Axapta vereenvoudigt traject van offerte naar order bij Alfa
Wassermann
Het bedrijf
Alfa Wassermann (dochteronderneming van het Amerikaanse Alfa Wassermann Inc)
levert via haar eigen distributeurkanaal bloedanalyseapparatuur aan
gezondheidscentra en verkoopt ultracentrifugeapparatuur aan de farmaceutische
industrie. Vanuit Woerden bedient Alfa Wassermann de markten buiten Amerika.
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
“Voor rapportages
aan ons Amerikaanse moederbedrijf importeren we gegevens in Excel-bestanden.
In de oude situatie verliep dat niet soepel. Met Axapta versturen we door
een druk op de knop de rapporten naar Amerika waar ons moederbedrijf de
bestanden direct inleest in haar softwarepakket. Eenvoudiger en veel sneller.”
Cleem Diemers
Algemeen directeur Alfa Wassermann |
|
|
 |
|
|
|
|
De situatie
De sales- en servicemedewerkers van Alfa Wassermann doen hun werk over de hele
wereld. De meest actuele productinformatie ontvangen zij via mailings vanuit
Woerden. Voor het maken van offertes moeten de sales-engineers inzicht hebben in
wat er met klanten is besproken en welke problemen zich hebben voorgedaan.
“Met die informatie kunnen zij
inspelen op de situatie”, vertelt Cleem Diemers, algemeen directeur bij Alfa
Wassermann. “Onze medewerkers moeten dus vanaf elke plek ter wereld kunnen
inloggen op onze bestanden. Met onze oude DOS-pakket lukte dat niet, de
klantrelatiemodule werkte niet goed. Om offertes om te zetten naar orders
moesten we gegevens twee keer inkloppen. Niet efficiënt en risico op fouten. Het
pakket was duidelijk aan het eind van haar levenscyclus.”
De oplossing
Alfa Wassermann ging op zoek naar een nieuw pakket. Dat wilde het flexibel
kunnen indelen. “Verder wilden we maatwerk tot het uiterste beperken en moest
het pakket gebruikersvriendelijk zijn. Het moest bovendien goed kunnen
communiceren met andere Microsoft-producten. De leverancier moest ook voor de
toekomst garanties bieden voor ondersteuning.” Op basis van deze wensen
benaderde Alfa Wassermann een aantal softwareleveranciers.
Microsoft Business Solutions Axapta bleek de goede oplossing
te zijn. “Daarbij gaf vooral de CRM-module de doorslag. Die is essentieel voor
het maken van mailings en het omzetten van offertes naar orders.” Microsoft
Certified Business Solutions-partner Pylades realiseerde de implementatie van
Axapta binnen begroting en tijdsplanning. “Niet alleen een compliment voor onze
eigen organisatie, maar ook voor Pylades. Pylades biedt goede kwaliteit, hun
consultants begrepen goed hoe het bij ons werkt.”
De voordelen
Als grootste winst ziet Alfa Wassermann de sterke vereenvoudiging in het
offertetraject. “Het proces is nu geïntegreerd waardoor we een offerte direct
omzetten in een order. Dubbel typewerk is niet meer nodig. Een hele verbetering,
ook omdat we nu veel minder fouten maken. Voor rapportages aan ons Amerikaanse
moederbedrijf importeren we gegevens in Excel-bestanden. In de oude situatie
verliep dat niet soepel. Met Axapta versturen we door een druk op de knop de
rapporten naar Amerika waar ons moederbedrijf de bestanden direct inleest in
haar softwarepakket. Eenvoudiger en veel sneller.
Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van Axapta maakten onze
medewerkers soepel de overstap van DOS naar Windows, waardoor onze
bedrijfsprocessen bij de overgang op Axapta zonder problemen doorliepen. Het
maken van financiële rapportages is eenvoudiger geworden. Binnen vijf minuten
maak ik vanuit de balans een Excel-sheet voor een analyse van
afdelingsresultaten. Dat biedt mij betere mogelijkheden om de organisatie te
sturen. Bij het oude pakket kostte het vanwege batchverwerking veel tijd om tot
hetzelfde resultaat te komen. Op logistiek gebied kunnen dankzij Axapta op basis
van bestelbehoeften een exacte forecast maken. Daardoor kunnen we nu
just-in-time leveren en de voorraad laag houden.”
De salesafdeling ervaart de voordelen van Axapta bij het maken van mailings,
waarmee het de distributeurs informeert over productontwikkelingen. “In het
verleden verstuurden we de mailings één voor één naar de distributeurs. Nu maken
we een selectie, koppelen er een Word-document aan en versturen dat automatisch
per e-mail. Een enorme tijdsbesparing. De salesafdeling gebruikt de CRM-module
ook voor het maken van gespreksnotities. Het maakt die gegevens inzichtelijk
voor alle verkoopmedewerkers. Dat levert ons aanzienlijke voordelen op. In de
oude situatie gebeurde dat gewoon op een kladblok en dat heb je niet altijd bij
de hand.”
Alfa Wassermann beschikt over een douane-entrepot voor opslag
van goederen die van het moederbedrijf uit Amerika komen. Voor leveringen binnen
de EG betaalt het invoerrechten, voor overige leveringen niet. “Om dat proces
goed te laten verlopen heeft Pylades een add on gemaakt die de invoerrechten op
maandbasis berekent. Er rolt een rapport uit dat voldoet aan de eisen van de
douane. In de oude situatie gebeurde dat allemaal handmatig. Onze logistieke
afdeling bespaart nu minimaal een dag per maand. En de kans op fouten is nihil.”
De toekomst
Alfa Wassermann heeft de basisfunctionaliteiten van Axapta geïmplementeerd
en gaat de toepassingen van het pakket nu verder uitbouwen. “Ik praat ook met
onze Amerikaanse moederorganisatie over invoering van Axapta. Dan kunnen we onze
systemen aan elkaar koppelen. Dat biedt nog meer efficiencyvoordelen bij
onderlinge leveringen en de verwerking van boekingen.”
Eisen
- Gegevens op afstand benaderbaar
- Systeem flexibel in te delen naar
eigen eisen
- Kunnen communiceren met Microsoft
Office
Voordelen
- Sterke vereenvoudiging
offertetraject
- Gebruikersvriendelijk
- Beter beheer logistiek
- Tijdsbesparing op versturen van
mailings
- Automatische rapportage
invoerrechten voor douane
Producten
Externe links
www.alfawassermann.com
(Italiaanse site, ook in het Engels beschikbaar)
www.pylades.com
|
