Gemeente Pijnacker-Nootdorp . Gemeente Pijnacker-Nootdorp realiseert Digitale Leestafel met BPOS

"Een groot voordeel van BPOS is dat we niet hoeven te investeren in softwarelicenties en/of hardware."

Kenmerken

Bedrijf:
Gemeente Pijnacker-Nootdorp
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Branche:
Overheid
Product:
Cloud computing
Thema's:
Cloud computing
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  •  efficiënt documentenbeheer en -distributie 
     
  • eenvoudig te beheren
     
  • goede prijs/functionaliteitverhouding
     
  • minimale investering
     
  • kostenbesparing   

 

Voordelen

  • gemakkelijk documenten delen en archiveren
     
  • betere beschikbaarheid van bestuurlijke informatie
  • draagt bij aan het Nieuwe Werken van gemeenteraadsleden
     
  • gemak van rubriceren en dossiervorming van documenten
     
  • gecontroleerde koppeling met distributienetwerk
     
  • geen investeringen in hard- en software

In elke Nederlandse gemeente is het de gemeenteraad - in haar rol als vertegenwoordiger van de inwoners – die het beleid bepaalt.  Zo ook in de Gemeente Pijnacker-Nootdorp. Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) zorgt op haar beurt voor de uitvoering van dit beleid.
Dit proces gaat gepaard met grote aantallen documenten of 'stukken': raadsbesluiten, begrotingen, verordeningen of gemeentelijke wetten enzovoort.

Tot voor kort werkte de raadsgriffie nog op de oude manier. Veel papier, veel kopiëren en grote archieven. Raadsgriffier Sjors Heerdink: "Als een gemeenteraadslid een vertrouwelijk stuk nodig had dan was hij genoodzaakt naar het gemeentekantoor te komen. Hij had namelijk de sleutel van de kluisruimte met vertrouwelijke en geheime stukken. Daarnaast hadden we een leestafel waar behalve de post diverse documenten en bewonersbrieven te vinden waren. Veel papier dus. Ik zag er een uitdaging in, om dit proces - zonder al te grote investeringen - efficiënter te maken.

Na enig marktonderzoek vond Sjors Heerdink in Microsoft BPOS de oplossing die hij voor ogen had. "Met BPOS biedt Microsoft een prima oplossing voor onze situatie."
 
Met de BPOS oplossingen Exchange Online en SharePoint Online heeft de gemeente een helder en veilig beheersysteem dat inzicht biedt in notulen, vergaderstukken, ingekomen stukken, kalender en vergaderschema en een mededelingenbord.
 
Sjors Heerdink ziet dagelijks de voordelen van de Exchange Online en SharePoint Online services: "Microsoft BPOS is een enorme verbetering voor de raads- en commissieleden. Documenten zijn nu snel voorhanden en in te zien, ze kunnen gemakkelijker gedeeld worden en vlotter afgehandeld."
Hij constateert dat er over de hele linie efficiënter gewerkt wordt.
 
Over de kosten zegt Sjors Heerdink: "Een groot voordeel van BPOS is dat we niet hoeven te investeren in softwarelicenties en/of hardware. Daarnaast zijn de kosten voor beheer van de BPOS omgeving minimaal want Microsoft regelt het volledige beheer van de applicatie, inclusief het maken van back-up's, toegangsautorisatie en de installatie van nieuwe versies en updates."

Gerelateerde referenties

  • Enza Zaden Enza Zaden over de uitbesteding van haar softwarelicentiebeleid: “Nu zijn we flexibel en compliant”
    Lees verder »

  • Van Jole Advies en Management Online Diensten bespaart Van Jole enorm veel ergernis en praktische ongemakken
    Lees verder »

  • Gasunie verhoogt veiligheid monteurs met ManDown-app
    Lees verder »

  • Windows Home Server Windows Home Server is een betrouwbare manier om uw werk te organiseren en te beschermen.

    Meer informatie »

  • ConQuaestor over Dynamics AX »

  • Gemeente Ridderkerk - Bewegende Beelden Seneca creëert schaalbare webapplicatie in de cloud voor symposium Bewegende Beelden

    Lees verder »