Ballast Nedam Infra B.V. coördineert documentenstroom op basis van
Microsoft SharePoint-technologie
Het bedrijf
Ballast Nedam Infra B.V. is een onderdeel van Ballast Nedam, een Nederlands
beursgenoteerd concern dat behoort tot de topvijf in de Nederlandse bouwsector.
Als aannemersbedrijf beperkt het zich niet tot het bouwen zelf, maar is het
actief in het gehele bouwproces: van initiatieffase en projectfinanciering tot
en met het onderhoud na de oplevering.
Kennis, inzet en durf vormen het handelsmerk. Hiertoe wordt
door intensieve samenwerking tussen de werkmaatschappijen kennis en kunde
gebundeld ingezet bij het ontwikkelen en realiseren van integrale projecten.
Ballast Nedam Infra, één van de twee grote divisies van het Ballast
Nedam-concern, opereert als een houdstervennootschap van zelfstandige
werkmaatschappijen verspreid over het gehele land, van waaruit de gangbare
projecten van civieltechnische aard worden gerealiseerd.
De situatie
Tijdens de voorbereiding en uitvoering van de projecten bij Ballast Nedam
Infra werken binnen een project vele partijen samen, zoals onderaannemers,
toeleveranciers, ontwerpers, de opdrachtgever en de eigen Ballast
Nedam-medewerkers. Uitwisseling van actuele informatie tussen deze partijen is
cruciaal.
Menno de Jonge, Informatie Manager bij Ballast Nedam Infra:
“Op een gegeven moment ontstond er een logistiek probleem: de participanten in
een project hebben bijvoorbeeld allemaal de laatste ontwerptekeningen nodig en
dat brengt een grote stroom aan documenten op gang. Om dat hele logistieke
proces van het verzenden en ontvangen van documenten in goede banen te kunnen
leiden werd dit bijgehouden in een Excel-spreadsheet of Access-database. Door
het grote aantal documenten en het feit dat meerdere gebruikers gelijktijdig
toegang tot de gegevens moeten hebben liep men tegen de grenzen van deze
producten aan, het was eenvoudigweg niet meer overzichtelijk en behapbaar.” Het
proces van gegevensuitwisseling moest geoptimaliseerd worden.
De uitdaging
Ballast Nedam Infra ging op zoek naar een documentmanagementsysteem dat beter
inzicht gaf in de locatie, revisie en status van de projectdocumentatie. Menno
de Jonge: “Een projectdossier bestaat uit uitgaande documenten zoals brieven,
faxen en CAD-tekeningen, maar ook uit documenten die door externe partijen in
digitale of papieren vorm worden aangeleverd. Bijvoorbeeld bestekken met
bijbehorende CAD-tekeningen, nota’s van wijzigingen, e-mails met of zonder
bijlagen, etc. De oplossing moest daarom vooral een groot aantal
bestandsformaten kunnen tonen. En we wilden een eenvoudige check-in en check-out
functionaliteit, gekoppeld aan een methodiek voor het vastleggen van de status
van een document.”
Ballast Nedam Infra zocht met name een systeem dat naast standaardgebruik in de
kantooromgeving snel kan worden ingezet in een projectomgeving. Dit stelt eisen
aan gebruikersgemak en vereist een eenvoudige aanpassing aan een nieuwe
omgeving. Per project kunnen aanmerkelijke verschillen optreden in
documentstromen en hierop moet betrekkelijk eenvoudig kunnen worden ingespeeld.
Menno de Jonge: “De invoering van een
documentmanagementsysteem is in een stroomversnelling geraakt door de
ontwikkelingen bij HR AVI. Op dit project in Amsterdam, waar een uitbreiding
voor de hoogrendementafvalverbrandingsinstallatie wordt gebouwd, nam de
documentenstroom dermate grote vormen aan dat een snelle oplossing geboden was.
Nadat we ons georiënteerd hadden, kwamen we in contact met Microsoft-partner
Cadac Group, die het product
Organice in ontwikkeling heeft.”
De oplossing
Organice Smart Client is een documentmanagementoplossing die gebruik maakt van
Microsoft SharePoint-technologie. Dankzij de
SharePoint-techniek is deze versie
van Organice web-enabled en daardoor uitermate geschikt voor grote organisaties
met medewerkers werkzaam op verschillende locaties. Gebruikers krijgen snel
toegang tot CAD-, Office- en overige documenten, via een overzichtelijke
interface.
Ben Spreen, consultant bij Cadac Group: “Binnen
Organice is
het mogelijk projectinformatie zoals projectnummer en naam te koppelen aan de
informatie op de tekening zelf. Het is voor de gebruiker dus heel eenvoudig om
de status van een CAD-tekening te achterhalen. Door de documentregistratie is
relevante informatie veel sneller te lokaliseren en dus te raadplegen. Hierdoor
treden belangrijke kostenbesparingen op. Het intuïtieve gebruik van Organice
sluit direct aan op de dagelijkse praktijk van de projectmedewerkers.”
De implementatie
De situatie op het project HR AVI, de Hoog Rendement Afval Verbranding
Installatie in Amsterdam, vroeg om een snelle oplossing. Het project behelsde de
bouw van een nieuwe verbrandingsoven, waarbij veel partijen betrokken waren.
Menno de Jonge: "Vanwege het grote aantal partijen en tekeningen, dreigde het
overzicht verloren te gaan. We hebben toen besloten om de SharePoint Client
Organice meteen op locatie bij HR AVI te implementeren. Het ging om een basale
versie die vooral geschikt is om de verzend- en ontvangstinformatie van
tekeningen in een documentmanagementomgeving te kunnen opnemen. "
Bij de afdeling Ballast Nedam Infra Projecten (de Ballast Nedam-afdeling die
verantwoordelijk is voor de grote civiele projecten, zoals bijvoorbeeld de
Betuweroute en de HSL Zuid) loopt daarnaast een pilot met de volledige versie
van Organice.
“Deze versie van Organice heeft een uitgebreidere
functionaliteit. Belangrijk is dat we binnen Organicehet complete
projectdossier willen beheren, inclusief bijvoorbeeld de binnenkomende analoge
documenten. De binnenkomende post wordt dan gescand. Daarnaast is er een
koppeling met de huistijl, zodat documenten in een template kunnen worden
gegoten en voorzien van een logo. Het is de intentie deze oplossing op termijn
binnen de hele organisatie uit te rollen.”
De voordelen
De documentregistratiemodule binnen Organice is een onmisbaar stuk gereedschap
geworden voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het coördineren van
de documentenstroom en het beheer van CAD-documenten. In Organice worden
documentstromen en tekeningen vastgelegd, vervolgtaken gegenereerd en de
opvolging bewaakt.
Menno de Jonge vat de voordelen aldus samen “Uiteraard hadden
we vooraf een eisenpakket opgesteld. Er is niet alleen naar Microsoft-producten
gekeken. We hebben voor de SharePoint-technologie gekozen om een aantal redenen:
allereerst de veel lagere kosten van het product ten opzichte van concurrerende
producten. Daarnaast is er geen hoge leercurve doordat de de
SharePoint-interface zeer lijkt op die van andere Office-applicaties. Ten slotte
is SharePoint web-enabled en dat is met name in een gedistribueerde omgeving,
zoals bij Ballast Nedam Infra, met z’n vele vestigingen en projectlocaties een
groot pluspunt. Zolang je een verbinding hebt met internet kun je bij de
relevante gegevens.”
Eisen
- Mogelijkheid om vele type
bestanden te bekijken vanuit één omgeving
- Generieke opzet die eenvoudig
projectspecifiek te maken is
- Systeem moet groot aantal
documenten aankunnen
- Eenvoudig te bedienen
Oplossing en voordelen
- Lage kosten
- Web-enabled
- Intuïtieve interface
- Geavanceerd documentmanagement
met routeringsmogelijkheden
Producten
Externe links
www.infra.ballast-nedam.nl
www.cadac.com
www.organice-it.com
|
