Airsupply helpt klanten sneller met de @Mobile Box

De organisatie
Airsupply is een specialist in oplossingen voor klimaatbeheersing binnen gebouwen, waaronder woonhuizen, kantoren, winkels en horecagelegenheden. Als onafhankelijke partij adviseert Airsupply haar klanten over de juiste keuze van airconditioning-, luchtreiniging- en ontvochtigingsystemen. De systemen worden door Airsupply geleverd en volledig geïnstalleerd, waarbij tevens de mogelijkheid bestaat om een servicecontract af te sluiten. Het kantoor van Airsupply is gevestigd in Emmeloord, het bedrijf telt 25 medewerkers.

 

De situatie
Airsupply heeft een aantal vertegenwoordigers in dienst die bij klanten langsgaan om een inventarisatie te maken van de specifieke situatie en wensen van een klant. Na deze afspraak werd in de oude situatie op kantoor een offerte gemaakt. De IT-omgeving van Airsupply was echter niet centraal opgezet. Documenten werden lokaal op een willekeurige pc opgeslagen. Om bij alle documenten te kunnen moesten alle machines aan staan.

 

Raoul Groenewegen, bedrijfsleider van Airsupply: “Onze acht werkplekken waren door middel van een router met elkaar verbonden. Als een werknemer een document geopend had kon niemand anders het bestand openen. Hierdoor ontstonden er vaak verschillende versies van hetzelfde bestand met als gevolg dat het onduidelijk was wat de actuele versie was. Daardoor werd er nog veel op papier bewaard.”

 

"Door de nieuwe ICT-omgeving kunnen wij onze klanten beter van dienst zijn. De tijd tussen aanvraag en offerte is enorm bekort. Vroeger moest een klant enkele dagen op een offerte wachten, dat is nu een kwestie van minuten. Ook de overige communicatie met de klant gaat nu veel sneller en betrouwbaarder, omdat we altijd alle informatie bij de hand hebben. Op kantoor en op locatie.”   Raoul Groenewegen, Bedrijfsleider van Airsupply

De uitdaging
Airsupply wilde efficiënter gaan werken. Het werd al snel duidelijk dat een nieuwe, betere IT-omgeving voor grote winst zou kunnen zorgen. Groenewegen: “Wij wilden een ICT-omgeving waarmee we sneller en eenvoudiger offertes kunnen opstellen en die een hogere efficiency binnen het bedrijf mogelijk zou maken.” Ook wilde het kantoor in Emmeloord af van de grote papierstroom. Een stabiel netwerk met praktisch documentbeheer moest overzicht creëren in de documenten, door ze op een centrale plaats voor iedereen toegankelijk te maken.

 

Daarnaast wilde Airsupply werkelijk sneller offertes kunnen uitbrengen. “Na een inventarisatie van de klantsituatie moet de vertegenwoordiger meteen een offerte aan de klant kunnen geven, in plaats van eerst op en neer naar kantoor te hoeven”, aldus Groenewegen. Het bedrijf zocht daarom naar een oplossing die ervoor zou zorgen dat de bedrijfsactiviteiten op iedere locatie kunnen worden uitgevoerd.

 

De @Mobile Box
Met deze vooruitstrevende wensen voor ogen kwam Airsupply in contact met partnerbedrijf QIT Solutions. Hans Keijzer, accountmanager van QIT Solutions: “Wij adviseerden de @Mobile Box die door Mobile Competence Centre geleverd wordt. Deze totaaloplossing bestaat uit Microsoft Windows Small Business Server 2003 in combinatie met Pocket PC's die gebruik maken van Microsoft Windows Mobile.”

 

De @Mobile Box is een geïntegreerd concept, bedoeld om de barrières rond het gebruik van mobiele technologie voor kleinere organisaties weg te nemen. Ruben Weenink, directeur van Mobile Competence Center: "Het Windows 2003-platform en Windows Mobile sluiten zeer goed op elkaar aan. Maar voor het kleinbedrijf zijn configuratie en beheer toch vaak een probleem. Een vaste beheerder is vaak niet aanwezig, en het vereist wat ervaring om snel en veilig mobiele apparaten zoals smart phones en Pocket PC's in de infrastructuur op te nemen. Wij configureren de @Mobile Box bij levering voor de inzet van mobiele apparaten, en regelen ook de draadloze verbindingen tussen de server en de Pocket PC's. Daarmee besparen we klanten en hun beheerders een hoop tijd en uitzoekwerk."

 

“De Pocket PC's bieden veel mogelijkheden: de vertegenwoordigers kunnen onderweg e-mail versturen, gebruik maken van internet en zelfs een beveiligde verbinding maken met het bedrijfsnetwerk. Doordat de Pocket PC's gebruik maken van Windows Mobile integreert dit uitstekend met het bedrijfsnetwerk.”   Hans Keijzer, Accountmanager van QIT Solutions

 

Onderweg zaken doen
Met Small Business Server heeft QIT Solutions gestructureerd documentbeheer opgezet. Ook kunnen applicaties gedeeld worden zodat deze niet op iedere desktop geïnstalleerd hoeven te worden. De firewall die bij Small Business Server Premium Edition wordt meegeleverd, biedt Airsupply bovendien een goede beveiliging van het internetverkeer. Keijzer: “De Pocket PC's bieden veel mogelijkheden: vertegenwoordigers kunnen onderweg e-mail versturen, gebruik maken van internet en zelfs via een beveiligde verbinding werken met het bedrijfsnetwerk. De Pocket PC's maken gebruik van Windows Mobile, dat integreert uitstekend met de Windows-kantooromgeving.”

 

Eind september 2004 was de nieuwe ICT-omgeving volledig operationeel en afgestemd op de bedrijfssituatie van Airsupply. Groenewegen: “De Pocket PC's hebben de werkwijze van onze vertegenwoordigers sterk veranderd. Wanneer zij bij een klant komen, maken zij met de geïntegreerde camera foto's van de situatie ter plaatse. Vervolgens mailen zij alle informatie inclusief de foto's direct naar het kantoor. Op het kantoor kunnen we meteen aan de slag met het maken van de offerte, wat het hele proces een stuk versnelt.”

 

De voordelen
De @Mobile Box levert Airsupply enorme verbeteringen door de toegenomen mobiliteit en flexibiliteit. “We kunnen overal inloggen op het bedrijfsnetwerk via een beveiligde internetverbinding", aldus Groenewegen. "Dankzij Exchange zijn e-mail en de digitale agenda overal beschikbaar. Hierdoor kunnen onze medewerkers nu ook prima thuis werken. De vertegenwoordigers hebben met de Pocket PC alles binnen handbereik: telefoon, internet en camera.”

 

Deze technische verbeteringen hebben directe invloed op de manier waarop Airsupply zaken doet. Groenewegen: "Door de nieuwe ICT-omgeving kunnen wij onze klanten beter van dienst zijn. De tijd tussen aanvraag en offerte is enorm bekort. Vroeger moest een klant enkele dagen op een offerte wachten, dat is nu een kwestie van minuten. Ook de overige communicatie met de klant gaat nu veel sneller en betrouwbaarder, omdat we altijd alle informatie bij de hand hebben. Op kantoor en op locatie.”

 

 

 

 

 

 

 

www.airsupply-bv.nl
www.qitsolutions.nl
www.mobilecompetence.com