Combinatie InfoPath en SharePoint maakt innovatieve dienstverlening mogelijk

 

Dela wil meer zijn dan alleen een aanbieder van uitvaartverzekeringen en uitvaartverzorging. Eén van de nieuwe diensten die men wil onderzoeken is het bieden van nazorg na een overlijden. Daarom is recentelijk een pilot gestart, waarin deze nieuwe vorm van dienstverlening centraal staat. Lucassen: "Na een begrafenis zijn er nog tal van zaken te regelen, zowel op emotioneel als op financieel gebied. Onderzoek bij onze verzekerden en bij nabestaanden heeft deze behoefte aangetoond. Wij willen weten of we daar met onze dienstverlening op in kunnen haken."

 

"Om deze voor ons nog onontgonnen markt te verkennen hebben we vier nazorgconsulenten en een manager aangesteld. Sinds vorig jaar bezoeken zij in een pilotgebied nabestaanden enkele dagen na de uitvaart. Aan hen wordt praktische informatie verschaft en wordt de verdere behoefte aan emotionele, financiële en administratieve ondersteuning geïnventariseerd. Dit eerste bezoek wordt gratis aangeboden en tevens gebruikt om te evalueren of de uitvaart naar wens is verzorgd en of er nog verdere vragen zijn. Mochten er nog behoeften zijn, dan kan een nazorgconsulent actie ondernemen. Zo kunnen de consulenten zorgtaken regelen, financieel advies geven enzovoort. Op verzoek van de nabestaanden wordt dit opgepakt", aldus Lucassen.

 

Om de nazorg-pilot zo goed mogelijk te laten verlopen, zocht Dela een bijpassende IT-oplossing en concentreerde zich daarbij in eerste instantie op de invoer van informatie. Lucassen: "Je kunt consulenten op pad sturen met een notitieblok, waarop ze tijdens hun bezoek aantekeningen maken, maar daarmee creëer je een stapel papier die alsnog verwerkt moet worden. Het is slimmer om ze met een notebook op pad te sturen, maar dan moet je wel een goede applicatie hebben. Een applicatie die interactief gebruikt kan worden, een soort slimme formuliereninvuller, waarmee ze tijdens hun gesprek met de familie notities maken." Lucassen ging hiervoor te rade bij Microsoft Gold Partner JSR Office Solutions.

 

Eerder had JSR Office Solutions al een portalomgeving voor Dela ingericht op basis van Microsoft SharePoint Services. Dat was gedaan om de informatievoorziening en workflow binnen de afdelingen en met de betrokken nazorgconsulenten te verbeteren. Het resultaat daarvan is dat alle informatie, of dat nu documenten zijn of databasegegevens, via een gewone internet browser bereikbaar zijn.

 

Lucassen: "De Microsoft SharePoint-omgeving fungeert als lijm tussen onze afdelingen. Met SharePoint zijn onze medewerkers in staat heel gemakkelijk bestanden en informatie te delen, wat nu op vrij grote schaal gebeurt. Ik wilde dan ook graag dat de nazorg-pilot in deze omgeving geïntegreerd zou worden."

 

Johan Apperloo, accountmanager bij JSR Office Solutions: "Omdat Dela met SharePoint Services al over een goede backoffice beschikt, grijp je automatisch naar InfoPath. Microsoft Office InfoPath behoort tot de bekende Microsoft Office-familie en is een zeer gebruikersvriendelijke formulierenapplicatie. Op het scherm wordt de elektronische variant gepresenteerd van een papieren formulier, alleen werkt die een stuk slimmer. Als het sjabloon wordt aangepast veranderen alle bestanden, ook de reeds ingevulde formulieren, automatisch mee. De gegevens blijven consistent en het formulier buigt mee met het ontwikkelproces. Niet alleen in deze testfase, maar ook in de nabije toekomst, als Dela na het slagen van de pilot verder zou gaan met deze diensten, is InfoPath een uitermate geschikt stuk gereedschap."

 

Behalve dat InfoPath een hulpmiddel is om gegevens op een eenvoudige manier te verzamelen, is het ook mogelijk die gegevens eenvoudig op te nemen in het bedrijfssysteem en daaruit weer op te vragen. De gegevens worden daartoe in XML-formaat opgeslagen en door deze internetstandaard zijn de gegevens gemakkelijk verder te verwerken. Zo zijn ze op te vragen in vertrouwde applicaties als Excel, maar ook via webservices en een gewone browser aan andere medewerkers binnen de organisatie te presenteren.

 

"Door onze visie op effectieve software én de manier waarop technologie van Microsoft de efficiency kan verbeteren, hebben wij Dela kunnen ondersteunen in hun zoektocht naar nieuwe markten."   Johan Apperloo, JSR Office Solutions

Lucassen: "In de praktijk werkt het zo, dat onze consulenten tijdens hun bezoek een notebook bij zich hebben, waarop zij InfoPath starten. Op locatie nemen zij tijdens gesprekken met de cliënt alle vragen op het elektronische formulier door: ze vullen gegevens in, maken keuzes uit keuzelijsten, vinken opties aan enzovoort.

 

Doordat hun notebook via een draadloze UMTS-verbinding communiceert met de SharePoint-omgeving op ons kantoor, worden de gegevens daar opgeslagen. Deze zijn vervolgens automatisch beschikbaar voor alle betrokken medewerkers binnen Dela. Indien noodzakelijk kan - ook weer via UMTS - direct opvolging gegenereerd worden vanuit ons netwerk. In een regio waar geen netwerkverbinding is, kan de synchronisatie later plaatsvinden."

 

Lucassen: "Doordat de lijnen op deze manier kort worden gehouden, weten de nazorgconsulenten, de centrale en het management altijd wie waar mee bezig is. Je hebt nu razendsnel inzicht in de status en - indien nodig - kan de opvolging van de nazorgcliënten vlot en vaak volledig automatisch worden afgehandeld. Bovendien verzamelen we een schat aan gegevens, die belangrijk is voor de beslissing of deze nieuwe markt voor ons levensvatbaar is of niet."

 

"Het mooie vind ik dat het verzamelen van de gegevens als het ware vanzelf gaat: daar zorgen onze consulenten op locatie voor. Ik ben dan ook zeker enthousiast over dit systeem. Bovenal ben ik onder de indruk van de flexibiliteit van InfoPath in combinatie met SharePoint en hoe snel je daarmee een nieuwe bedrijfsstrategie opstart, die volledig aansluit op de IT-omgeving die we al in gebruik hebben. Door InfoPath maken we nu nog beter gebruik van onze software en onze IT-infrastructuur. En dan bedoel ik niet alleen SharePoint, maar ook gebruikersoftware zoals Office en Outlook."

 

"Met InfoPath hebben we in zeer korte tijd een nieuwe bedrijfsstrategie kunnen onderzoeken, mede omdat InfoPath aansluit op de IT-omgeving die we al in gebruik hebben. Ik vind dat indrukwekkend." Hans Lucassen, Relatie- en adviesmanager uitvaartverzorging bij Dela