Eiffel. Eiffel weet met de nieuwe SharePoint samenwerkomgeving in te spelen op de behoefte van haar klanten

"Nu onze medewerkers vanuit SharePoint kunnen samenwerken, zijn wij in staat de kennis en informatie in de Eiffel organisatie optimaal te borgen."

Kenmerken

Bedrijf:
Eiffel
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
e-office
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Producten:
Dynamics AX
Dynamics CRM
Thema's:
Communicatie & samenwerken
CRM
ERP
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • einde maken aan verspreid opgeslagen documenten 

  • één integrale samenwerkomgeving voor professionals 

  • één integrale portalomgeving voor klanten

Voordelen

  • centrale opslag en beheer van documenten 
     
  • samenwerkingsplatform voor professionals en klanten 
     
  • slimme urenverantwoording en facturatie 
     
  • korte communicatielijnen 
     
  • professionele uitstraling

Eiffel maakte al een tijdje gebruik van een SharePoint Server maar nutte tot voor kort de mogelijkheden nog onvoldoende uit. Zonde, vond het bedrijf uit Arnhem dat met 400 professionals werkt bij 300 klanten. In samenwerking met ICT-partner e-office is in korte tijd een SharePoint omgeving gebouwd die een einde maakt aan de vele verspreid opgeslagen documenten en die één integrale samenwerkomgeving biedt aan zowel de eigen professionals als de klanten. En de ontwikkeling gaat nog verder…

SITUATIE

Drie jaar geleden nam Eiffel een nieuw ERP-systeem in gebruik ter vervanging van zijn maatwerkoplossing en koos daarbij voor de integrale oplossing van Assistance Software op basis van Microsoft Dynamics CRM, Dynamics PSO, Dynamics AX en SharePoint Server.

Sander Willemsen, ICT Manager bij Eiffel: “We hebben gekozen voor een oplossing waarbinnen CRM, administratie en projectdocumentatie in één totaaloplossing worden gerealiseerd.
Binnen deze totaaloplossing kunnen de uren die onze professionals aan projecten besteden snel en efficiënt geboekt en verantwoord worden via een koppeling met Microsoft Outlook. Verder kan er via de HRM module van Dynamics CRM aan onze medewerkers, managers én de personeelsafdeling gecontroleerd toegang gegeven worden tot geselecteerde HR informatie om het resource proces te ondersteunen. Bovendien worden er vanuit de projectregistratie tool automatisch standaard SharePoint sites aangemaakt waarop kan worden samengewerkt en waar documenten kunnen worden geplaatst en gedeeld”.
 
Maar Eiffel wilde méér dan 'standaard' SharePoint. Sander Willemsen: "Met 400 medewerkers, die overal gedetacheerd zitten, is de aanwezige kennis veelal versnipperd en op diverse plekken opgeslagen. Uit oogpunt van efficiency en beveiliging is het veel beter om al die kennis te centraliseren, zodat onze medewerkers die kennis kunnen delen en gemakkelijk kunnen communiceren. Diezelfde mogelijkheid willen we ook onze klanten bieden. Zodat we weten wat er bij hen speelt, waar zij behoefte aan hebben en daarop direct kunnen inspelen. SharePoint Server is daar dé tool voor, maar die tool werd nog onvoldoende benut." Begin dit jaar werd hiervoor een business case opgestart.

OPLOSSING

Om beter van de mogelijkheden van SharePoint Server gebruik te maken is begin dit jaar Microsoft Gold Certified Partner e-office uit Houten aangehaakt. Jan van der Heide van e-office: "Het doel van de business case was om met één geïntegreerd systeem alle primaire processen van Eiffel te ondersteunen. Daarvoor bouwden we een SharePoint-omgeving die is opgebouwd uit drie hoofdonderdelen: een portal voor professionals, een portal voor klanten (extranet) en een portal voor projecten."

In februari 2010 kon fase 1 van start gaan: het virtueel verbinden van de Eiffel professionals en hun kennis.

Jan van der Heide: “Alleen met het 'binnenbrengen' van technologie ben je er nog niet. Eiffel is daar het levende bewijs van: SharePoint Server was al wel aanwezig, maar werd niet voldoende benut. Daar ligt voor ons een taak, namelijk om binnen een bestaande organisatie een nieuwe werkomgeving te creëren waarin aandacht voor mens, techniek en organisatie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.”

Eiffel is zeer te spreken over het nieuwe platform, zoals e-office dat samen met Eiffel realiseert. Willemsen: “We zijn zeer tevreden over het werk dat e-office levert. We doen het écht samen. De betrokkenheid is erg groot, e-office neemt ons als het ware mee in het project. Zo heeft e-office bijvoorbeeld gaandeweg het project onze eigen SharePoint-ontwikkelaar opgeleid. Ik denk dat al die factoren van groot belang zijn voor het welslagen van het project."

VOORDELEN

Door de Dynamics CRM en AX platformen uit te breiden met SharePoint Server beschikt Eiffel over een robuuste samenwerkomgeving met tal van slimme tijd- en werkbesparende functionaliteiten.

Een van de winstpunten zit in de integratie met de administratie. Informatie die in Dynamics CRM, AX of PSO is opgeslagen kan nu via de SharePoint omgeving worden gedeeld.
Tegelijk is er een einde gekomen aan de verspreide opslag van belangrijke projectdocumenten. Sander Willemsen: "Met SharePoint is één centrale plek voor alle gedeelde documenten geborgd. Iedereen kan nu gemakkelijk dezelfde informatie delen, omdat deze niet meer verspreid ligt opgeslagen."
De 400 professionals hebben in SharePoint allemaal een eigen site, waar hun collega's ook toegang toe hebben en waar ze dus documenten en andere informatie kunnen delen.

Op communicatiegebied zorgt de integratie met Microsoft Office Communications Server 2007 (OCS) voor functionaliteiten als aanwezigheidsstatus en webchat. Sander Willemsen: "Deze integratie met OCS 2007 is een enorm voordeel. Onze mensen zien direct wie beschikbaar is voor contact, dat bespaart heel veel tijd en werkt zeer efficiënt. Ook bij onze klanten maken we daarmee een goede indruk: onze korte communicatielijnen komen zeer professioneel op hen over."

TOEKOMST

Op het moment van schrijven is Eiffel bezig met het implementeren van de klantensites. Jan van der Heide hierover: “Eiffel wil beter inzicht in wat er bij klanten speelt. Daarom hebben we een aantal prototypen klantendossiers ontwikkeld om Eiffel te laten zien hoe het kan worden."

Inmiddels worden de eerste sites in samenwerking met een aantal belangrijke klanten uitgerold. Sander Willemsen: “We zetten deze klantensites in om beter te kunnen inspelen op de specifieke behoeften van onze klanten. Via de sites kunnen klanten ons feedback geven waarop we direct kunnen acteren. Met deze informatie worden de klantensites verder geoptimaliseerd. Om ook kleine verbeteringen snel door te kunnen voeren maken we bovendien gebruik van webchat, een eenvoudige en directe manier van communiceren."

Eiffel laat daarmee zien dat met de technologie van het Microsoft platform een nieuwe werkomgeving is te creëren waarin aandacht voor mens, techniek én organisatie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, zowel in de grote lijnen als op detailniveau.

Gerelateerde referenties

  • Microsoft Dynamics CRM geeft Qurius Europees inzicht in ‘sales en opportunities’
    Lees verder »

  • Nederlandse Rode Kruis Met één centraal beheer over ruim 350 decentrale afdelingen kan het Nederlandse Rode Kruis slagvaardiger, efficiënter en transparanter opereren.
    Lees verder »

  • ConQuaestor Adviesorganisatie realiseert optimale bedrijfsvoering en service aan klanten met Microsoft Dynamics AX
    Lees verder »