Axapta levert Berendsen forse winst in tijd en geld

Berendsen Textiel Service B.V. levert diensten en producten op het gebied van verhuur en reinigen van textiel zoals bedrijfskleding, handdoeken, deurmatten en poetsdoeken. Het bedrijf maakt deel uit van de Internationale Davis Service Group met vestigingen in negen Europese landen.

 

De situatie
Berendsen gebruikte Oracle Applications op een groepssysteem in Denemarken. “Deze applicatie was erg complex”, vertelt Gerard Vos, manager ICT bij Berendsen. “Daarnaast leverde het flinke performanceproblemen op. Het inboeken van een factuur duurde vier minuten. We verwerken er twintigduizend per maand, dus dat kostte ons heel wat tijd. Ook de kosten van de oude applicatie waren torenhoog. Forse communicatiekosten vanwege een internationale lijnverbinding met Denemarken. Dure licenties en consultancy-uren. Hoge kosten voor hosting van de hardware.”

 

 

De uitdaging
Berendsen besloot om te stoppen met Oracle. Het bedrijf ging op zoek naar een internationaal pakket dat het kon gebruiken in alle Europese landen waar het actief is. “Elk land heeft zijn eigen systeem, maar we wilden wel functionaliteit voor een multi-vestigingorganisatie. Het systeem moest aan de andere kant niet te groot zijn, omdat we bang waren dat we dan weer dezelfde problemen kregen als met onze oude applicaties. Tot slot zochten we een echt geïntegreerd ERP-systeem.”

 

De oplossing
In overleg met de andere vestigingen koos Berendsen voor Microsoft Business SolutionsAxapta. Microsoft Certified Business Solutions partner Pylades werd de implementatiepartner. “Pylades is een grote Axapta-partner met veel ervaring. Omdat we niet halverwege het jaar wilden converteren, moest de implementatie binnen drie maanden klaar zijn. Dat vroeg veel inzet vanuit ons eigen bedrijf, maar vooral ook van Pylades. In het proces bewees Pylades dat het over goede inhoudelijke kennis beschikt en kwalitatief hoogwaardig maatwerk kan leveren. Geen andere Microsoft partner had ons beter kunnen ondersteunen.”

 

 

Berendsen doet nu meer werk in minder tijd. “We hebben geen performanceproblemen meer. In ons centrale magazijn hebben we aan vijf formatieplaatsen genoeg om alle interne orders af te handelen. Dat waren er aanzienlijk meer. Het verwerken van een inkoopfactuur is een kwestie van seconden in plaats van minuten. Onze maandelijkse facturatie-run kost ons geen dagen meer, maar nog maar twee uur. Zonder poespas en omslachtige handelingen, het gaat haast als vanzelf.

 

In de oude situatie moesten we bankbetalingen van klanten met de hand invoeren en matchen. Nu verwerken we 85 procent van die betalingen automatisch en dat scheelt een hoop tijd. Door het gebruik van de klachtenmodule die we samen met Pylades hebben ontwikkeld, en het daarmee geïntegreerde aanmaanprogramma hebben we onze debiteurenpositie enorm verbeterd. Een klacht wordt teruggekoppeld aan de vestiging, inclusief workflow, follow up en reminders. Zo hebben we het proces in de greep. We kunnen nu heel gericht met onze klanten over hun klacht communiceren. Alle tijd die we nu besparen kunnen we gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren.”

 

Behalve op tijd bespaart Berendsen ook fors op kosten. “We hebben de hardware nu in eigen huis, dus geen kosten meer voor hosting. Axapta draait centraal in Arnhem. Via onze Microsoft SQL server en Wide Area Network loggen de vestigingen daarop in. We hebben daarvoor nu maar een lichte lijn van 64k nodig. Bij elkaar zijn onze kosten met de helft omlaag gegaan. Omdat nu ook alle vestigingen met de financiële administratie kunnen werken, hebben zij volledig inzicht in de voorraad- en orderpositie van het centrale magazijn.

 

Dankzij de multivestigingmodule kunnen vestigingen makkelijk toepassingen met elkaar uitwisselen. Zweden neemt onze klachtenmodule over, dus die hoeven ze niet opnieuw uit te vinden. En wij gebruiken de voorraadreserveringsmodule van onze Deense collega's. Op groepsniveau halen we daar natuurlijk winst uit. Daarnaast is onze rapportage enorm verbeterd. Dit is onder meer te danken aan de goede integratie met Microsoft Office. Vroeger moesten we voor rapportages allerlei spreadsheets aan elkaar plakken. Nu gaat dat een stuk makkelijker en dat scheelt veel tijd. Bovendien beschikken nu alle vestigingen over dezelfde mogelijkheden om rapportages te maken. Axapta werkt bovendien erg gebruikersvriendelijk; medewerkers hebben het idee dat ze een Excelsheet invullen.”

 

De toekomst
Berendsen gaat het systeem verder uitbouwen. Als eerste staat een EDI-koppeling met een grote leverancier op stapel. “Verder heeft Pylades een module ontwikkeld waarmee we inkoopfacturen helemaal elektronisch kunnen afhandelen, inclusief de accordering. Daardoor zijn we een flinke papierstroom naar en van onze vestigingen kwijt. Dat scheelt in portokosten en we raken geen facturen meer kwijt.”