EversPartners . Ingenieursbureau bespaart wekelijks 250 uur en tilt samenwerking naar een hoger plan

Kenmerken

Bedrijf:
EversPartners
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
Cad & Company
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Product:
Office 365
Thema:
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

Voordelen

Ingenieursbureau Evers Partners werkt met partners en klanten aan alle aspecten van het ontwerp en gebruik van gebouwen. Medewerkers besteedden improductieve uren aan reistijd naar afspraken en het opzoeken van gegevens, en bestanden waar gezamenlijk aan werd gewerkt waren te groot voor e-mail en tools om bestanden te delen. Met Office 365 bespaart de organisatie wekelijks meer dan 225 uur door online meetings en uitgebreide zoekmogelijkheden, terwijl management eenvoudiger is en de IT infrastructuurkosten lager.

Situatie
Het Nederlandse ingenieursbureau Evers Partners adviseert klanten over ontwerp, bouw, gebruik, aanpassing en management van gebouwen. De organisatie ontvangt en deelt vertrouwelijke informatie met klanten, partners en aannemers in deze hele cyclus. Met dit hoge communicatieniveau onderscheidt Evers Partners zich, maar senior medewerkers waren vaak dagen achtereen niet op kantoor en hadden per week gemiddeld 16 uur reistijd nodig voor 8 uur externe afspraken. Senior medewerkers brachten teveel improductieve uren door in hun auto, terwijl ze op kantoor de junior medewerkers hadden kunnen begeleiden. Interne vergaderingen bestonden vaak uit 30 deelnemers, wat vereiste dat men zich strikt aan de agenda hield.

Het bureau wisselde spreadsheets met planningen en enorme computer-aided design (CAD) bestanden uit door verzending van CD’s of DVD’s per post, of via File Transfer Protocol, e-mail of online tools om bestanden te delen. Sommige van deze tools konden de grote bestanden niet aan en in alle gevallen ontbrak de mogelijkheid van versiebeheer. Het bureau overwoog het gebruik van bijvoorbeeld YouSendIt of Dropbox voor verbetering van het datamanagement. Maar deze tools hebben beperkingen, zoals bestandsgrootte en vragen IT-resources om bestanden te monitoren op spam, virussen en malware.

Om de CAD-bestanden te kunnen volgen heb je metadata nodig die een beschrijving geven van de inhoud. Om te kunnen voldoen aan de eisen van de branche, moet Evers Partners zeker stellen dat zijn blauwdrukken enkele jaren gearchiveerd worden en dat ze snel en accuraat terug te vinden zijn. Zonder uitgebreid zoekprogramma waren werknemers bijna twee uur per dag bezig met het opzoeken van data.

Het ingenieursbureau wilde de senior medewerkers meer op kantoor houden en de samenwerking, management en opslag van data verbeteren, om zich te beschermen tegen afbreukrisico’s op het gebied van betrouwbaarheid. En omdat het bureau een nieuwe vestiging wilde openen, zocht het een eenvoudig te beheersen oplossing die niet om extra mankracht op IT-vlak vroeg.

Oplossing
In mei 2011,stelde IT-partner CAD & Company voor om gebruik te maken van Microsoft Office 365 cloud service, voor computergebruik, hosting en management services voor hosting van maatwerk-applicaties en -services. Dit was een goede keuze omdat Evers Partners al van plan was om gebruik te maken van een hybride benadering van virtuele en cloud-based oplossingen in aanvulling op zijn lokale servers. Voor de communicatie is Evers Partners van plan een lokale server met Microsoft Lync Online aan te sluiten om een verbinding te kunnen leggen met Microsoft Exchange Online ten bate van de gehoste Unified Messaging .

Om het netwerkverkeer vertrouwelijk te houden versleutelt Exchange Online Unified Messaging alle gegevens en vereist dat ook alle lokale servers van Evers Partners hetzelfde doen. Via Lync Online kunnen senior mede-werkers video meetings houden in plaats van reizen. Voorzitters kunnen de microfoontjes van deelnemers afsluiten om vragen die schriftelijk gesteld zijn te kunnen voorleggen, zonder de spreker te onderbreken. En deel-nemers kunnen een wijzigingsvoorstel in stemming brengen, op een geordende en snelle manier.

CAD & Company ontwikkelde Project 360, een maatwerkoplossing gebaseerd op Microsoft SharePoint Online, zodat Evers Partners een centrale werkruimte heeft waar collega’s op een eenvoudige manier documenten kunnen delen, bewerken of zoeken en workflows kunnen beheersen, mét de mogelijkheid van versiebeheer. Voor elk bouwproject hoeft een ingenieur alleen maar een simpel formulier in te vullen om een projectteam en een site te lanceren, door gebruik van een template die automatisch verschillende projectwaarden plaatst. SharePoint Online ondersteunt ook automatische archivering van doorzoekbare content en naar wens in te stellen documenten e-mailretentiebeleid, wat het management van data versimpelt en verbetert.

Tot slot: Office 365 zorgt voor de bescherming van de e-mailomgeving en documenten van een organisatie met altijd up-to-date antivirus en anti-spamoplossingen. Dankzij deze automatische updates en de desktop-sharing functie komt er tijd vrij bij de IT-afdeling zodat ze makkelijk technische ondersteuning op afstand kunnen leveren aan de nieuwe vestiging zonder de inhuur van extra personeel.

Gerelateerde referenties

  • GITP HRD-adviesbureau verbetert productiviteit met oplossing in de cloud
    Lees verder »

  • Ymor Beter klantcontact en optimaal samenwerken: overal en op elk gewenst moment
    Lees verder »

  • ISS Netherlands Transforming the Cleaning Business with Microsoft Technology
    Lees verder »