie u wilt uitvoeren. De beschikbare acties zijn:

 

 

 

U kunt uw mappenpaar (folder pair) een naam geven om het gemakkelijk te kunnen identificeren. Op deze wijze kunt u meerdere mappenparen aanmaken en hieraan synchroniseer- of kopieeracties toewijzen. Voordat er iets gebeurt kunt u altijd een zogenaamde Preview laten uitvoeren. Daarbij kunt u vooraf zien welke handelingen het programma gaat verrichten. Elke handeling is apart te bekijken, maar u kunt ook in een oogopslag zien hoeveel bestanden gekopieerd, verwijderd en dergelijke worden.

 

Nu kunt u met een gerust hart de actie uitvoeren. De eerste keer dat u een mappenpaar synchroniseert worden natuurlijk alle bestanden uit de linker map gekopieerd naar de rechter map. 'Links' en 'rechts' duiden hier de plaats van de map in de interface van het programma aan. Wanneer u in de linker map een bestand hernoemt en de actie opnieuw uitvoert zal het bestand ook in de rechter map hernoemd worden. Het bestand komt in de 'kopie-map' dus niet dubbel voor.

De eerste handeling in SyncToy is zoals gezegd het aanmaken van een nieuw mappenpaar of folder pair. Laten we aannemen dat u een map met Excel werkbladen op de PC heeft die u wilt kopiëren naar uw notebook. Daarna moeten de mappen gesynchroniseerd blijven. Wij gaan ervan uit dat beide computers in een netwerk verbonden zijn en dat u volledige schrijfrechten op een gedeelde map op de notebook heeft. Voer de volgende stappen uit:

 

 

Na enige tijd is het proces voltooid. Alle bestanden in de map op uw PC zijn gekopieerd naar de map op uw notebook.

Wat nu als u een nieuw werkblad in de map op uw pc opslaat? Laten we dat eens gaan doen en zien hoe SyncToy daar mee omgaat. Handel als volgt:

 

 

In het venster Preview ziet u in de lijst een bestand staan. In de kolom Source File ziet u de bestandsnaam ervan en onder Operation staat New. Linksonder in het venster Preview ziet u bij Preview results een samenvatting. Er wordt slechts één bestand gekopieerd en dat is precies het bestand dat we sinds de laatste actie toegevoegd hebben. Voer de actie uit:

 

 

Om u duidelijk te maken hoe slim SyncToy is kunnen we nog een stap verder gaan. U hernoemt een bestand op uw PC en verwijdert er één op uw notebook.

 

 

U hoeft het Preview venster niet te gebruiken. Het is voldoende in SyncToy te kijken of u het juiste mappenpaar geselecteerd heeft en op Run te klikken.

 

De vijf in dit artikel besproken PowerToys voegen elk een klein stukje extra functionaliteit toe aan de desktop van Windows XP. Of ze voor u een handige aanvulling zijn kunt u het beste zelf beoordelen door ze stuk voor stuk uit te proberen. Bevallen ze niet, dan verwijdert u ze weer van uw systeem. Bevalt een of meer PowerToy u wel, dan kunt u deze voortaan blijven gebruiken want ze kosten helemaal niets!