Douma de Wit & Partners (DDW&P) . Consultants stroomlijnen samenwerking en reduceren IT-kosten door cloudgebaseerde documentuitwisseling

Office 365 stimuleert een meer resultaatgerichte samenwerking door handelwijzen te veranderen en culturele normen in communicatiestijlen te doorbreken

Eisen

  • eenvoudiger beheer ICT omgeving
  • kostenbesparing realiseren
  • productiviteit verhogen

Voordelen

  • 20% verbeterde projectefficiëntie 
  • 90% lagere IT-kosten 
  • 90% lagere reiskosten

Douma de Wit & Partners (DDW&P) levert diensten aan lokale en regionale overheden op het gebied van projectmanagement en advies. Na te zijn geconfronteerd met enkele communicatie¬problemen koos de onderneming met Microsoft 365 voor de implementatie van één cloudgebaseerd platform. Hierdoor heeft DDW&P de reis- en IT-kosten gereduceerd en is er 20 procent minder tijd nodig voor het afhandelen van projecten.

Situatie
Douma de Wit & Partners (DDW&P) had te maken met projectvertragingen door conflicten tussen verschillende documentversies. De onderneming gebruikte voornamelijk Dropbox voor het delen van documenten, maar vond het niet de meest ideale oplossing. “Vaak ging tot 20 procent van de begrote projecttijd verloren aan het garanderen dat iedereen de meest recente versie van een document voor zich had," aldus Richard de Wit, Directeur van DDW&P. Doordat verschillende adviseurs documenten vanuit verschillende locaties openden en bewerkten, was het huidige Dropbox-bestand niet altijd de meest recente versie. DDW&P had een oplossing nodig die alle medewerkers toegang zou geven tot de meest recente versie van een document waarin alle wijzigingen waren opgenomen.
 
Door deze problemen verloor DDW&P geld aan IT-ondersteuning en leverde in op productiviteit. De Wit: “Iedere maand besteedden we met ons ondersteunend IT-personeel in totaal een volledige werkdag aan het verhelpen van technische problemen.” Omdat de onderneming in zijn vestigingen meerdere oplossingen naast elkaar gebruikte, was de IT-afdeling veel tijd kwijt om deze systemen goed met elkaar te laten communiceren.
 
Regelmatige werkgerelateerde reizen leverden verdere belemmeringen op voor de productiviteit en samenwerking tussen de onafhankelijke adviseurs en resulteerden in aanvullende investeringen in tijd en geld.  “Onze adviseurs reizen ieder jaarlijks 5.000 tot 10.000 km en brengen 50 tot 100 uur op de weg door,” zegt De Wit. Adviseurs beschikten niet over een eenvoudige manier om effectief met elkaar, of met klanten, te communiceren. Om deze kosten te reduceren, had DDW&P een communicatiemiddel nodig dat het mogelijk maakte videogesprekken te voeren en documenten en media te delen.
Bovendien hadden veel van de klanten van de onderneming te kampen met dezelfde problemen. DDW&P zocht een oplossing die ze zou helpen hun eigen doelstellingen te behalen, en waar hun klanten ook van zouden kunnen profiteren.
 
Oplossing
DDW&P begon Microsoft Office 365 in eerste instantie te gebruiken om documenten te delen en bewerken, zodat alle partijen te allen tijde beschikten over de meest recente documentversie. Adviseurs kunnen de cloudgebaseerde documentsynchronisatie nu gebruiken binnen de voor hun bekende Microsoft Office Suite. Met deze functie konden de communicatieproblemen van de onderneming worden verholpen en is er 20 procent minder tijd nodig voor projecten.
 
DDW&P is overgestapt van een mix van interne applicaties en cloudgebaseerde systemen naar Office 365 als een alles¬omvattende tool voor het beheer van de gehele projectafhandeling. De Wit omschrijft Office 365 als een 'end-to-end'-oplossing: omdat de applicaties naadloos op elkaar aansluiten, zonder uitgebreide set-up, is technische ondersteuning nauwelijks nog nodig. En met Office 365 is de IT-werklast niet alleen veel lager. De IT-kosten staan ook grotendeels vast en kunnen daardoor beter worden voorspeld.
 
In plaats van telefonische en fysieke vergaderingen, verloopt de samenwerking van DDW&P nu via Microsoft SharePoint Online en Lync Online. De Wit prijst Office 365 om de mogelijkheden voor adviseurs om overal, en vanaf bijna ieder apparaat, samen te werken. De Wit: “We maken als groep vaak grote beslissingen op ongebruikelijke tijden, eenvoudigweg omdat we online met elkaar kunnen samenwerken."
 
Via deze systemen kunnen adviseurs nu audio- of videovergaderingen voeren, met elkaar en met hun klanten, en ondertussen documenten inzien of materiaal tonen. In combinatie met het delen van documenten via de cloud hebben deze toepassingen een blijvende verandering aangebracht in de manier waarop DDW&P zaken doet, door de IT- en reiskosten aanzienlijk te reduceren en ondertussen de efficiëntie te verhogen. De klanten van de onderneming kunnen ook profiteren van dezelfde voordelen, aangezien DDW&P Office 365 nu ook aanbeveelt aan deze ondernemingen. De Wit: “Office 365 stimuleert een meer resultaatgerichte samenwerking door handelwijzen te veranderen en culturele normen in communicatiestijlen te doorbreken."
 
Voordelen
Door alle platformen voor documentbeheer en communicatie te migreren naar een volledig geïntegreerde Microsoft-oplossing, heeft DDW&P de afhandeling van projecten gestroomlijnd en kosten bespaard, zowel voor zichzelf als voor zijn klanten. De nieuwe oplossing zorgt voor een effectiever documentbeheer en een efficiëntere communicatie.
 
20 procent snellere projectafhandeling
Voor het gebruik van Office 365 werd circa 20 procent van de tijd bij DDW&P verspild aan het verhelpen van problemen tussen verschillende documentversies. Met de automatische synchronisatie in Microsoft Word kan de onderneming projecten nu eerder afronden, zodat ze meer klanten kunnen bedienen en hun prestaties kunnen verbeteren. Ook de productiviteit van de onafhankelijke adviseurs, die voor de onderneming veel onderweg zijn, is toegenomen.
 
90 procent lagere IT-kosten
“De IT-ondersteuning is bijna overbodig geworden nu we niet langer gebruik maken van interne toepassingen,” vertelt de Wit. De tijd die hiermee wordt gewonnen, kan nu worden ingezet voor het leveren van waardevol advies, in plaats van het verhelpen van technische problemen. Bovendien bedragen de IT-kosten nu standaard €9,- per gebruiker per maand, waardoor de onderneming zijn uitgaven beter kan voorspellen.
 
90 procent lagere reiskosten
Dankzij de samenwerking via de cloud heeft DDW&P reizen kunnen reduceren met circa 120.000 km per jaar en heeft, verdeeld over de twaalf adviseurs, jaarlijks tot 1200 reisuren teruggewonnen. De reiskosten werden bijna volledig geëlimineerd, doordat de onderneming alle samenwerking en communicatie kan afhandelen via de cloud.
 
Omdat DDW&P primair project¬management levert, is het van essentieel belang dat de onderneming zelf de meest geavanceerde technologie gebruikt. De Wit: “Onze klanten zijn zo onder de indruk van onze oplossing dat we ze nu adviseren deze ook zelf te gaan gebruiken.” Door de implementatie van één cloudgebaseerde tool heeft DDW&P de reis- en IT-kosten gereduceerd, de tijd voor het afronden van projecten met 20% verbeterd en een revolutionaire verandering aangebracht in zijn manier van samenwerken.

Gerelateerde referenties

  • Orthopedisch Centrum Annatommie bespaart jaarlijks € 43.000 op IT-kosten met Microsoft Business Productivity Online Suite
    Lees verder »

  • &Samhoud maakt het Nieuwe Werken efficiënt met Microsoft BPOS
    Lees verder »

  • Grafisch Lyceum Rotterdam Verbeteren van communicatiemogelijkheden door de integratie van mobiele apparaten op basis van Microsoft Lync 2013
    Lees verder »