Lintelo . Nekovri Dynamics is van de branche, voor de branche

“We wilden investeren in de toekomst en het nieuwste van het nieuwste voor de hele branche mogelijk maken. Dan moet je niet op oude willen programma’s voortborduren om nu kosten te besparen.”

Kenmerken

Bedrijf:
Lintelo
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
Boltrics Professionals
Branche:
Transport & distributie
Product:
Dynamics NAV
Thema:
ERP
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  •  Continuïteit

  • Standaard oplossing

  • Betrouwbaarheid 

  •  Flexibiliteit

  •  Betaalbaarheid
  •  Gebruiksgemak

     

 

Voordelen

  • Altijd up-to-date software

  • Sneller en efficiënter werken 

  • Relatief lage kosten 

  • Voorzien in informatiebehoefte van klanten

     

 

Op 1 november 2010 ging Nekovri Dynamics live bij Koel- en Vrieshuis Lintelo. Een primeur. “Nekovri Dynamics is een complete en geïntegreerde WMS/ERP oplossing die volledig op het lijf van de koel-en vriesbranche is geschreven,” vertelt Arie van de Put, directeur bij Koel- en Vrieshuis Lintelo. Als een van de
initiatiefnemers van deze nieuwe branchestandaard die op de wereldwijd gebruikte en bewezen Microsoft technologie is gebaseerd, stak hij veel tijd en energie in de ontwikkeling ervan. “Het is een mooi product geworden. Flexibel, betaalbaar en geschikt voor alle bedrijven in de branche.”

WAAROM ELKE KEER OPNIEUW HET WIEL UITVINDEN?
Drie keer is scheepsrecht. Al twee keer eerder waren er gesprekken over het ontwikkelen van een standaard maatwerkoplossing voor de koel- en vriesbranche, maar kwamen de plannen niet van de grond. Tot ze in 2009 weer werden opgepakt. “Het was een toekomstgerichte zet,” zegt Van de Put daarover, “want eigenlijk was ik best tevreden over Navision (tegenwoordig Microsoft Dynamics NAV genaamd), het programma dat we voorheen gebruikten. Alleen begon onze 2.5 versie te verouderen, waren de jaarlijkse kosten hoog en was de ondersteuning van onze toenmalige partner tanende waardoor upgrades uitbleven. We voelden ons al geruime tijd geen Klant - met hoofdletter K - meer en dat begon te steken.” In plaats van op zoek te gaan naar een nieuwe partner voor nieuwe upgrades,
begonnen de ontwikkelplannen weer te kriebelen. Bij Jan Harthoorn, commercieel directeur bij Harthoorn Coldstores en Jan Blokland, directeur bij Blokland Cold Stores vielen de ideeën in vruchtbare bodem. Want waarom zou elk koel- en
vrieshuis het wiel opnieuw moeten uitvinden en maatwerk laten maken, als dit ook op brancheniveau kon plaatsvinden? Dit markeerde het begin van een collegiale samenwerking om te komen tot een branchestandaard. Van de Put: “Het initiatief
kwam dan wel van ons drieën, maar we wilden dat de héle branche gebruik zou kunnen maken van het nieuwe systeem. De ontwikkelopdracht is daarom verstrekt door Nekovri, de Vereniging van Nederlandse Koel- en Vrieshuizen. Dit garandeert
dat alle leden daarvan kunnen profiteren, nu en in de toekomst.”
 
EEN GOEDE PARTNER ALS BASIS VOOR KWALITEIT
Voor het ontwikkelen en implementeren van de nieuwe brancheoplossing werd gekozen voor Boltrics Professionals. Een partner met jarenlange kennis van en ervaring in de koel- en vriesbranche. Van de Put: “Die keuze was voor ons
essentieel, de partner kan het proces maken of breken.” Vanwege de eerdere ervaringen werd bovendien gezocht naar een partner met een blijvend hoog serviceniveau en een focus op de koel- en vriesbranche. Boltrics voldeed aan alle
voorwaarden. “De consultants kennen onze bedrijfsprocessen, weten wat er speelt in de branche en spreken onze taal. Maar de meerwaarde zat vooral in de factor mens. Ze zijn duidelijk, open en eerlijk over de mogelijkheden én onmogelijkheden, betrokken en zeer Klantgericht. Met hen durfden we dit traject aan te gaan.”
 
FLEXIBELE BASIS VOOR STANDAARD MAATWERK
Samen met Boltrics werd het programma van eisen samengesteld, waarbij het verleden volledig losgelaten werd. Van de Put: “We wilden investeren in de toekomst en het nieuwste van het nieuwste voor de hele branche mogelijk maken. Dan moet je niet op oude programma’s willen voortborduren om nu kosten te besparen.” Als ontwikkelplatform werd gekozen voor Microsoft Dynamics NAV, met name vanwege de continuïteit en flexibiliteit en de mogelijkheid om branchespecifieke
functies toe te voegen. Met dit laatste ging Boltrics aan het werk zodat het systeem naadloos zou aansluiten bij alle bedrijfs- en logistiek processen in de koel- en vriesbranche.
De ontwikkelfase verliep soepel en volgens planning. Er vond regelmatig afstemming plaats en via een webportal konden medewerkers de ontwikkelingen op de voet volgen. Er werd een key-user vrijgemaakt om alle nieuwe functionaliteiten
te testen en de bevindingen terug te koppelen. Van de Put: “Dat was een goede beslissing. Hierdoor waren er in de implementatiefase nauwelijks verrassingen.”
Na een ontwikkelfase van acht maanden volgde een implementatiefase van zes weken en ging het nieuwe systeem vervolgens zonder noemenswaardige problemen
in een dag live. “Na de livegang waren de consultants van Boltrics drie dagen beschikbaar voor de nodige finetuning en om eventuele problemen direct aan te pakken. Het ging zoals gepland. Een implementatie volgens het boekje”, zo kijkt
Van de Put terug op deze periode.
 
DE VOORDELEN VAN EEN BRANCHESTANDAARD
Nekovri Dynamics is een branchestandaard en dat heeft voordelen. Van de Put somt ze op: “Het bevat standaard alle specifieke functionaliteiten voor de koel- en
vriesbranche. Hierdoor kunnen onze medewerkers effectiever werken en meer toegevoegde waarde bieden aan onze klanten. Belangrijk, want we zijn een dienstverlener. En omdat die functionaliteiten standaard in de software zijn
opgenomen, hebben we geen maatwerk meer nodig en zijn de beheerkosten laag. Verder volgen we de technologische ontwikkelingen op de voet. De software wordt
voortdurend doorontwikkeld op basis van wensen uit de branche zelf en elke nieuwe functie wordt branchebreed onder alle gebruikers gedeeld. Ons systeem is én blijft dus up-to-date, ook jaren na de implementatie. Tegen relatief lage kosten,
want ook die worden gedeeld. Updates worden automatisch doorgevoerd, dat kost dus geen tijd of moeite. Daarnaast is ook de druk van een implementatie op de organisatie - vaak een struikelblok - veel kleiner omdat de software aansluit bij de
processen. Elk proces is bovendien standaard voorzien van een werkinstructie. Er hoeft dus niets zelf geschreven te worden.”
 
WEBPORTAL GEEFT KLANTEN 24/7 INFORMATIE
Een ander groot voordeel biedt de webportal. “De informatiebehoefte van onze klanten is hoog en wordt steeds specifieker,” stelt Van de Put. “We beheren tenslotte
hun producten en daar hebben ze regelmatig vragen over. Via onze webportal is alle gewenste informatie 24/7 te vinden. Voorraadhistorie, geleverde diensten, gemaakte kosten, in- en uitslagen, facturen... alles is transparant. Voorheen pakte de
klant hiervoor de telefoon, nu kan hij alles zelf tot in detail opzoeken. Klanten waarderen deze service en het scheelt onze medewerkers veel tijd.” Een goede informatievoorziening versnelt ook het betalingsgedrag van klanten, constateert Van de Put. “Facturen worden eerst via e-mail verstuurd, met alle bijlagen ter controle. Daarna volgt enkel de factuur per post. In de taal van de klant, dat kan Nederlands, maar ook Engels of Duits zijn. Nog een handigheidje van het systeem. Want hoe makkelijker en beter de controle kan plaatsvinden, hoe sneller de betaling akkoord is. Onze digitale factuur is overigens direct in te lezen in het boekhoudsysteem van de klant. We sturen de factuur in onze eigen opmaak, maar op de achtergrond komen alle codes mee die het systeem van de klant nodig heeft. De klant hoeft dus
geen moeite te doen om onze factuur te boeken. Ook dat is service.”
 
TOEKOMST
Voor de toekomst overweegt Van de Punt een eigen scansysteem. “Voor het scannen maken we nu nog gebruik van het systeem van onze klanten. Zij stellen hun apparatuur ter beschikking en wij investeren in de kennis bij onze medewerkers. Met de scanmodule kunnen we ook hier meer efficiency brengen. De software is er in ieder geval al klaar voor.”
 
TIP VAN LINTELO
Kies een implementatiepartner die verstand heeft van uw bedrijfsprocessen en waar u op kunt bouwen en vertrouwen. Zorg voor een goede voorbereiding. Weet wat u wilt, wees duidelijk in uw communicatie en bereid uw mensen goed voor.

Gerelateerde referenties

  • Bouwmaat Nederland Bouwmaat ontwikkelt succesvolle groothandel-/retailformule met hoge servicegraad op basis van Microsoft Dynamics NAV
    Lees verder »

  • Fagro Consultancy B.V. Snelle implementatie van Microsoft Dynamics NAV brengt controle, inzicht en overzicht
    Lees verder »

  • Blokland Cold Stores Blokland verbetert haar dienstverlening een standaard brancheoplossing
    Lees verder »