Koninklijke Boskalis Westminster. Razendsnel de juiste informatie vinden in 50 miljoen documenten

SharePoint Server met FAST technologie is dé oplossing voor onze projecten en documentenbibliotheek.

Kenmerken

Bedrijf:
Koninklijke Boskalis Westminster
Bedrijfsgrootte:
1001-5000 medewerkers
Partner:
Wortell
Branche:
Bouw & installatie
Product:
SharePoint
Thema:
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • betere zoekfunctionaliteit
  • moeilijk om tegelijk meerdere databronnen te doorzoeken
  • geen mogelijkheid om treffers te filteren

Voordelen

  • één zoekengine voor alle databronnen
  • krachtig dashboard
  • tijdwinst
  • integratie van documenten met projecten
  • zoekopdracht verfijnen aan hand van context
  • automatisch metadata uit content
  • visueel aantrekkelijk

De zoekfunctie waarmee medewerkers van Koninklijke Boskalis Westminster de vele Terabytes aan informatie moesten doorzoeken leverde zelden het gewenste resultaat.

Sinds de invoering van SharePoint Server met FAST technologie wordt razendsnel precies de juiste informatie gevonden en op een mooie manier op het scherm gepresenteerd. Een 'lust voor het oog' aldus de gebruikers. Bovendien kunnen ze heel gemakkelijk dieper graven in de gevonden informatie. Lees hoe Boskalis kon kiezen uit drie oplossingen en koos voor FAST.

 

 

 

Situatie

De vele projecten die Boskalis de afgelopen decennia heeft uitgevoerd zijn tot in detail gedocumenteerd in rapporten, verslagen, tekeningen et cetera. Samen met andere interne informatie vormen die bij elkaar een bibliotheek van meer dan 50 miljoen documenten. Bas Gladpootjes, ICT Projectmanager bij Koninklijke Boskalis Westminster NV: "In totaal beheren we hier circa 30 Terabyte aan digitale bestanden, die voor onze organisatie en onze medewerkers zeer waardevolle informatie bevatten. Wat zij echter misten, waren goede zoekfunctionaliteiten om snel de juiste informatie te vinden."

 

Hij legt uit hoezeer de zoekfunctionaliteiten tekortschoten: "Boskalis voert overal ter wereld projecten uit, waardoor je te maken hebt met afstanden en tijdzones. Tot voor kort werden de bijbehorende projectdocumenten nog uitgewisseld via e-mail en dvd's, maar dat was een lastige manier manier van werken. We hebben daar een tijd geleden verandering in gebracht met de invoering van de vorige versie van SharePoint Server, versie 2007. Daarmee hebben we een zeer goede omgeving voor internationaal samenwerken gecreëerd, de zoekfunctionaliteit van die versie was echter beperkt. Zo was het moeilijk om tegelijk meerdere databronnen te doorzoeken. Bovendien ontbrak de mogelijkheid om treffers te filteren, waardoor je uiteindelijk toch niet vond wat je zocht."

 

Oplossing

Om de zoekfunctionaliteit te verbeteren is Boskalis anderhalf jaar geleden begonnen met een marktverkenning.

 

Bas Gladpootjes: "We hebben gekeken naar onder meer Google, Ontolica en Microsoft SharePoint Server met FAST technologie. We hebben gekozen voor deze laatste en wel om twee redenen. Allereerst omdat FAST een Microsoft-product is en daardoor het beste in onze omgeving te integreren valt. Zeker zo belangrijk is dat FAST al onderdeel was van onze lopende Client License Agreement en dat maakt FAST kostentechnisch gezien zeer interessant."

 

In samenspraak met ICT-partner Wortell en Microsoft is een 'Proof of Concept' uitgevoerd. "Dat hebben we gedaan om om er zeker van te zijn dat de dingen die de reclame rond FAST voorspiegelt ook werkelijk mogelijk waren. Twee weken later kregen we een show te zien, die de beloftes meer dan waar maakte en het goede gevoel bevestigde dat we al over FAST hadden."

 

Omdat Boskalis een van de eerste klanten is, waar FAST op zo'n grote schaal werd uitgerold en er op dat moment (anderhalf jaar geleden) nog weinig kennis van het product in de markt beschikbaar was heeft Wortell nauw samengewerkt met Microsoft. Bas Gladpootjes: "Microsoft was als hoofdaannemer verantwoordelijk voor de Quality Assurance en de oplevering, Wortell heeft het uitvoerende werk gedaan. Deze constructie is ons goed bevallen. Je hebt namelijk toegang tot de expertise van Microsoft en dat is voor zo'n nieuw product als FAST heel handig gebleken. Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder en is er veel meer ervaring in de markt. Ook bij ons. We weten nu hoe eenvoudig het is om databronnen te ontsluiten en een zoekomgeving op te zetten."

 

Voordelen

De uitrol van FAST impliceerde een overgang van de 2007-versie naar de nieuwste versie van SharePoint Server . Die overgang is nog niet afgerond, want beide systemen draaien op dit moment nog naast elkaar. Als Boskalis-gebruikers een zoekopdracht geven wordt die al wel in FAST uitgevoerd. Bas Gladpootjes: "De beperkingen van SharePoint 2007 zijn we helemaal kwijt. FAST is bovendien ongelofelijk grondig: je vindt dingen die je anders nooit zou vinden. FAST biedt ons één zoekengine die toegang geeft tot alle documenten in alle databronnen binnen onze organisatie. FAST zoekt onder meer op de SharePoint portal en op onze afdelingsschijven. Dat betekent overigens wel dat je autorisaties meer dan ooit op orde moeten zijn. Zo kan het zijn dat op de servers vertrouwelijke documenten liggen opgeslagen in een diep verborgen, maar wel publieke map; jarenlang waren die vrijwel onvindbaar, maar met FAST kunnen ze ineens opduiken."

 

Nu kon SharePoint 2007 ook al zoeken op content type, maar dankzij het nieuwe Refinement Panel kun je met FAST veel beter filteren en veel nauwkeuriger alleen de documenten van een bepaald project en/of bepaalde regio en/of periode laten zien. Zoals bijvoorbeeld de rapportage van een bepaald baggerproject in de Malediven in de afgelopen week. Allemaal netjes op één overzichtelijke en mooi gestileerde pagina. Niet zoals een typische zoekmachinepagina, maar zó dat de gebruiker het gevoel heeft echte documenten te zien."

 

Bas verduidelijkt dat de gebruiksvriendelijke weergave geen eis was, die op voorhand aan FAST werd gesteld: "Toen we gaandeweg zagen wat je met FAST allemaal kunt, zijn we die mogelijkheden gaan adopteren. We krijgen daar goede reacties op van onze gebruikers, die vinden het prachtig.

Er zijn nog veel meer eigenschappen die we benutten en nog willen benutten, die we van te voren niet kenden. Zo moet je voor regioselectie een land aanklikken in een lijst in het Raffinement Panel, maar ik denk dat we die lijst op termijn vervangen door een aanklikbare wereldkaart. Dat is een eenvoudig te realiseren verrijking.

Zo zorgt ook alle informatie die in de SharePoint portal wordt gevonden voor een verrijking op het dashboard. Die zoekresultaten gaan namelijk veel verder dan alleen een fragment van de context rondom het trefwoord. Je krijgt ook aanvullende gegevens, zoals de auteur, de herkomst en allerlei verwante informatie en zelfs afbeeldingen, die voor verdere verdieping kunnen zorgen. In PowerPoint dia's die op de portal zijn opgeslagen kun je bijvoorbeeld doorklikken op een grafieklijntje om daar meer details over te krijgen. Ik noem dat 'eye candy', een lust voor het oog. Ook onze gebruikers roepen erover. Echt heel mooi."

 

Relativerend voegt Bas Gladpootjes daaraan toe: "De meeste informatie komt op dit moment nog van 'shares' van onze file servers en is daardoor sterk tekstgeoriënteerd. Maar je kunt met FAST ook externe bronnen raadplegen en zogeheten Federated Search Results aan de zoekresultaten toevoegen. Zo nemen wij standaard onze 'e-learning tools' mee in de zoekopdrachten, waarmee onze gebruikers leren omgaan met onze ERP- en portalomgeving."

 

FAST is door middel van allerlei instellingen helemaal toe te snijden op de werkwijze van een organisatie, toch wil Bas Gladpootjes daar niet te ver in gaan: "Je kunt onder andere aangeven dat bepaalde documenttypes zwaarder wegen en een hogere 'ranking' krijgen. Word-documenten bijvoorbeeld kun je hoger waarderen dan Pdf's, zodat ze hoger bij de zoekresultaten staan. Zó ver zijn we niet gegaan, want ik denk dat je – zodra je aan de ranking gaat sleutelen – in feite je eigen zoekmachine aan het bouwen bent. Voor ons zijn de standaardinstellingen al optimaal.

 

Waar we wél graag onze eigen draai aan geven is de dashboard-pagina. Daarvan hoef je dankzij FAST maar één versie te maken. Aparte varianten voor een bepaalde Business Unit of voor een bepaald land zijn niet nodig. Je maakt hem, zet hem klaar en afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker wordt hij geheel op maat voor die gebruiker opgebouwd, gevuld en weergegeven. Doordat de zoekresultaten rekening houden met de beveiligingsinstellingen, hoef je je ook om de beveiliging geen zorgen te maken. Ik vind dat echt geweldig."

 

Toekomst

Bas Gladpootjes stelt dat de mogelijkheden van SharePoint en FAST voor Boskalis nog lang niet zijn uitgeput. Hij geeft een voorbeeld: "De voortgang van een project is bij uitstek geschikt om bij te houden in een SharePoint lijst. Dat zal wel om enige aanpassing vragen van onze werkmethodes, maar zodra daarvoor gekozen is, kun je bijvoorbeeld uit de lijsten slimme grafieken genereren, die je bij zoekopdrachten tussen de treffers zult terugvinden.

 

Persoonlijk zie ik ons SharePoint Server platform met FAST technologie als dé oplossing voor onze projecten, zowel voor nu als voor toekomst. Met FAST leg je de hele wereld open."

Gerelateerde referenties

  • Provinsje Fryslân Provincie Fryslân ervaart dat 'zaakgericht' werken veel efficiënter en goedkoper kan zónder papier en mét SharePoint Server
    Lees verder »

  • Universitair Medisch Centrum Utrecht Medisch centrum verbetert zorgproces met real-time toegang tot patiëntinformatie
    Lees verder »

  • SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge 'in control'
    Lees verder »