Tracking en Tracing applicatie voor Defensie in strijd om materieelverlies

DTO is de interne ICT-leverancier van Defensie. De organisatie is in 1996 ontstaan door samenvoeging van zes ICT-afdelingen van verschillende krijgsmachtdelen. De doelstelling van DTO is op marktconforme wijze integrale ICT-diensten te leveren aan haar klanten. Bij DTO werken zo'n 2300 professionals, onder wie 75 Microsoft-ontwikkelaars. Door de kennis die men in huis had, was DTO in staat een oplossing op maat te bouwen, zonder tussenkomst van anderen.

 

Deelname aan internationale vredesoperaties, zoals die in Bosnië, Irak en Afghanistan zorgt voor grote troepenverplaatsingen, die met veel vervoer van materieel gepaard gaan. De bijbehorende logistiek is niet eenvoudig, want het gaat er niet alleen om het materieel op de juiste plaats te krijgen, maar ook om grip te houden op de hoeveelheid materieel. Deze operaties zijn erg duur en elke procent verlies betekent direct verlies van enkele miljoenen euro's. Hans Molenaar: “De Amerikaanse troepenmacht houdt rekening met een verlies van 8%, maar daar nemen wij geen genoegen mee!”.

 

Logistiek en alle processen die daarbij horen zijn altijd al een sterk punt van de landmacht geweest. En juist omdat het logistieke proces al bekend was, hoefde het uitwerken van de oplossing niet zo moeilijk te zijn. Het was zaak controlepunten aan te brengen op vitale plekken in het proces, zodat altijd bekend is waar het materieel zich bevindt. Daartoe was het belangrijk om meer te gaan samenwerken, materieelstromen op elkaar af te stemmen en een oplossing te creëren die gedragen werd door de partijen in het veld. De oplossing werd specifiek voor de missie naar Afghanistan uitgewerkt en werd in beginsel beschouwd als een interimoplossing.

 

Begonnen werd met de aanleg van een database, waarin alle informatie over het materieel opgeslagen ligt. Zodra er sprake is van een verplaatsing van materieel wordt deze onmiddellijk in de database geregistreerd. Daartoe wordt gebruik gemaakt van scanners en barcodes; de gescande informatie wordt via internetverbindingen aan de database doorgegeven, zodat steeds een actuele weergave is te produceren van alle materieellocaties. De internetverbindingen worden - zoals in Afghanistan - door middel van satellietverbindingen tot stand gebracht.

 

De applicatie is een gebruikersvriendelijke webapplicatie, waarvoor ter plaatse alleen een pc met Windows XP en Microsoft Internet Explorer nodig is. Het scannen gebeurt op vitale plekken van het transport, zoals in Eindhoven, het Point of Embarcation, de plaats waar het materieel het vliegtuig in gaat. En op het Point of Debarcation, in dit geval de provincie Uruzgan in Afghanistan, de plek waar het materieel het vliegtuig weer verlaat. Hoewel de nu ontwikkelde oplossing eigenlijk een interim is, voldoet deze zo goed, dat Defensie met het resultaat al bijzonder tevreden is.

 

Er is gekozen voor het bouwen van een maatwerkapplicatie, ofschoon er standaard software voor tracking en tracing bestaat. Door de maatwerkoplossing zelf te bouwen hoefde er niet internationaal aanbesteed te worden, hetgeen veel tijd zou kosten. Bovendien kon men - door zelf te bouwen - aan specifieke eisen van Defensie voldoen en daarvoor oplossingen inbouwen. Op die manier kon men de oplossing beter laten aansluiten bij de manier waarop Defensie werkt, en zoals de mensen in het veld gewend zijn te opereren.

 

De maatwerkapplicatie is geschreven in een Microsoft .NET ontwikkelomgeving, en wordt gehost op Windows Server 2003. De database is aangelegd in Microsoft SQL Server. De applicatie draait op pc's met Microsoft Windows XP als besturingssysteem en Internet Explorer. Als handscanners worden HP IPAQ Pocket pc's gebruikt met Windows Mobile, met daarop een maatwerkapplicatie, ontwikkeld met Microsoft .NET Compact Framework.

 

Microsoft is een belangrijke leverancier voor Defensie. Er is met Microsoft een groot contract voor diverse applicaties afgesloten, zodat een goede prijs/kwaliteitsverhouding is verkregen. Juist vanwege dit brede Microsoft platform en de gewenste integratie tussen de aanwezige systemen is gekozen voor de bijpassende .NET ontwikkelomgeving van Microsoft. Ook het gemak en de snelheid waarmee applicaties ontwikkeld konden waren aansprekende voordelen om voor .NET te kiezen.

 

De oplossing is in ongeveer zeven maanden gebouwd en is begin 2005 in gebruik genomen. Dat deze periode zo kort is, is mede te danken aan de eigenschappen van de .NET ontwikkelomgeving, waaronder de mogelijkheid om ontwikkelde modulen te kunnen hergebruiken en de soepele integratievoorzieningen met andere applicaties.

 

De gekozen oplossing is ingebed in het militaire logistieke proces en wordt zodoende ook op de werkvloer gedragen. Het product is van tevoren uitvoerig getest, waardoor er in het veld eigenlijk geen kinderziektes aan het licht gekomen zijn. Er is een doorlopend proces geweest tussen het ontwikkelteam en de werkvloer, waardoor een robuuste applicatie is gebouwd. De webapplicatie is gemakkelijk onder de knie te krijgen. Eindgebruikers hebben een interne training van twee dagen nodig om met de applicatie te leren werken. De logistiek manager doet er drie dagen langer over, maar aan hem worden natuurlijk meer eisen gesteld.

 

Na zeven maanden werk en een investering van € 200.000 euro, begon de applicatie na drie weken al zijn vruchten af te werpen. Sinds de ingebruikname raakt Defensie nagenoeg geen materieel meer kwijt; zo is het investeringsbedrag natuurlijk zeer snel terugverdiend.. De winst ontstond niet alleen doordat men meer grip had op het materieel en er bij de verplaatsingen minder spullen verloren gingen. Het was ook de efficiencyverhoging van de webapplicatie, waardoor minder mankracht nodig was in het logistieke proces, wat 40-60% besparing opleverde. Ook zorgde de applicatie voor een betere bevoorrading van materieel en daarmee  een verlaging van de werkdruk: doordat de spullen sneller op hun plek arriveren, wordt het moreel bevorderd. Onderhoudskosten heeft de applicatie niet, eigenlijk alleen exploitatiekosten, maar die zijn verwaarloosbaar ten opzichte van de winst die de webapplicatie oplevert.

 

Plannen zijn er nog genoeg. Defensie wil naar een systeem van fysieke distributie, wat betekent dat er weinig in voorraad gehouden wordt, terwijl toch snel geleverd kan worden. De software hiervoor is bijna klaar.
Voor het scannen wil men in de toekomst gebruik gaan maken van zogenaamde RFID-chips, om de producten nog sneller te kunnen scannen. Deze chips maken het mogelijk een groot pakket aan materieel in een keer te scannen.
Op dit moment werken er zo'n 1500 mensen met de applicatie, maar dit aantal zal verder oplopen naarmate er meer functionaliteit geboden wordt. Vooral aan de backoffice-kant zullen in de toekomst veel meer mensen gaan werken. Nu wordt het systeem alleen nog gebruikt bij operaties, maar het is de bedoeling dit systeem ook te gebruiken bij ‘vredeslogistiek'.