Provinsje Fryslân . Provincie Fryslân ervaart dat 'zaakgericht' werken veel efficiënter en goedkoper kan zónder papier en mét SharePoint Server

"Ik ben ervan overtuigd dat SharePoint Server het enige juiste platform voor Provincies is."

Kenmerken

Bedrijf:
Provinsje Fryslân
Bedrijfsgrootte:
1001-5000 medewerkers
Partner:
Wortell
Branche:
Overheid
Producten:
Office system
SharePoint
Thema's:
Applicatieplatform
Communicatie & samenwerken
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • e- samenwerkplatform voor interne medewerkers en externe ketenpartners 
     
  • digitaal archief 
     
  • snel inzetbaar / korte time-to-market 
     
  • compliant met wettelijke archiefbepalingen
     
  • lange termijnoplossing

Voordelen

  • efficiënter samenwerken met collega's en externen 
     
  • gebruiksvriendelijk 
     
  • tijd- en kostenbesparend 
     
  • integratie met bestaande Office-applicaties 
     
  • inzicht in projecten

Pieter Hoenderken, Operations Manager bij Provincie Friesland: “We hadden een lappendeken van oplossingen voor het delen van documenten. Medewerkers gebruikten hiervoor webdiensten als Dropbox en File2share. Onze helpdesk werd overstelpt met vragen over het gebruik van deze webdiensten, terwijl we zelf ook vraagtekens zetten bij de beveiliging ervan."

De provincie wilde van de lappendeken af en haar medewerkers één uniform platform bieden om het delen van informatie en de samenwerking te ondersteunen. Hoenderken: "Burgers en bedrijven mogen van de overheid verwachten dat die goed functioneert, vooral op het gebied van procesdocumentatie en het gebruik van elkaars documentatie."
 
Over de zoektocht naar een passende oplossing zegt Hoenderken: “Bij een keuze van deze orde is een gedegen voorbereiding cruciaal, niet alleen vanuit technisch oogpunt maar ook vanuit visie en doelstellingen van de organisatie. We voeren als provincie geen brede ICT-strategie en zijn sterk op het betrouwbare Microsoft-platform georiënteerd. Als er sprake is van nieuwe ICT-wensen kijken we dan ook altijd samen met ICT-partners als Infosupport, Leisure IT en Wortell naar de Microsoft-oplossingen. Belangrijk is dat de integratie met onze andere Microsoft-applicaties en projecten voor de lange termijn gewaarborgd is."
 
In 2010 ging een pilot met Microsoft SharePoint Server 2010 van start. De pilot was van korte duur, maar succesvol. Direct daarop namelijk heeft de provincie de SharePoint oplossing volledig doorgevoerd. Hoenderken: "De time-to-market van de SharePoint oplossing is zeer kort, dat komt mede door de hoge mate van gebruiksvriendelijkheid."
 
Hoenderken legt uit hoe gemakkelijk informatie en documenten in een SharePoint teamsite worden gedeeld: “Elke teamsite heeft zijn eigen contentbeheerder, in principe is dat een van de teamleden. Hij of zij geeft de andere teamleden en betrokkenen autorisaties, zodat zij informatie aan de teamsite kunnen toevoegen, wijzigen en/of raadplegen. De teamsitebeheerder beschikt ook over tools en mogelijkheden om de teamsite verder structuur te geven. Om dat zo gemakkelijk mogelijk te maken zijn deze tools en mogelijkheden vastgelegd in een template of  'sjabloon', dat door onze helpdesk wordt aangereikt."
 
De nieuwe oplossing slaat goed aan, want in een periode van slechts een paar maanden zijn voor alle lopende projecten tientallen teamsites opgezet, en voor elk nieuw project komt er nu automatisch een nieuwe bij. De gebruikers zijn veelal beleidsmedewerkers die aan infrastructurele projecten werken. Hoenderken: "Voor hen is het belangrijk dat zij informatie over dijken, (water)wegen, aquaducten e.d. op een gemakkelijke manier kunnen uitwisselen met architectenbureaus. De 'afdelingsites' en 'teamsites' zijn daarvoor een perfect medium. Iedereen die bij een bepaald project betrokken is en de juiste authorisatie heeft, heeft toegang tot die sites en vindt daar álle up-to-date informatie."
 
Documenten, die voortaan digitaal beschikbaar zijn. "Met 360º voldoet onze SharePoint-omgeving volledig aan de NEN 2082 norm," aldus Hoenderken: "Omdat we nu voldoen aan de eisen voor informatie- en archiefmanagement¬programmatuur, zal de provincie op termijn afscheid kunnen nemen van haar papieren archief."

Gerelateerde referenties

  • Universitair Medisch Centrum Utrecht Medisch centrum verbetert zorgproces met real-time toegang tot patiëntinformatie
    Lees verder »

  • Gemeente Den Haag: één intranet, één platform, één gemeente
    Lees verder »

  • Eneco Groep Duurzaam Vergaderen zorgt bij Eneco voor besparingen en minder CO2 uitstoot
    Lees verder »