Blokland Cold Stores. Blokland verbetert haar dienstverlening een standaard brancheoplossing

“Als ik het morgen weer moest doen, wil ik met dezelfde mensen van Boltrics aan tafel zitten.”

Kenmerken

Bedrijf:
Blokland Cold Stores
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
Boltrics Professionals
Branche:
Transport & distributie
Product:
Dynamics NAV
Thema:
ERP
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Continuïteit

  • Standaard oplossing

  • Geïntegreerd systeem met voorraadbeheersing en facturatie

  • Flexibiliteit

  • Barcodescanning

  • Tracking & Tracing

  • Variabele orderpick- en uitslagmethode op basis van variabelen

  • Gebruiksgemak

Voordelen

  • Sneller en efficiënter werken

  • Relatief lage (beheers)kosten

  • Betrouwbare en snelle informatievoorziening

  • Hogere medewerkersbetrokkenheid

  • Flexibel aan te passen, meer gebruiksgemak

Maatwerk laat software passen als een jasje en dat werkt wel zo plezierig. Maar na verloop van tijd kan datzelfde maatwerk steeds meer beginnen te knellen en de rem op nieuwe ontwikkelingen zetten. Als dan ook de ondersteuning stopgezet
wordt, is de toekomst vol risico’s. Voor Blokland Cold Stores reden om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Zo standaard mogelijk, die les was wel geleerd. Het traject dat volgde was verre van standaard. Blokland liet samen met collega’s uit de branche een nieuwe standaard ontwikkelen: Nekovri Dynamics. Gebaseerd op het wereldwijd gebruikte en bewezen Microsoft Dynamics NAV.

MAATWERK REMT VERNIEUWING
Bij Blokland werd jarenlang naar tevredenheid gewerkt met een DOS-programma van Unit4. Aan de minder prettige kanten van het programma was iedereen min of meer gewend geraakt. Rapportages die lastig samen te stellen waren, de wekelijks
optredende verschillen tussen de facturatie en voorraadadministratie die handmatig aangepast moesten worden, de traagheid van het systeem als er uiteindelijk gefactureerd kon worden, gebruikers die op elkaar moesten wachten om hun werk
te kunnen doen. Er was allemaal mee te leven. Wat wel steeds zwaarder woog waren de jaarlijkse onderhoudskosten. Die bleven onverminderd hoog, ook toen daar allang geen doorontwikkeling en upgrades meer tegenover stonden. Elke opdracht tot aanpassing kostte bovendien handenvol geld. Ted Langen,
Vestigingsmanager Cuijk bij Blokland Cold Stores zegt daarover: “Als we een kleinigheid wilden aanpassen, dan leidde die aanpassing steevast tot storingen elders in het systeem. De kosten waren hierdoor vaak niet in verhouding met de
aanpassing waar het in eerste instantie om ging.” Het bericht dat het einde van de ondersteuning aangekondigde, gaf echter de genadeklap. “Nooit meer zoveel maatwerk,” verzucht Langen. “En nooit meer zó afhankelijk zijn van kennis van derden. Wat we in minder dan acht jaar aan investeringen hebben moeten
afschrijven is je reinste kapitaalvernietiging. Dat risico wilden we niet meer lopen.”
 
STANDAARD BRANCHEOPLOSSING
Als lid van Nekovri, de Vereniging van Nederlandse koel- en vrieshuizen, had Blokland zitting in de klankbordgroep automatisering. Partijen in deze groep zochten naar een branchebreed gedragen automatiseringsoplossing met branchespecifieke functionaliteiten die maatwerk overbodig zouden maken. Waardoor niet elk koel- en vrieshuis opnieuw het wiel hoefde uit te vinden en informatie onderling
gemakkelijk uitgewisseld kon worden. Meerdere leveranciers vertoonden hun demonstraties, maar de echte klik ontstond niet. Langen: “We werden pas enthousiast toen we een demonstratie van Boltrics Professionals kregen.”
 
PARTNERKEUZE OP BASIS VAN INHOUD EN VERTROUWEN
In Boltrics vonden de leden een partner met kennis van en ervaring in de koel- en vriesbranche. “Wat ze lieten zien, sprak meteen aan,” vertelt Langen. “Een programma dat gebaseerd is op Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met specifieke
functionaliteiten voor onze branche. De software coördineert zowel de logistieke processen op de werkvloer als de bedrijfsprocessen. Het plaatje klopte, zowel op
het technische als het menselijke vlak. Er was geen push, geen gelikt verkooppraatje, het ging om de inhoud. Ze waren duidelijk over wat wel en niet kon. Vragen werden kordaat, open en eerlijk beantwoord. Met duidelijke kennis van onze bedrijfsprocessen en informatiestromen. Dit gaf ons het vertrouwen in een
samenwerking. De timing kon niet beter. Voor Blokland was het vijf voor twaalf, dus de beslissing van de klankbordgroep kwam precies op tijd.”
 
PROGRAMMA VAN EISEN
De voornaamste eisen van de klankbordgroep waren continuïteit, flexibiliteit, standaardisatie, betaalbaarheid en integratie. Langen: “Over de branchespecifieke functionaliteiten zijn de nodige discussies gevoerd. Over de RF-module (scannen) bijvoorbeeld. Bij Blokland zijn we gewend te werken met een eigen scansysteem, de andere leden hebben die ervaring niet. Mobiele barcodesystemen helpen grip en controle te krijgen op de logistieke processen op de werkvloer. Die wilden wij
absoluut in de ontwikkeling meenemen. En dat is ook gebeurd. Medewerkers kunnen nu de barcodes van artikelen en locaties scannen, waarna Nekovri Dynamics de informatie automatisch verwerkt.”
 
IMPLEMENTATIE VOLGENS HET BOEKJE
Na vijf maanden van ontwikkeling werden de contouren van Nekovri Dynamics zichtbaar. Een select aantal medewerkers kon op afstand inloggen om de nieuwe functionaliteiten te testen. Niet veel later volgde de implementatie bij Blokland zelf. Over de implementatie en de support van Boltrics is Langen positief. Er was regelmatige een consultant van Boltrics aanwezig om vragen te beantwoorden en knelpunten op te lossen. Naarmate de livegang dichterbij kwam, ontstond er enige nervositeit onder de medewerkers. Was het niet raadzamer om eerst een periode
schaduw te draaien? Aan de andere kant groeide het systeem en nam het vertrouwen met de dag toe dat alle processen goed waren afgedekt.
 
AANDACHT TIJDENS LIVEGANG VERGROOT DRAAGVLAK
Tweeënhalve maand na de implementatie volgde de livegang. Op advies van Boltrics is Blokland in een keer overgegaan. Langen: “We gingen van een DOS naar een Windows omgeving en dat is een hele overstap. Boltrics was hier volledig op voorbereid en we kregen alle tijd en aandacht. In de eerste week waren hier vier
consultants aanwezig en elke gebruiker kon met zijn of haar probleem bij hen aan tafel schuiven. Die aandacht heeft voor veel draagvlak gezorgd.”
 
VOORDELEN
Nekovri Dynamics is gebaseerd op en ondersteund door de technologie van Microsoft. Dat is een garantie voor de continuïteit en betrouwbaarheid. Branchespecifieke functies zijn standaard in de software opgenomen, waardoor kostbaar en tijdrovend maatwerk niet nodig is en de implementatie snel te realiseren is. De software is volledig afgestemd op de dagelijkse praktijk in koel- en vrieshuizen en dat levert rendementsvoordelen op. Langen: “Het systeem is flexibel en slim van opzet, waardoor het onmogelijke mogelijk wordt. Vroeger konden we twee halve
pallets met dezelfde producten maar een verschillend batchnummer niet samenvoegen. Met het nieuwe systeem is dat wel mogelijk. Via barcodescanning weet het systeem precies wat waar staat, tot op de kleinste verpakkingseenheid. Dat
scheelt veel dure opslagruimte.” Sneller en efficiënter werken
Ook het verwerken van binnenkomende goederen gaat veel sneller. “Voorheen moesten we wachten tot op kantoor alle informatie was verwerkt voordat het systeem een sticker produceerde. Pas als die sticker op de desbetreffende pallet was
aangebracht, kon de pallet door. Nu maken de magazijnmedewerkers zelf direct
een barcode aan en het systeem vult die achteraf met de bijbehorende informatie.
De pallet kan nu vanuit de expeditieruimte direct door naar de koel- of vriesruimte.
Dat komt de kwaliteit ten goede.”
Betrouwbare informatievoorziening
De administratieve verwerking van entrepot (douane) goederen is eenvoudiger en
transparanter geworden. “We kunnen een strakke registratie voeren,” vertelt Langen,
“met rapportages die door de douane worden geaccepteerd. Het nieuwe systeem
bespaart ons hier veel tijd en zorgen.” Ook de klant wil steeds meer en specifiekere
informatie ontvangen. Voorheen moesten we die informatie bij elke aanvraag
handmatig uit het systeem halen. Nu is het een kwestie van aangeven welke
informatie de klant graag wil ontvangen en het systeem doet voortaan de rest. Ook
het voorheen arbeidsintensieve facturatieproces gaat nu dertig tot vijftig procent
sneller. De facturen zijn bovendien duidelijk en gedetailleerd, waardoor er minder
vragen van klanten komen.
Sneller en rolgebaseerd werken
Nekovri Dynamics is rolgebaseerd. De medewerkers zien alleen die informatie en
menu’s die ze voor hun werk nodig hebben. Langen: “Dat is zeker op de werkvloer
handig. Medewerkers worden niet belast met menu’s waar ze niets mee doen. En
hoe lager de gebruiksdrempel, hoe beter het systeem werkt. De medewerkers in
het magazijn registreren nu zelf, waardoor de verwerking sneller gaat. Ze scannen
elke beweging van de producten en zijn zich ook bewust van de noodzaak
hiertoe. Ze zien namelijk ook welke gevolgen het heeft als ze het niet doen. De
verantwoordelijkheid voor de werkprocessen is daarmee dichter bij de mensen zelf
gekomen.” “Waar het eigenlijk op neer komt,” zo vat Langen zijn ervaringen met Nekovri
Dynamics samen, “is dat we onze dienstverlening opwaarderen. We kunnen beter
tegemoet komen aan de wensen van onze klanten, die daardoor met meer
tevredenheid blijven terugkomen.”

Gerelateerde referenties

  • Fagro Consultancy B.V. Snelle implementatie van Microsoft Dynamics NAV brengt controle, inzicht en overzicht
    Lees verder »

  • Bouwmaat Nederland Bouwmaat ontwikkelt succesvolle groothandel-/retailformule met hoge servicegraad op basis van Microsoft Dynamics NAV
    Lees verder »

  • Lintelo Nekovri Dynamics is van de branche, voor de branche
    Lees verder »