Klik hier om Silverlight te installeren

Nederland

|

Alle Microsoft sites

|

|

|

Producten en oplossingen

Microsoft Dynamics

Mobiele oplossingen

Overzichten

CED-Groep verkort communicatielijnen en verbetert het delen van kennis

De onderwijsadviesorganisatie CED-Groep groeide door een aantal fusies tot 600 medewerkers. Hierdoor werden de interne communicatielijnen langer en dat bemoeilijkte de onderlinge kennisoverdracht.

Dankzij een nieuw intranet op basis van Microsoft SharePoint Portal Server kunnen de adviseurs van de CED-Groep nu toch op de hoogte blijven van wat er speelt, ook als ze gedetacheerd bij een klant werken. Bovendien kunnen ze hun eigen kennis met collega's delen. Daardoor wordt de organisatie transparanter en slagvaardiger.

In deze referentie

Voordelen van de oplossing:

MySites en Team Sites stroomlijnen samenwerking en onderlinge communicatie
Telewerken en thuiswerken beter mogelijk
Bestanden zoeken in het hele CED-Groep netwerk
Kortere communicatielijnen, grotere transparantie
CED-Groep kan zelf nieuwe functionaliteit van SharePoint in gebruik nemen

De organisatie

De CED-Groep is een onderwijsbegeleidingsdienst die advies geeft aan onderwijsinstellingen voor leerlingen van 0 tot 18 jaar: voorschoolse opvang in kinderdagverblijven en scholen in het primair en voortgezet onderwijs. De organisatie is ontstaan uit een aantal fusies van gelijksoortige stichtingen in de regio Groot-Rotterdam. Bij de CED-Groep werken 600 mensen, verdeeld over vijf vestigingen. De scholen die diensten afnemen van de CED-Groep, betalen deze uit subsidiegelden die hiervoor bestemd zijn.

Met ingang van 1 augustus 2006 vervalt deze subsidie van de overheid. Het CED wordt dan geacht zich te bewegen op een geprivatiseerde onderwijsadviesmarkt. Henk Eijkelboom, Interne Automatiseringsadviseur van de CED-Groep: "De verwachting is dat na 2006 een aantal onderwijsklanten hun investeringsbeleid zal heroverwegen. Wij zijn daarom bezig met een groot intern veranderingstraject waarin transparantie en kennisdelen centraal staan. Zo willen we onze organisatie klaarstomen voor een toekomst waarin we zullen moeten vechten voor elke klant."

De situatie

De nog vrij recente fusie bleek van negatieve invloed op de interne communicatie. "Alle deskundigen werkten vroeger in kleine verbanden", zegt Eijkelboom. "Door deze korte lijnen konden ze snel schakelen. Omdat de organisatie nu een stuk groter is en mensen veel meer gedetacheerd zijn, verliezen ze het onderlinge contact." De CED-Groep wilde hier iets aan doen, door het inzetten van een interne 'gezichtengids' - een bedrijfstelefoonboek aangevuld met foto's en competentie-informatie van de collega's.

Helaas bleek de hiervoor aangeschafte software niet vlekkeloos te werken. Tot overmaat van ramp ging de leverancier ook nog eens failliet. Daarmee verviel ook de ondersteuning voor de CED-Groep. Bovendien was de gezichtengids nauwelijks geïntegreerd met het bestaande intranet. Henk Eijkelboom: "We moesten op zoek naar een nieuwe oplossing voor de gezichtengids. Daarnaast hadden we nog andere verbeterpunten op ons verlanglijstje, zoals betere toegangsmogelijkheden van buitenaf en een zoekfunctie voor de bestanden op onze servers."

De uitdaging

De CED-Groep wilde een nieuwe gezichtengids en betere toegang tot de kantooromgeving voor de externe medewerkers. De verschillende vestigingen hadden echter allemaal een eigen netwerktopologie en een eigen manier van bestanden opslaan, wat externe toegang en het vinden van bestanden bemoeilijkte. Henk Eijkelboom: "We wilden toegang van buitenaf mogelijk maken met webtechnologie. Ons oude intranet was daarvoor niet geschikt. We zochten naar een andere oplossing.” Knoworries adviseerde om Microsoft Office SharePoint Portal Server als platform voor een nieuwe gezichtengids te implementeren zodat daarna meer functionaliteit eenvoudig zou kunnen worden toegevoegd.

De implementatie

In de zomer van 2004 gaf de CED-Groep aan Microsoft Partner Knoworries de opdracht om de gezichtengids opnieuw te ontwikkelen op het SharePoint-platform. Nog geen zes weken later was SharePoint geïnstalleerd en werkte de gezichtengids feilloos. Niels Dönszelmann, Principal Consultant bij Knoworries: "SharePoint Portal Server is een ideaal raamwerk om snel een interactief intranet op te zetten. Voor de gezichtengids hoefden we maar weinig maatwerk bij te bouwen, het grootste deel van wat we nodig hadden, is standaard aanwezig."

"De manier waarop de CED-Groep omgaat met SharePoint Portal Server is illustratief voor de eenvoud van het platform. Zij komen zelf met ideeën voor aanvullende toepassingen en vaak nemen ze die ook zelf in gebruik. Na de initiële implementatie hebben wij onze rol zien veranderen: nu worden we alleen gebeld als ze er zelf niet uitkomen en we denken op strategisch niveau mee."

Niels Dönszelmann, Principal Consultant, Knoworries bv

Henk Eijkelboom en enkele collega's zijn ook niet vies van nieuwe technologie. Omdat het SharePoint-platform toch al draaide, gingen ze onder begeleiding van Knoworries zelf experimenteren met de MySite en Team Site functionaliteit van het intranetplatform. "MySite is de persoonlijke pagina van een gebruiker. Hij kan daar professionele informatie op kwijt zoals zijn competenties, maar ook documenten. Een Team Site is in essentie hetzelfde, maar dan voor werkgroepen. Zij kunnen dan informatie uitwisselen en documenten delen in een centrale omgeving. Omdat dit zo goed past bij de aard van ons werk, raakten mensen zeer enthousiast als ze zagen waar we mee bezig waren."

Samenwerken

De rijke functionaliteit van het SharePoint-intranet, intern bekend onder de naam groepsweb, bevalt zo goed dat de CED-Groep besloot tot een versnelde uitfasering van het oude intranet. Daarmee komt ook de krachtige zoekfunctie van SharePoint Portal Server tot zijn recht. "De medewerkers van de CED-Groep kunnen nu bestanden op de servers veel makkelijker vinden", zegt Niels Dönszelmann.

"Dat betekent wel dat er nu allerlei bestanden vindbaar zijn waarvan de eigenaar dat oorspronkelijk niet had bedoeld." Eijkelboom vervolgt: "Onze teams zijn van oudsher erg autonoom en houden dus de kaarten dicht bij de borst. Wij stimuleren ze nu om hun informatie standaard vindbaar te maken voor collega's, in plaats van andersom. Daarmee dringen we de hokjesgeest terug."

"Behalve de voor de hand liggende voordelen die een robuuste intranetoplossing biedt, zien we er nog meer: SharePoint Portal Server sluit aan bij onze strategie om adviseurs hun kennis te laten delen met collega's en om zelf op zoek te gaan naar gedeelde kennis. Bovendien nodigt de laagdrempelige interface ook minder ervaren computergebruikers uit om het maximale uit de omgeving te halen."

Henk Eijkelboom, interne automatiseringsadviseur, CED-Groep

Kennisdelen

Dankzij Microsoft Office SharePoint Portal Server hebben de medewerkers altijd en overal toegang tot hun bestanden, e-mail, agenda en de gezichtengids. Hierdoor zijn ze productiever bij de klant en kunnen ze thuis de dag afronden of de volgende dag voorbereiden. "Dankzij SharePoint Portal Server hebben we een nieuwe stap gezet in de richting waar we heen willen", zegt Eijkelboom. "Een efficiënte, transparante, marktgerichte adviesorganisatie waarbinnen kennisdeling de norm is."

Nieuwe gezichtengids
Intranet moet eenvoudig bereikbaar zijn van buitenaf
Ondersteuning voor kortere communicatielijnen
Laagdrempelige oplossing

MySites en MySites stroomlijnen samenwerking en onderlinge communicatie
Telewerken en thuiswerken beter mogelijk
Bestanden zoeken in het hele CED-Groep netwerk
Kortere communicatielijnen, grotere transparantie
CED-Groep kan zelf nieuwe functionaliteit van SharePoint in gebruik nemen

Externe links

Beoordeel deze pagina

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Slecht

Goed

©2008 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring