Sanoma Media Netherlands. Het Nieuwe Werken verbetert de productiviteit en flexibiliteit van de medewerkers van Sanoma Media

De basis van een succesvolle uitrol van Het Nieuwe Werken is vertrouwen: onze medewerkers hebben 'self-service' beheerrechten en vrij gebruik van de communicatiemiddelen.

Eisen

  • efficiënter omgaan met kantoorruimte

  • efficiënter omgaan met beschikbare middelen

  • invoering Het Nieuwe Werken

 

Voordelen

  • medewerkers beter bereikbaar

  • tijd- en plaatsonafhankelijk werken

  • meer manieren om te communiceren

  • hogere productiviteit

  • meer collegialiteit

Onderzoek wijst uit dat op een drukke dag amper 60% van de bestaande werkplekken daadwerkelijk in gebruik zijn. Om daar verandering in te brengen introduceert Sanoma Media Het Nieuwe Werken in haar organisatie. Met succes, want hoewel de uitrol nog aan de gang is, tonen tussentijdse evaluaties al de nodige voordelen aan: medewerkers zijn beter bereikbaar en kunnen tijd- en plaatsonafhankelijk werken, thuis of op een flexwerkplek op kantoor. Iedereen beschikt over meerdere manieren om te communiceren en maakt daar steeds intensiever gebruik van: behalve bellen ook chatten, online vergaderen etc. De productiviteit van de medewerkers neemt toe, terwijl zij nu ook samenwerken met collega's, die ze voorheen nauwelijks zagen.

                                              

Situatie

Het is een herkenbaar gegeven in elk kantoorgebouw: de vele lege werkplekken. Ook bij Sanoma. Om daar meer inzicht in te krijgen, heeft de uitgeverij vorig jaar een onderzoek uitgevoerd. Daaruit kwam naar voren dat op de drukste dagen amper zes van de tien werkplekken in gebruik zijn. Op minder drukke dagen ligt de bezettings¬graad nóg lager. "Die conclusie heeft ons aan het denken gezet: hoe kunnen we slimmer met onze ruimte en onze werkplekken omgaan?" aldus Marcel Muller, manager Architecture & Infrastructure Center van Sanoma Media Netherlands BV in Hoofddorp.

 

Het Nederlandse portfolio van Sanoma Media telt meer dan 100 uiteenlopende A-merken waaronder AutoWeek, Donald Duck, delicious, Flow, Kieskeurig.nl, Libelle, Margriet, Panorama, Net5, NU.nl, Viva, Vrouwonline.nl, SchoolBANK.nl, Startpagina.nl, Veronica Magazine en op televisiegebied (samen met Talpa) SBS. Marcel Muller is verantwoordelijk voor het ICT-beheer van de divisie 'print'.

 

Oplossing

Sanoma vond de oplossing in Het Nieuwe Werken. Marcel Muller: "Het Nieuwe Werken heeft een grote impact op onze organisatie en onze medewerkers. Zo geef je medewerkers de ruimte om hun eigen tijd in te delen en zelf te bepalen waar ze werken. Dat kan hier op kantoor zijn, maar ook thuis of ergens anders. Dat betekent dat onze voorzieningen daarop afgestemd moeten zijn. Op het gebied van ICT betekent dat een geheel andere werkplekinrichting. Geen vaste persoonlijke werkplek meer, maar voor iedereen een laptop, meer online en allemaal op dezelfde leest geschoeid. Ook het telefoontoestel verdwijnt, want daarmee kun je alleen mensen bereiken die fysiek achter hun vaste bureau zitten en volgens ons onderzoek zijn dat er maar weinig. Mensen moeten plaatsonafhankelijk bereikbaar zijn, ook als ze thuis werken. Wel onder hun eigen telefoonnummer, maar dan op een andere manier dan via een vaste telefoon."

 

Wélke manier dat zou worden werd na een marktverkenning duidelijk. "We hebben meerdere varianten bekeken waaronder Microsoft, en we hebben uiteindelijk gekozen voor de oplossing van Microsoft. Om te beginnen omdat Microsoft Lync een prima ondersteuning biedt voor Het Nieuwe Werken, maar ook omdat Lync de telefonie integreert met andere, nieuwe manieren van communicatie. Een ander argument is dat onze bestaande werkplekken al op Microsoft software gebaseerd zijn, wat de integratie een stuk gemakkelijker zou maken. Tot slot maken we deel uit van een internationale organisatie, waarmee we steeds nauwer samenwerken en waar Microsoft software de standaard is."

 

Sanoma Media had al enige 'proeftuin'-ervaring opgedaan met Microsoft OCS, de voorloper van Microsoft Lync. "Lync is krachtiger dan OCS. Zo zijn de verschil-lende manieren van communicatie mooier met elkaar geïntegreerd. Als je bijvoorbeeld gebeld wordt, kun je opnemen met je pc of laptop of - want die rinkelt ook - je mobieltje. Ook kun je precies zien of iemand aanwezig is of niet, en als iemand jou belt zie je ook meteen wie het is, desgewenst compleet met een foto van die persoon."

 

Uitrol

In de oorspronkelijke situatie werkte Sanoma Media met een traditionele Avaya telefooncentrale en twee aparte providers voor de vaste en mobiele lijnen. Alle drie gingen op de schop. Marcel Muller: "Omdat we vast en mobiel bellen dichter bij elkaar willen brengen, maar tot het eind van het jaar ook nog met de oude telefooncentrale verder moeten, zochten we één provider met verstand van Microsoft Lync, mobiele telefonie én conventionele telefoon-centrales. Wij vonden in Vodafone een goede partner met de juiste kennis van zaken op dit gebied. Vodafone is in staat alle telefoongesprekken af te leveren en af te handelen in de Lync-omgeving. Daarnaast hebben we ook veel steun gehad aan StartReady, de Microsoft Certified Partner die de uitrol verzorgde."

 

De eerste stappen naar Het Nieuwe Werken zijn daarmee gezet. Marcel Muller: "Technologie is één, maar het gaat er vooral om dat medewerkers een andere 'mindset' hebben om zowel goed samen als flexibel te kunnen werken. Daarom krijgt iedereen ook trainingen, waarin afspraken worden gemaakt over hoe een team Het Nieuwe Werken gaat implementeren. En daarnaast is het belangrijk dat medewerkers de beschikking krijgen over gemakkelijke en goed bruikbare middelen om hun werk te kunnen doen.

Een goede begeleiding is daarbij van belang. Daarom maken we de overstap naar Het Nieuwe Werken per redactie en steeds in twee etappes: eerst wordt de bestaande werkplek geüpgraded van Windows XP en Office XP naar Windows 7 en Office 2010, zodat de medewerkers alvast kunnen wennen aan de nieuwe functionaliteiten. Daarna krijgen ze een basiscursus 'Tools en Technieken', waarin niet alleen het bellen wordt behandeld, maar o.a. ook chatten, de agenda en de samenwerking van de agenda met Lync. Die cursus duurt drie uur. Daarna wordt hun vaste telefoontoestel weggehaald en kunnen ze op een van onze flexwerkplekken aan de slag, maar ook thuis of ergens anders. Bellen doen ze voortaan naar keuze met een headset of een USB-toestel, dat oogt als een traditionele telefoon. Opvallend is, dat het gros van onze gebruikers voor de laatste kiest."

Inmiddels is 20% van Sanoma Media over op Microsoft Lync. Marcel Muller beaamt dat de overgang snel en soepel verloopt: "De ideeën zijn in de tweede helft van vorig jaar uitgewerkt, vervolgens hebben we met succes een proef uitgevoerd en nu zijn de eerste redacties al over. De doelstelling is dat iedereen vóór het eind van het jaar op Lync overgeschakeld is."

 

Voordelen

Tussentijdse evaluaties tonen aan dat Het Nieuwe Werken en met name Lync goed geaccepteerd worden binnen de organisatie. Marcel Muller: "We zien onze organisatie in positieve zin veranderen. De communicatie wordt beter. Je ziet of iemand aanwezig is en weet dus of het zin heeft om die persoon te bellen. Of te chatten. Iedereen is beter bereikbaar dan voorheen, ongeacht waar we zitten. We bellen gratis met collega's, zowel vast als mobiel en kunnen gesprekken simpel doorzetten naar de mobiele telefoon. Ook hebben we nu meer manieren om van gedachten te wisselen. Zit je bijvoorbeeld in een vergadering, dan zul je niet snel iemand bellen, maar je kunt wel even chatten."

 

De flexwerkplekken blijken overigens meer voordelen te bieden: "Doordat je telkens op een andere plek werkt, zitten er ook steeds andere mensen naast je. Mensen die je voorheen amper zag. De collegialiteit en samenwerking verbetert daardoor. Ook zien we dat medewerkers hun werk anders indelen en daardoor productiever worden. Door bijvoorbeeld werkzaamheden die je thuis kunt doen op te sparen, heb je op kantoor meer tijd om contacten te leggen en dingen op te vangen."

 

Het succes van Het Nieuwe Werken bij Sanoma Media is voor een groot deel gebaseerd op vertrouwen. Marcel Muller: "Velen van ons werken een of twee dagen per week thuis. Ze kunnen hun tijd zelf indelen en vrij beschikken over communicatiemiddelen zoals de mobiele telefoon. Diverse beheeractiviteiten mogen ze zelf uitvoeren, zoals het doorverbinden van inkomende gesprekken naar de mobiele telefoon. We vertrouwen erop dat ze van al die vrijheden geen misbruik maken. Ons beleid is daar dan ook op gericht, evenals onze manier van leidinggeven. We beoordelen mensen niet op aanwezigheid, maar op resultaat. Zo dwingen we de medewerkers ook niet om álle functies van Lync te beheersen. Dat was vroeger ook niet het geval; toen waren alleen enkele secretaresses en redactieassistentes gespecialiseerd in alle mogelijkheden van de telefooncentrale. Dat was hun vrijwillige keuze en dat herhaalt zich nu. Wie een spilfunctie wil vervullen, kan workshops gaan bijwonen om zich verder te bekwamen in de functionaliteiten van Lync."

 

Qua beheer valt telefonie onder de ICT-afdeling. Marcel Muller: "Dat is niet nieuw, want de oude telefooncentrale viel ook onder onze verantwoordelijkheid. Die hadden we al zo lang, daar konden we mee lezen en schrijven. Met Lync zal dat op den duur ook zo zijn. Dan kunnen we de Lync-omgeving koppelen aan de Lync-omgeving van onze Belgische en Finse collega's, zodat ook onze internationale communicatie soepeler zal lopen.

 

Van de vele nieuwe functionaliteiten van Lync maakt Sanoma vooral veel gebruik van de ingebouwde vergaderfunctionaliteit. Marcel Muller: "Lync 2010 bevat de functionaliteit om tijdens een 'online-meeting' het bureaublad en toepassingen te delen, PowerPoint-presentaties te uploaden en een whiteboard om afbeeldingen en andere inhoud op te kopiëren en te plakken. Vooral als je op een andere locatie zit werkt dat heel goed. Zo heb ik vanochtend nog een document doorgenomen, samen met een Finse en een Belgische collega, dat is echt heel handig. Ook andere Sanoma-medewerkers maken er meer en meer gebruik van. Wekelijks vraag ik uit Lync een rapportage op en dan zie ik dat het gebruik van online-vergaderingen en chats wekelijks toeneemt, zowel procentueel als in volume. Dat lijkt me een goede graadmeter voor een meer dan positieve acceptatie van Lync in onze organisatie!"

Gerelateerde referenties

  • De Brauw Blackstone Westbroek voegt Lync toe als communicatiemiddel met collega's en cliĆ«nten
    Lees verder »

  • Combinatie SharePoint en Lync ondersteunt wereldwijde communicatievisie Informa
    Lees verder »

  • Endemol Holding Endemol verbetert haar interne en externe communicatie met Microsoft unified communications-platform
    Lees verder »