BabyBloem. Kinderkledingbedrijf vermindert kosten met productiviteitsoplossing via de cloud

Ik zet mijn computer aan en zie wanneer China online is. Office 365 maakt de wereld toegankelijker.

Kenmerken

Bedrijf:
BabyBloem
Bedrijfsgrootte:
1-25 medewerkers
Partner:
Wortell
Branche:
Retail
Producten:
Cloud computing
Office 365
Thema's:
Communicatie & samenwerken
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • kostenbesparing
  • communicatie met buitenland vereenvoudigen
  • verbetering beveiliging gegevens & toegang

Voordelen

  • 50% lagere overhead
  • 30% betere samenwerking
  • 30% hogere productiviteit

De Nederlandse onderneming BabyBloem had behoefte aan een efficiënte manier voor het communiceren en samenwerken met haar buitenlandse partners. Met Microsoft Office 365 kunnen de BabyBloem-medewerkers documenten vanuit een centraal punt openen en bewerken, zien wanneer de Chinese fabrikant online is, en met slechts enkele muisklikken een chatsessie veranderen in een online vergadering.

Situatie
BabyBloem werd opgericht in 2007. De Nederlandse onderneming maakt babykleding van 100 procent katoen voor actieve, opgroeiende kinderen. Deze is namelijk voorzien van een handige ritssluiting, waardoor ze eenvoudig en snel kan worden aan- en uitgetrokken. De BabyBloem-kleding wordt in China geproduceerd en wordt via kleine winkels in Nederland en online verkocht.
 
Bij deze onderneming staat samenwerking centraal. De drie medewerkers van BabyBloem zijn echte mobiele werkers. Ze werken op zeer afwisselende tijden vanuit verschillende locaties, zowel thuis als onderweg. Documenten werden via e-mail uitgewisseld en voorbeelden werden via de post verzonden om de kwaliteit te controleren en aanpassingen te doen. BabyBloem-eigenaar Hermi Valk reisde vier keer per jaar naar China en de onderneming gaf €300 per maand uit aan internationale telefoongesprekken.
 
De medewerkers werkten met Google Apps en vonden het lastig in gebruik, vooral bij het zoeken naar informatie, het gebruiken van samenvoegfuncties voor het verzenden van e-mails of het opnieuw gebruiken van bestaande tekst en Microsoft Excel-tabellen voor het opstellen van nieuwe offertes. Bij het gebruik van Microsoft Word-documenten in Google Apps ging er vaak vormgeving en inhoud verloren.
 
Ze bewaarden hun documenten op hun laptops en maakten handmatige back-ups. Toen de back-upschijf van Hermi Valk het eens liet afweten, ging twee dagen werk verloren. Zonder interne IT-afdeling waren de medewerkers zelf verantwoordelijk voor het updaten van hun antivirussoftware. Wanneer dit werd vergeten, of een update niet werkte, liep de gehele onderneming het risico op malware-aanvallen.
 
Oplossing
In mei 2011 stapte BabyBloem over op Office 365 voor professionals en kleine bedrijven. IT-partner Wortell bouwde een nieuwe website en extranet voor de onderneming met behulp van de ontwerptools in Office 365 (die niet beschikbaar zijn via Google Apps), ondersteund door Microsoft SharePoint Online, en verbond de website met het bestaande e-commerce platform van BabyBloem.
 
Om samen te werken, loggen de BabyBloem-medewerkers en -partners online met een wachtwoord in op SharePoint Online. Vanuit deze beveiligde centrale omgeving hebben ze de beschikking over een groot aantal functies voor het zoeken, opslaan en bewerken van documenten. Zo kunnen ze waar en wanneer dan ook samenwerken en snel beslissingen nemen zonder de vertragingen van post, e-mail en telefoon.
 
Met Office 365 zijn de zoekfrustraties met Google Apps verleden tijd. Nu kan er snel binnen bestanden en e-mails worden gezocht naar de gewenste informatie. En omdat Microsoft Word-bestanden niet meer hoeven te worden omgezet naar een ander systeem, blijft de originele vormgeving en inhoud altijd behouden.
 
Office 365 maakt automatische back-ups, zodat BabyBloem niet langer het risico loopt belangrijke gegevens of inhoud te verliezen door een gemiste of mislukte handmatige back-up. Dankzij de altijd up-to-date antivirus- en antispamoplossingen van Office 365 hoeven Valk en haar team vanaf nu nooit meer zelf updates te zoeken en te installeren om zich te beschermen tegen malware.
 
De online vergaderingen via Microsoft Lync Online bieden BabyBloem-medewerkers meer flexibiliteit om met partners en elkaar te communiceren, zonder extra kosten voor internationale telefoongesprekken en reizen. Met Lync Online kunnen ze direct zien of gebruikers in China online zijn, chatten via IM, bellen van computer naar computer en met slechts enkele muisklikken overschakelen naar een audio- of videovergadering.

Voordelen
BabyBloem verwacht haar samenwerkings¬kosten te halveren en haar productiviteit te vergroten. De onderneming zal profiteren van de volgende voordelen:
 
Verbeterde samenwerking
Valk is blij met de mogelijkheid te kunnen overschakelen van een IM-gesprek naar een videogesprek of online vergadering: “Ik kan een kledingstuk in China bekijken en snel zien of het werk goed is gedaan, zonder te wachten totdat ze het naar me hebben opgestuurd. Ons goedkeuringsproces is nu een stuk eenvoudiger.” Verder verwacht BabyBloem dat de oplossing de kosten voor reizen, verzenden en internationale telefoongesprekken zal halveren. Valk: “Communiceren is nu zo eenvoudig. Ik zet mijn computer aan en zie wanneer China online is. En met één enkele muisklik kan ik ze een vraag stellen. Office 365 maakt de wereld toegankelijker.”
 
Verbeterde toegankelijkheid
BabyBloem-medewerkers kunnen thuis of onderweg werken. Als er geen internetverbinding beschikbaar is, is het ook mogelijk offline te werken en hun documenten in SharePoint Workspace automatisch te synchroniseren wanneer ze weer online zijn. Documenten worden opgeslagen in één centrale werkomgeving, zodat er geen tijd wordt verspild met het over en weer sturen van documenten, of het bijwerken van verouderde documenten. Valk: “Nu kunnen we gegevens direct terugvinden in e-mails, documenten en spreadsheets en hebben we toegang tot de informatie vanaf een iPad of iPhone; onze productiviteit volgt ons, waar en hoe we ook willen werken.”
 
Gebruiksgemak
Office 365 biedt de populaire productiviteits-toepassingen waar de BabyBloem-medewerkers al mee bekend zijn. Nu kunnen ze tekst en tabellen opnieuw gebruiken, documenten en afbeeldingen correct vormgeven en snel en eenvoudig e-mails samenvoegen. Danny Burlage, CTO en oprichter van Microsoft-dienstverlener Wortell voegt toe dat hij de BabyBloem-website niet had kunnen bouwen en verbinden met het bestaande e-commerce platform met behulp van Google Apps.
 
Veilige en betrouwbare functies
Office 365 biedt automatische veiligheidsupdates. Daarnaast worden gegevens automatisch geback-upt en opgeslagen. Er is sprake van de hoogst mogelijke betrouwbaarheid, voorzieningen voor gegevensherstel in geval van calamiteiten, geografisch verspreide datacentra en een strikt privacybeleid. Valk: "Microsoft beveiligt en bewaart onze gegevens veel beter dan wij ooit zouden kunnen. Vandaar dat ik voor mijn onderneming vertrouw op Office 365."

Gerelateerde referenties

  • Schadeverzekeraar Univé opent samenwerkomgeving in de cloud - DNB kijkt mee
    Lees verder »

  • Grafisch Lyceum Rotterdam Verbeteren van communicatiemogelijkheden door de integratie van mobiele apparaten op basis van Microsoft Lync 2013
    Lees verder »

  • GOED BV goed op weg met het Nieuwe Werken
    Lees verder »