Grontmij, opgericht in 1915, is een advies- en ingenieursbureau voor bouw, infrastructuur en milieu. Het is een beursgenoteerde dienstverlener die zich richt op advies, ontwerp, engineering, management en turnkey-realisatie van projecten in de marktsegmenten bouw, infrastructuur en milieu. Grontmij werd vrijwel dagelijks geplaagd door storingen van haar e-mailplatform dat gebaseerd was op Lotus Notes. Dat platform was niet alleen kostbaar maar ook decentraal georganiseerd, met mailservers op vrijwel elke vestiging. Daarbij konden medewerkers niet van buitenaf inloggen op het systeem. Door te migreren naar Microsoft Exchange Server kreeg Grontmij een stabieler platform met meer functionaliteit tegen veel lagere kosten.

Met de vervanging van de Lotus Notes-servers door een centrale en geclusterde oplossing heeft Grontmij het aantal servers sterk teruggebracht en heeft daarmee haar jaarlijkse IT-kosten voor communicatie en samenwerking sterk kunnen verlagen. Erik ten Winkel: "De overhead die gemoeid is met die 32 Lotus Notes servers is verdwenen. Het beheer op elke locatie was erg kostbaar, alleen al vanwege de licentiekosten." Grontmij slaagde erin haar jaarlijkse hardware kosten met $100.000 en de licentiekosten met $50.000 te reduceren. In zijn totaliteit bespaart Grontmij op jaarbasis 55% op haar IT-kosten, wat uitkomt op $470.000 per jaar.

Dankzij de overgang naar Exchange Server wordt Grontmij niet meer gehinderd door storingen. In vergelijking met de oude situatie een enorme vooruitgang. Bovendien besparen de beheerders veel tijd. Twee beheerders kunnen nu het e-mailplatform onderhouden. Voor het administreren van alle gebruikers van Exchange Server wordt Active Directory ingezet, onderdeel van Microsoft Server 2003 en een heel krachtige en kosteneffectieve oplossing.