GITP . HRD-adviesbureau verbetert productiviteit met oplossing in de cloud

We verwachten 20% meer productiviteit met het document- en kennisbeheer van SharePoint Online.

Kenmerken

Bedrijf:
GITP
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
Wortell
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Producten:
Cloud computing
Office 365
Thema's:
Communicatie & samenwerken
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • snelle informatie-uitwisseling over 13 locaties
  • productiviteit verhogen door verminderde reisbehoefte
  • kostenbesparing op ICT beheer en telefonie

Voordelen

  • €11.000 per maand bespaard met Lync Online 
  • 20% meer productiviteit dankzij SharePoint Online 
  • Betere matches tussen kandidaten en klanteneisen 
  • Betrouwbare en veilige oplossing voor opslagbehoeften

GITP wilde zorgen voor een betere productiviteit door de samenwerking met partners en medewerkers binnen de 13 locaties te bevorderen, de reiskosten te reduceren en het werving- en selectieproces te verbeteren. Met Microsoft Office 365 kan GITP beter communiceren met extern personeel en kosten besparen, zodat er meer aandacht kan worden besteed aan de kwaliteit van trainingen en het zoeken van de juiste kandidaten voor een klant.

Situatie
Het Nederlandse HRD-adviesbureau GITP zocht naar een IT-oplossing die niet alleen de communicatie en samenwerking met klanten en medewerkers verbetert, maar ze ook helpt bij het behalen van een betere productiviteit.
 
De onderneming zocht een snelle en betrouwbare methode van informatie-uitwisseling met potentiële klanten en medewerkers binnen de 13 locaties. Voor de regelmatige vergaderingen in de vestigingen moesten medewerkers vaak lange afstanden afleggen—waardoor geld, maar ook vooral veel productieve uren verloren gingen. “GITP had behoefte aan een eenvoudigere communicatie-oplossing die geld en tijd zou besparen. Onze locaties liggen 100 kilometer uit elkaar, waardoor reiskosten al snel hoog oplopen," aldus Dick van Weering, IT Manager bij GITP.

De grootste uitdaging in het zo productief mogelijk werken was het feit dat GITP-medewerkers afhankelijk waren van e-mail om bestanden en informatie uit te wisselen. “De samenwerking verbeteren was voor ons erg belangrijk," stelt van Weering. “Nu het voor medewerkers eenvoudiger is om grote bestanden en werk te delen, zien we een grote stijging in de productiviteit.”
 
De onderneming wilde ook de manier verbeteren waarop potentiële kandidaten worden gekoppeld aan de specifieke wensen van klanten. “We hadden moeite om klanten snel en gericht te koppelen aan de kandidaten in onze database,” aldus van Weering. “We hadden behoefte aan een tool die ons een beter inzicht zou geven in de kandidaten, om – snel – de juiste personen aan onze klanten te kunnen koppelen.”
 
Bovendien zocht GITP naar een betrouwbare en veilige manier om documenten online op te slaan. “We geloven in de cloud – het is de logische stap voorwaarts,” zegt van Weering. “Maar we moesten er wel zeker van zijn dat de geïmplementeerde oplossing veilig was.”
 
Oplossing
Microsoft-partner Wortell introduceerde Microsoft Office 365 aan GITP. In Office 365 vond de onderneming een kosteneffectieve oplossing voor haar problemen op het gebied van samenwerking en communicatie. “Office 365 is eenvoudig in opzet en gebruik, en dus de logische oplossing voor onze IT-behoeften," vertelt van Weering. Om reiskosten te besparen, gebruiken medewerkers nu Microsoft Lync Online. Met deze eenvoudig te gebruiken toepassing kunnen ze online audio- en videovergaderingen voeren, zodat ze voor de regelmatige vergaderingen geen lange afstanden meer hoeven af te leggen. “Lync is ook een waardevolle tool voor trainingen,” voegt van Weering toe. “We kunnen nu virtuele cursussen aanbieden voor nog meer deelnemers, met hogere opbrengsten tot gevolg. Een mooie bijkomstigheid.”
 
Met Microsoft SharePoint Online kunnen eenvoudig gezamenlijke online werkplekken worden gecreëerd en gebruikt, waar GITP-medewerkers grote bestanden en informatie kunnen delen via de cloud, in plaats van e-mails over en weer te sturen. Met de real-time bewerkingsmogelijkheden binnen deze tool kunnen teamleden tegelijkertijd aan documenten werken, met een grotere productiviteit als gevolg. “We verwachten 20 procent meer productiviteit met het document- en kennisbeheer van SharePoint Online,” aldus van Weering.
 
Microsoft My Site geeft gebruikers de mogelijkheid documenten en andere informatie op te slaan en te delen, waardoor het voor GITP-medewerkers eenvoudig wordt om de wensen van klanten vast te stellen en vervolgens geschikte kandidaten aan deze eisen te koppelen. “De My Site-profielen zullen ook medewerkers met vergelijkbare kennis aan elkaar koppelen, wat de samenwerking zal bevorderen," aldus van Weering. “In een onderneming als GITP staat kennisuitwisseling centraal. Daarom is een product dat kennisuitwisseling mogelijk maakt voor ons van essentieel belang," Office 365 biedt ook 24/7 veiligheidsfeatures en een 99,9 procent gegarandeerde beschikbaarheid. Van Weering: “Met Office 365 hoeven we ons geen zorgen meer te maken over de veiligheid van onze informatie. We vertrouwen de Microsoft-technologie volledig.”
 
Voordelen
Office 365 biedt kosteneffectieve tools voor communicatie en samenwerking, bijvoorbeeld voor het delen van grote bestanden, waar en wanneer dan ook. “Met Office Online besparen we tijd en geld – en winnen we superieure veiligheid,” zegt van Weering.
 
Lagere reiskosten
GITP gebruikt nu Lync Online voor het voeren van videovergaderingen, zodat medewerkers geen lange afstanden meer hoeven af te leggen voor vergaderingen – en de samenwerking tussen medewerkers verbetert. “Onze telefoonkosten bedragen maandelijks €11.000,” aldus van Weering. “Deze kosten zullen aanzienlijk dalen dankzij Lync Online, maar dat is nog niets in vergelijking met de hogere productiviteit die we zullen bereiken met Office 365.”

Betere samenwerking
SharePoint Online stelt medewerkers in staat informatie uit te wisselen en tegelijkertijd samen aan documenten te werken, met een grotere efficiëntie als gevolg. Medewerkers kunnen ook grote documenten op de cloud opslaan, waardoor het over en weer sturen van e-mails nog verder vermindert. Van Weering: “De productiviteit is met 20 procent vooruit gegaan dankzij SharePoint Online. Medewerkers creëren nu sneller dan ooit hoogwaardig trainingsmateriaal.”
 
Beter inzicht
Met My Site kunnen GITP-medewerkers projectwerkplekken opzetten om snel en eenvoudig documenten met collega’s te delen. Daarnaast krijgt GITP met de tool een beter inzicht in potentiële kandidaten, waardoor ze de juiste kandidaten kunnen selecteren voor de klant. “My Site verbindt mensen op nieuwe manieren. We kunnen vaardigheden matchen om op onze locaties sterkere teams te creëren en onze klanten te helpen hetzelfde te doen,” zegt van Weering.
 
Betere betrouwbaarheid en veiligheid
Office 365 biedt hoogwaardige veiligheidsfeatures en een 99,9 procent gegarandeerde beschikbaarheid. “Microsoft beschermt onze gegevens beter dan wij zelf ooit zouden kunnen," aldus van Weering. “Het geeft ons de zekerheid en betrouwbaarheid die we nodig hebben om nu en in de toekomst succes te hebben."

 

Gerelateerde referenties

  • RDW is eerste overheidsorganisatie die gegevens als open data beschikbaar stelt
    Lees verder »

  • Isala Klinieken Website bouwen met SharePoint? Topklinisch ziekenhuis Isala weet inmiddels dat dit heel goed kan.
    Lees verder »

  • Buro88 bouwt eigen IT af en verlaagt kosten met Microsoft BPOS
    Lees verder »