VolkerWessels . Project Server 2010 geeft VolkerWessels meer 'control' over haar projecten dan versie 2007

Met Project Server 2010 zijn de opdrachten duidelijk omschreven, hebben we een sluitend budgetmanagement en weten we hoeveel resources nog over zijn.

Kenmerken

Bedrijf:
VolkerWessels
Bedrijfsgrootte:
10000+ medewerkers
Partner:
QSSolutions
Branche:
Bouw & installatie
Producten:
Office Project Server
SharePoint
Thema's:
Communicatie & samenwerken
ERP
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Professionalisering van projectmanagement

 

Voordelen

  • Meer controle
  • Kostenreductie
  • Betere resources- en budgetplanning
  • Web based werken
  • Verbeterde managementrapportage

De ICT-projecten die VolkerWessels uitvoert zijn zeer gevarieerd. Hugo van Haaren is Manager Projecten & Architectuur: "Van de verhuizing van een datacenter van een bedrijf, het uitfaseren van een ICT-platform, het inrichten van een bouwkeet met computers tot het inregelen van een FTP-server voor Rijkswaterstaat."
Wat ontbrak was een duidelijk overzicht van álle lopende projecten. Van Haaren: “Per project moeten de projectleiders de resources analyseren en antwoord geven op de vraag of we mensen tekort komen of juist overhouden. Dat was moeilijk, vooral omdat we een totaaloverzicht misten van budgetten en verantwoordelijkheden over alle projecten heen.”
 
Eind 2009 werd besloten om het projectmanagement op de schop te nemen: “Zowel het VolkerWessels management als de ICT-organisatie wilden orde op zaken in het projectbeheer. Tegelijk bestond er behoefte om de projectmatige aanpak van VolkerWessels te professionaliseren, onder meer door ICT-projectleiders op te leiden."

OPLOSSING
Om zich te oriënteren en tot een professionele projectorganisatie te komen volgden de managers van VolkerWessels enkele workshops. Hugo van Haaren: "Een productvergelijking leerde ons dat Project Server voor nu maar zeker ook voor de toekomst de meeste en best passende functionaliteiten bood. Daarnaast integreert elk Microsoft product altijd prima met de rest van de Microsoft omgeving. Uit de workshops kwam dan ook naar voren dat Project Server 2007 de basis van het platform zou worden, waarmee onze projectleiders en medewerkers zouden gaan werken. "

Project Server 2007 maakt deel uit van het Microsoft EPM platform, een zakelijk samenwerkingsplatform dat organisaties helpt om mensen, middelen en investeringen op elkaar af te stemmen. Microsoft EPM bestaat uit Project Server, SharePoint Server en Project Professional en  is een complete omgeving waarin projecten kunnen worden gebudgetteerd en gerapporteerd, uren kunnen worden bijgehouden, documenten en andere informatie kunnen worden gedeeld door alle partijen, die bij de diverse projecten betrokken zijn etc.

OVERSTAP VAN 2007 NAAR 2010
Samen met Microsoft Certified Partner QSSolutions uit Amersfoort ging VolkerWessels medio vorig jaar aan de slag om de EPM-omgeving te bouwen op basis van Project Server 2007. Al tijdens de implementatie werd duidelijk dat Microsoft Project Server 2010, de opvolger van versie 2007, nog beter aan de wensen van VolkerWessels kon voldoen. Hugo van Haaren legt uit waarom:
"VolkerWessels hanteert zijn eigen proces van tijd- en voortgangsregistratie. Daartoe moeten in Project Server 2007 twee schermen worden ingevuld: de projectleider noteert zijn uren in het scherm Mijn Taken voor de voortgangsregistratie en de resourcemanager noteert diezelfde uren in het scherm Mijn Roosters voor de urenregistratie. Op twee plaatsen moeten dus dezelfde uren worden ingevuld. Probleem daarbij is dat de resourcemanager een rooster niet kan goedkeuren voordat deze duidelijkheid heeft over de goedkeuring van de uren in de roosters van de projectleider.
 
Roeland van de Berg van QSSolutions: “De nieuwe eigenschappen van Project Server 2010 sluiten veel beter aan bij de werkwijze van VolkerWessels. Zoals de 'single entry mode', een standaard functie die de takenlijst en het rooster in één invulbaar overzicht combineert. We kunnen Project Server 2010 zo configureren dat de resourcemanager het rooster pas kan goedkeuren als alle projectleiders eerst hun projectvoortgang hebben goedgekeurd. Zouden we dat met Project Server 2007 willen realiseren, dan zou dat veel maatwerk en extra kosten met zich meebrengen. Doorgaan met versie 2007 was dus niet verstandig.”
 
Gaandeweg zou blijken dat er nog méér argumenten zijn, die de overstap naar Project Server 2010 rechtvaardigen. In het hoofdstuk 'Voordelen' zal duidelijk worden welke dat zijn…

VOORDELEN
Project Server 2010 werd het fundament van de nieuwe Project Management-omgeving van VolkerWessels, in combinatie met SharePoint Server 2010.  Hugo van Haaren: "Door die combinatie kunnen we de leden van ons management mooie dashboards aanbieden, waarmee zij razendsnel elk gewenst projectoverzicht kunnen oproepen. Ze hoeven dus niet allerlei programma’s te raadplegen en allerlei parameters op te geven, met één druk op de knop heb je een compleet en helder overzicht."

"Ten opzichte van versie 2007 zijn de rapportagemogelijkheden in EPM 2010 sterk verbeterd,” zo beargumenteert Roeland van de Berg de tussentijdse switch naar versie 2010. Er zijn meer voordelen.
 
Waar VolkerWessels ook dankbaar gebruik van maakt is het web based plannen. Roeland van de Berg: "Zouden we doorgegaan zijn met Project Server 2007 dan zou op de pc's van een groot aantal medewerkers Microsoft Project Professional geïnstalleerd moeten worden. In de 2007-omgeving is dat namelijk nodig, wil je in de planning iets aanpassen, hoe klein die aanpassing ook is. Dit zou uiteraard gevolgen hebben gehad voor het aantal aan te schaffen Project licenties.

In het Project Center van Project Server 2010 heeft iedere geautoriseerde medewerker van VolkerWessels de mogelijkheid om met de Project Web App projecten bij te werken zonder dat daarvoor Project Professional op de pc geïnstalleerd moet zijn. Weliswaar zijn de mogelijkheden om met de Project Web App projecten aan te passen beperkt, maar voor VolkerWessels zijn ze ruim voldoende."

CONCLUSIE
Volker Wessels heeft sinds begin vorig jaar meer inzicht in haar projecten. De medewerkers kunnen de projecten in de EPM 2010 omgeving volledig online plannen, terwijl - door de combinatie met SharePoint Server 2010 - het samenwerken en communiceren veel eenvoudiger is geworden.
 
Hugo van Haaren over de uiteindelijke oplossing: “Met Project Server 2010 hebben we onze projecten 'in control', de opdrachten zijn duidelijk omschreven, we hebben een sluitend budgetmanagement en we weten precies hoeveel resources we in gebruik en nog beschikbaar hebben. Die verbeterde grip op onze projecten bespaart ons veel kosten, hoewel ik ze niet tot op de euro kan kwantificeren.”

Roeland van de Berg is lovend over de aanpak van Volker Wessels: “Volker Wessels is niet te lang blijven hangen in tijdrovende procesanalyses, om daar vervolgens software bij te zoeken. Ze hebben gekeken naar een pragmatische aanpak door processen en software te combineren, en ervaren dat Microsoft EPM en uiteindelijk EPM 2010 de beste keuze is.” 

Gerelateerde referenties

  • Movares vertrouwt haar resourceplanning toe aan Microsoft Enterprise Project Management
    Lees verder »

  • Adviesbureau Procore realiseert met Microsoft Business Productivity Online Standard Suite nieuwe business én kostenbesparingen van € 51.000 en (jaarlijks) € 77.400
    Lees verder »

  • Microsoft Cloudservices stuwen Martinair naar grote hoogte
    Lees verder »