Sdu Uitgevers. Door haar mailomgeving naar Office 365 te migreren bespaart Sdu Uitgevers jaarlijks ruim 100.000 euro

"Net als de koffiemachine is e-mail voor mij een 'utility', waar ik altijd op moet kunnen rekenen en die qua onderhoud niet te veel mag kosten."

Kenmerken

Bedrijf:
Sdu Uitgevers
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Branche:
Overig
Product:
Office 365
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Betrouwbaarheid
  • Gemak
  • Betaalbaarheid

Voordelen

  • Grote besparing op investeringen in hard- en software
  • Grote besparing door verminderd systeembeheer
  • Hoge beschikbaarheid
  • Minimale aanspraak op helpdesk
  • Minimale beheerinspanning
  • Herkenbare gebruikersinterface

Omdat de mailomgeving van Sdu Uitgevers sterk verouderd was en daardoor steeds onbetrouwbaarder en duurder in onderhoud werd, zocht Sdu Uitgevers een oplossing die aansloot bij de 'utility-gedachte'. Na een tegenvallende oriëntatie in de keuken van Google viel de keus op de Microsoft-oplossing. Geoff Hack: "Iedere IT-manager die nu voor de keus staat: 'moet ik mijn lokale mailomgeving vernieuwen of naar de cloud brengen?' kan ik adviseren om te kiezen voor Office 365.
De beschikbaarheid is heel goed: de afgelopen 12 maanden is Office 365 niet één keer uit de lucht geweest. Verder is het modern, altijd up-to-date en heb je er vrijwel geen omkijken naar. De rekensom is snel gemaakt, het scheelt ons ruim 100.000 euro per jaar."

Situatie

Sdu Uitgevers zette haar eerste schreden richting de cloud in 2010. De mailomgeving draaide toen nog op Exchange Server 2000 en was hoognodig aan vernieuwing toe. Een update naar de nieuwste versie zou echter een grote investering vergen in hardware, software en vooral kennisopbouw. Geoff Hack, Manager Technische Infrastructuur en Support bij Sdu Uitgevers: "Voor mij zijn e-mail, contactpersonen, agenda en de koffiemachine allemaal 'utilities'. Gewone basisvoorzieningen, waar je altijd op moet kunnen rekenen. Ze moeten het gewoon doen, zonder al teveel kosten en/of beheerinspanning. Ik was dan ook al jaren op zoek naar een gemakkelijke, betrouwbare en betaalbare mailoplossing in de vorm van een utility."

In die tijd was Google zeer actief bezig met het promoten van haar producten in de zakelijke markt. Via IT-partner goSaaS werd een 'proof of concept' uitgevoerd, waarbij 50 medewerkers van Sdu Uitgevers de Google-tegenhangers van de bekende Outlook-functionaliteiten uittestten: agenda, contactpersonen en e-mail. De test slaagde slechts gedeeltelijk, zo schoot bijvoorbeeld de agendafunctionaliteit van Google tekort.

Dezelfde partner stelde toen voor om de proof of concept te herhalen met Office 365. John Raven van goSaaS: "Beter gezegd, met de toenmalige voorloper van Office 365: BPOS. Voor Sdu Uitgevers zou dat sowieso een betere oplossing zijn dan het Google-product."

Hij had gelijk, want na de tweede proof of concept werd meteen een proefstraat ingericht om alle mailboxen naar de cloudoplossing van Microsoft te migreren. Maar voordat Office 365 organisatiebreed geadopteerd kon worden, moest er eerst nog wel wat gebeuren…

Oplossing

Sdu Uitgevers telt circa 550 medewerkers, de mailomgeving telt ruim 2200 mailboxen. Een factor vier verschil. "Dat komt," zegt Geoff Hack, "omdat wij voor elke uitgave, krant, maandblad, weekblad of on-line uitgave een 'info@' mailbox aanmaken, én een mailbox voor de redactie, een voor de studio, een voor de advertentieafdeling etc. Met ons brede fonds kom je dan al snel aan 2.200 mailboxen."

De uitdaging was om uit te zoeken of die 2.200 mailboxen nog allemaal nodig waren. "Het was een enorme uitzoekerij om de eigenaren van alle groepsmail-boxen te vinden. Na de boel opgeschoond te hebben bleven er nog 1.500 mailboxen over. De afgelopen twee jaren is dat aantal overigens alweer aangegroeid tot 1.800.

De overgebleven mailboxen hebben we in vier weekenden geconverteerd naar de cloudomgeving. Elk weekend namen we een of meer business units onder handen en op maandagochtend zorgden we ervoor voldoende helpdeskmedewerkers paraat te hebben om assistentie te verlenen. Dat liep echt fantastisch. Al na een halve dag waren de gemigreerde gebruikers in de cloudversie van Outlook (OWA) aan het werk, alsof ze nooit anders gedaan hadden."

In 2011 volgde de migratie van BPOS naar Office 365. De functionaliteit was meteen veel rijker en de bediening vrijwel identiek aan de desktopversie van Office. Zo is er bijna geen verschil tussen Outlook Online van Office 365 en de desktopversie van Outlook en dat is voor onze secretaresses heel belangrijk. Zij beheren alle agenda's en moeten bijvoorbeeld gemakkelijk kunnen wisselen tussen agenda's en meerdere agenda's tegelijk kunnen beheren. Met Office 365 kan dat net zo gemakkelijk als met de desktopversie."

Voordelen

Sdu Uitgevers gebruikt op dit moment twee componenten van Office 365: SharePoint Online en Exchange Online, waar Outlook Online onderdeel van is. "Agenda, e-mail en contactpersonen kunnen op elke pc en op elk device worden geraadpleegd. Ook thuis. Dat verhoogt de flexibiliteit binnen onze organisatie en de productiviteit van de medewerkers."

- Sharepoint Online
SharePoint Online wordt succesvol ingezet om de samenwerking op afdelingsniveau te faciliteren. Geoff Hack: "We hadden al eens eerder geprobeerd om SharePoint Server binnen de organisatie te implementeren, maar de adoptie was toen erg laag. Achteraf gezien had dat waarschijnlijk te maken met het feit dat we de hele organisatie met één en dezelfde sjabloon wilden laten werken. Dat was een foute keuze omdat elke afdeling binnen onze organisatie zijn eigen werkwijze heeft. Bij de Automatiseringsgids bijvoorbeeld werken ze op een andere manier dan bij Juridische- en Bouw-uitgaven. Zo heeft ook een dagblad een heel andere dynamiek dan een maanduitgave. Door SharePoint Online per afdeling uit te rollen, kunnen we de samenwerkingstool veel gepaster implementeren. Iedereen maakt gebruik van dezelfde standaard functionaliteiten van Office 365, maar door voor elke afdeling een andere sjabloon te hanteren, is de 'look and feel' steeds een beetje anders.

De adoptie is daardoor veel beter. In een gedeelde virtuele ruimte kunnen alle afdelingsmedewerkers nu hun eigen documenten opslaan en delen. Dat werkt echt goed. Inmiddels hebben we zo'n 200 SharePoint Online gebruikers. We hebben hier veel van geleerd: je moet niet proberen om je hele organisatie volgens een en dezelfde methodiek te laten werken; door op afdelingsniveau te kijken naar de behoeftes van die afdeling boek je veel betere resultaten."

- Beheer is nu een nevenactiviteit
Dat wil overigens niet zeggen dat de gebruikers juichend door de gangen lopen. Geoff Hack: "Als het goed werkt hoor je ze niet, als het mis is, staan ze in mum van tijd naast je bureau. Ook dat is net als die koffiemachine: niemand geeft een compliment als die het doet, maar owee als hij een keer dienst weigert. Gelukkig weten we dat onze medewerkers tevreden zijn met de nieuwe IT-omgeving en dat zij Office 365 veel beter vinden dan wat ze voorheen hadden.

De problemen die we met de oude omgeving hadden zijn voorgoed voorbij. Willen we dat zo houden, dan moeten we wel meegaan met de technologie. Zo moet je - als je goed met Office 365 wilt blijven werken - ervoor zorgen dat op je pc's het nieuwste besturingssysteem draait en dat je de laatste patches en updates bijhoudt en implementeert. Als je je daaraan houdt zijn de beheerinspanningen minimaal. Hadden we vroeger 'full time' systeembeheerders nodig om de mailomgeving in bedrijf te houden, nu is dat een nevenactiviteit van de helpdeskafdeling aangevuld met 32 uur maandelijkse ondersteuning van goSaaS. Het aantal helpverzoeken rond Exchange en e-mail is nu minder dan 50 per maand. Dat is niet veel. Het gaat dan om simpele verzoeken, zoals het resetten van een wachtwoord, toegang tot een bepaalde groepsmailbox e.d.

Tijdens de beantwoording van zo'n helpaanvraag checkt de helpdeskmedewerker tevens de updates van het werkstation. Ernstige incidenten, zoals we die vroeger veel hadden, doen zich niet voor. Zo hebben we de afgelopen 12 maanden niet één keer een 'down time' gehad. De beschikbaarheid van Office 365 is dan ook heel goed."

- Lync
Lync, het communicatieonderdeel van Office 365, wordt op dit moment alleen nog door de technici binnen Sdu Uitgevers gebruikt. Geoff Hack heeft daar een eenvoudige verklaring voor: "Geografisch zitten alle medewerkers in één pand en per afdeling zelfs op dezelfde verdieping. Het persoonlijk contact is bij ons gemakkelijker gelegd dan een virtueel contact. Onze technici daarentegen zijn vaak weg van hun werkplek omdat ze ondersteuning geven bij de gebruikers, dus voor hen is Lync een handige tool om te communiceren. Met Lync zien ze direct of hun collega's bereikbaar zijn en hoe ze hen het gemakkelijkst kunnen bereiken. Dat werkt heel efficiënt en veel directer dan bijvoorbeeld het verzenden van een e-mailtje of bellen naar een toestel, dat niet opgenomen wordt.

- Besparing en besparing
Volgens Geoff Hack biedt Office 365 Sdu Uitgevers twee belangrijke voordelen: "Een grote besparing op investeringen in hard- en software en een grote besparing door het verminderde systeembeheer, omdat Microsoft zorgt voor beveiliging, beschikbaarheid, updates etc. Dat Office 365 een 'cloud'oplossing is, vind ik ondergeschikt. Ik kijk ernaar als onderdeel van ons 'application lifecycle management'. Reken maar uit: we hebben 1.800 e-mail boxen, elk 25 GB, dat vergt forse opslag en back-up faciliteiten en stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de hardware, ook al vanwege een goede beschikbaarheid. Je zit dan zo op 2,5 ton Euro; met een afschrijving van drie jaar is dat 83.000 Euro per jaar. Tel daar de jaarlijkse kosten van licenties en drie FTE's voor beheer bij op en je zit aan ca. 240.000 Euro per jaar. Een enorm bedrag waarvan je een groot deel in één keer moet betalen. Met Office 365 zijn de jaarlijkse operationele kosten weliswaar iets hoger, maar kostbare hard- en software-investeringen zijn niet nodig. Afgelopen jaar waren we voor de gehele mailomgeving, inclusief infrastructuur en licenties, rond de 100.000 Euro kwijt, plus nog 25.000 Euro voor externe ondersteuning. Dat is fors minder. Bovendien betaal je maandelijks, dus komt je 'cash flow' niet in gevaar.

- Mogelijkheden voor de toekomst
Op dit moment voert Sdu Uitgevers een proef uit met Windows Intune, eveneens een cloud service. Geoff Hack: "Als de proef goed verloopt, verwacht ik dat we Windows Intune het volgende kwartaal zullen uitrollen om het beheer van onze desktops te vereenvoudigen en daarmee tevens McAfee antivirus uit te faseren."

Wat betreft het verder uitdiepen van de functionaliteiten die in Office 365 aanwezig zijn zegt hij: "Voor Word en Excel maken we nu nog gebruik van Office 2007 op de desktop. De licenties daarvan stammen uit 2009. Zodra die aan vervanging toe zijn, zullen we overwegen om te migreren naar Word Online en Excel Online, twee andere onderdelen van Office 365.

Gerelateerde referenties

  • Moderne cloud-oplossing stuwt Martinair naar grote hoogte
    Lees verder »

  • Playing for Success Nederland verbetert haar interne processen met Microsoft Office 365 en OneDrive
    Lees verder »

  • Grafisch Lyceum Rotterdam Verbeteren van communicatiemogelijkheden door de integratie van mobiele apparaten op basis van Microsoft Lync 2013
    Lees verder »