Florence. Florence realiseert met Office 365 een nieuw sociaal kennis- en communicatieplatform voor al haar 4.000 medewerkers

Het grootste voordeel is dat onze medewerkers nu onafhankelijk van tijd en plaats samenwerken en communiceren.

Eisen

  • intranet moet gemakkelijker onderhoudbaar zijn
  • intranet moet beter bereikbaar zijn
  • intranet moet geschikt zijn voor alle applicaties
  • intranet moet passen bij dynamiek van Florence
  • aanpasbaar zonder expertise van externe partij

Voordelen

  • snel beschikbaar samenwerkingsplatform
  • gemakkelijk zelf te onderhouden intranet
  • cloud-omgeving vergt minimaal beheer
  • bedrijfsinformatie overal en altijd online beschikbaar
  • vast licentiebedrag per gebruiker
  • geen IT-investeringen

Om de samenwerking en communicatie van intramurale en extramurale medewerkers beter te faciliteren heeft zorgaanbieder Florence een modern platform in gebruik genomen op basis van Office 365. Alle medewerkers hebben nu toegang tot de intranetportal en de beschikking over een persoonlijke mailbox.

 

Daarmee heeft Florence de eerste stap gezet naar het Nieuwe Werken binnen de zorg. De portal en de ingebouwde zoekfunctionaliteiten worden inmiddels intensief gebruikt. De verwachting is dat de nieuwe Office 365 portal zal uitgroeien tot dé centrale plek waar mensen kunnen communiceren, kennis delen en samenwerkingsprojecten beheren.

Situatie

Het intranet dat zorgaanbieder Florence in gebruik had voldeed al geruime tijd niet meer aan de wensen van de medewerkers. Miranda de Gouw, Manager Informatisering en Automatisering bij Florence: "Op het intranet stonden vooral werkinstructies voor de medewerkers en visiedocumenten van directie en management. Maar die informatie was slecht toegankelijk. Dat kwam vooral omdat je alleen op titels kon zoeken en niet op trefwoorden in de tekst. Bovendien was veel van de informatie verouderd, klopte de organisatiestructuur die erop stond niet meer en was de 'content' moeilijk te onderhouden. Al met al was ons intranet verworden tot een statische site, waar weinig gebeurde. Het werd voornamelijk gebruikt voor het vinden van telefoonnummers van collega's."

 

Binnen Florence was er een grote behoefte aan een nieuw, eenvoudig te onderhouden intranetplatform. "Die behoefte groeide met de dag. We wilden gemakkelijk nieuws delen, informatie zoeken en samenwerken. Kortom, we wilden een kwaliteitsslag maken door de communicatie tussen alle collega’s te verbeteren." Dat was nog maar één van de strategische doelen die Florence opstelde…”

 

Samen met IT-partner Rapid Circle werd een business plan opgesteld dat moest leiden tot een nieuw intranet. Harold Punter van Rapid Circle: “In het plan hebben we verwoord aan welke kernprincipes het nieuwe platform van Florence zou moeten voldoen. Zo was het belangrijk dat het een platform werd, waarop alle aanwezige informatie binnen Florence beschikbaar was. In de oude situatie werd namelijk heel veel informatie heen en weer gemaild, zonder dat het op een vaste plek terug te vinden was."

 

Op de tweede plaats moest deze informatie vanaf elke werkplek en voor iedere medewerker benaderbaar zijn. Miranda de Gouw: “In de oude situatie had niet iedere medewerker toegang tot het intranet. Met name de medewerkers die thuiszorg verlenen misten veel informatie. Dit moest veranderen. In dit kader wilden wij iedereen ook een persoonlijke mailbox geven."

 

Harold Punter: "Voor een volledige en centrale informatievoorziening moesten alle aanwezige applicaties en andere platformen in de toekomst integraal te koppelen zijn op het nieuwe intranet, zodat ook andere operationele en overige informatie geraadpleegd en bewerkt kan worden.”

 

Miranda de Gouw: “Belangrijk voor ons was ook dat het nieuwe intranet eenvoudig door onszelf aan te passen is. De organisatie van Florence is namelijk vrij dynamisch. Daarom moet het voor ons mogelijk zijn om gemakkelijk een nieuw team, een nieuwe afdeling of een nieuw zorgproduct in het intranet op te nemen, zonder dat daar de expertise van een externe partij voor nodig is.”

 

Zo omvatte het business plan meerdere belangrijke punten, die het management over de streep moesten trekken, en die allemaal tot doel hadden om een flinke kwaliteitsslag te maken in de organisatie.

 

 

Oplossing

Omdat Florence al een aantal jaren diverse Microsoft programma's en licenties in huis heeft, leek een platform gebaseerd op Microsoft SharePoint de beste oplossing. Miranda de Gouw: “In overleg met onze ICT-partner en Microsoft kwamen we uit bij Office 365, een cloudoplossing. Office 365 bestaat uit SharePoint, Lync en Exchange en daarmee haalt Florence alle 'tools' voor kennis delen, communicatie en samenwerken in huis, waarmee we de doelstel¬lingen van ons business plan kunnen realiseren."

 

Microsoft en Rapid Circle zijn beiden nauw betrokken geweest bij de realisatie. Rapid Circle is een Microsoft partner die gespecialiseerd is in sociale samenwerkingsplatformen. Miranda de Gouw: “De reden om met Rapid Circle in zee te gaan heeft te maken met de pragmatische en kort cyclische aanpak van de specialisten van dit ICT-bedrijf. Zij hebben zich écht verdiept in onze business case en dat sprak ons heel erg aan.”

 

Harold Punter: "De migratie naar Office 365 was een hele operatie en moest zorgvuldig worden uitgevoerd. Immers, met 4000 gebruikers is deze implementatie de grootste Office 365 ingebruikname binnen de zorgsector van Nederland."

 

 

Voordelen

Verspreid over locaties in Rijswijk, Delft, Den Haag, Leidschendam, Voorburg, Voorschoten en Wassenaar heeft Florence ongeveer 1.200 vaste werkplekken. Daarnaast zijn er enkele honderden laptops, 900 PDA's,ruim 80 iPads en ruim honderd smartphones in gebruik bij medewerkers die vaak mobiel zijn. “De opzet was dat álle medewerkers toegang zouden krijgen tot de nieuwe omgeving. Dus niet alleen de intramurale medewerkers, die in de zorginstellingen werken, maar ook de extramurale medewerkers, die bij de klanten thuiszorg verlenen. Met Office 365 is dat gelukt. Het grootste voordeel is dan ook dat onze medewerkers nu onafhankelijk van tijd en plaats kunnen samenwerken en communiceren," aldus Miranda De Gouw.

 

Florence heeft haar nieuwe portal 'Floris' gedoopt. Samen met Rapid Circle is ernaar gestreefd om Floris zo gebruiksvriendelijk en zo laagdrempelig mogelijk te maken. Miranda De Gouw: "We hoopten daarmee te bereiken dat ook de medewerkers met wat minder affiniteit met IT enthousiast zouden worden en met het nieuwe intranet gingen werken. We konden dat na een paar weken goed peilen toen de zoekfunctie er onverwacht uitlag, want de helpdesk werd 'plat' gebeld. Gek genoeg was dat voor ons een heel goed teken, want – ook al zitten we nog in een kenningsmakingsperiode – Floris werd kennelijk veel intensiever gebruikt dan wij dachten!"

 

Op de portal hebben de medewerkers toegang tot tal van praktische zaken, zoals het werkrooster, alle zorgprotocollen, aanmelding voor cursussen et cetera. Miranda De Gouw: "Ook hebben ze in de cloud altijd hun documenten bij de hand. Daarnaast beschikken ze over een eigen startpagina in de vorm van een 'MySite', waar ze onder meer gegevens over zichzelf kunnen registreren. Wij promoten een correct gebruik van MySite omdat we daarmee een goed inzicht krijgen in de individuele kennis en specialismen per medewerker."

 

Over de beheerinspanningen vertelt Miranda De Gouw: "Office 365 draait 'in the cloud' en daarvoor betaalt Florence een vast bedrag per medewerker per maand. In dat bedrag is een groot deel van het beheer inbegrepen, zo zorgt Microsoft voor continuïteit, updates, back-up's enzovoort.

Zelf onderhouden wij de koppeling met de backoffice van Florence, iets wat in deze migratiefase nog veel tijd kost, en verder de content, applicatiebeheer en de accounts. Er zijn zo'n 4.000 accounts en omdat we een personeelsverloop hebben van circa 25%, moeten we elk jaar zo’n 1.000 nieuwe accounts aanmaken, om nieuwe medewerkers op Floris aan te sluiten.”

Harold Punter: “Een handig hulpmiddel om zoveel accounts bij te houden én iedereen een eigen e-mail adres te geven, zijn de kiosk-mogelijkheden die Microsoft biedt. Door namelijk alle 4.000 medewerkers te voorzien van een Office 365 kiosk-licentie en een koppeling, hebben zij na één keer inloggen automatisch toegang tot de SharePoint portal én de postbussen van hun eigen@florence e-mailaccount.”

  

Toekomst

Zodra de kennismakingsperiode voorbij is, verwacht Florence dat de medewerkers meer gaan doen met de SharePoint-samenwerkingsportalen, waar zij van de lopende projecten alle informatie kunnen bijhouden en uitwisselen. Rapid Circle heeft daar al subtiel op ingespeeld, door de samenwerkingsmogelijkheden op een plezierige manier te promoten. Harold Punter: ”We hebben bijvoorbeeld een 'social media'-achtige portaal ontwikkeld onder de naam 'Florence café'. Hier zien de medewerkers hoe gemakkelijk je informatie kunt uitwisselen in een virtuele omgeving.”

Gerelateerde referenties

  • Free Record Shop Entertainmentleverancier reduceert hardwarelicenties en IT-kosten via de cloud
    Lees verder »

  • Qurrent Energiebedrijf bespaart tijd en geld met ‘doe-het-zelf’ cloudoplossing
    Lees verder »

  • Playing for Success Nederland verbetert haar interne processen met Microsoft Office 365 en OneDrive
    Lees verder »