Free Record Shop Holding is een private retailorganisatie. De onderneming levert geschenk- en entertainmentartikelen (zoals CD’s, films, games, etc.) via haar eigen vestigingen, via franchisevestigingen en via het internet. De vier hoofdkantoren van Free Record Shop bevinden zich in Rotterdam en Breda (Nederland) en Aartselaar en Oelegem (België). De totale opbrengst van Free Record Shop Holding bedraagt €300 miljoen.
Situatie
De verkoop van entertainmentproducten is een snel ontwikkelende markt, waarin snelle, uitgebreide communicatie tussen afdelingen, zoals marketing en verkoop, van essentieel belang is voor het succes van een onderneming. De winkels van Free Record Shop dienen continu op de hoogte te zijn van welke titels het beste verkopen en welke juist niet. De onderneming streeft naar een zo efficiënt mogelijke werkwijze, en zoekt naar synergieën tussen verschillende afdelingen, en in situaties waarin teams van verschillende vestigingen met elkaar samenwerken aan een project.
Het is belangrijk dat het personeel van de onderneming de voorkeuren van de klant kent en ervoor zorgt dat ze (online én offline) de eerste zijn waar klanten de nieuwste entertainmenttitels kunnen kopen voor een concurrerende prijs. Vandaar dat het personeel moet worden getraind, zodat zij aan deze doelstellingen voldoen, en zo de klanttevredenheid in stand houden en een unieke winkelervaring bieden. De productmix van de Free Record Shop-winkels biedt kleine marges, waardoor de onderneming kosten en overhead goed moet beheren.
Een van de problemen in de communicatie en samenwerking was het feit dat de regiomanagers- ieder verantwoordelijk voor een groot aantal winkels- onderweg geen toegang hadden tot belangrijke documenten. Een andere uitdaging was het vermogen van de fysieke winkels om verbinding te maken met de actuele online inventaris om titels te bemachtigen waar een klant naar vraagt en vice versa, en ondertussen de kosten laag te houden. Kosten flexibel houden is nog belangrijker. Deze flexibiliteit is nodig om snel winkels te sluiten voor een merk dat niet goed presteert en ze opnieuw op te bouwen onder een ander merk; een moeilijke ondersteunende taak voor de IT-afdeling. De onderneming had behoefte aan een flexibele oplossing die het mogelijk maakte bestanden te delen en waar en wanneer dan ook te openen, en ondertussen de werklast van het IT-personeel te verminderen.
Oplossing
De onderneming was twee jaar geleden al begonnen met de overstap naar een cloudgebaseerde omgeving, door een proef met Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS), een online oplossing voor berichtenverkeer en samenwerking. Hierdoor vielen de primair benodigde investeringen lager uit en kon gekwalificeerd IT-personeel aanblijven.
Vervolgens ging de onderneming op zoek naar andere cloudgebaseerde mogelijk¬heden om de samenwerking verder te ondersteunen en de werklast voor het IT-personeel te verlichten. Verschillende opties werden onderzocht, waaronder OpenOffice en Gmail Documents, voordat er werd gekozen voor Microsoft Office 365.
Voordelen
Door de overstap naar Microsoft Office 365 kan Free Record Shop de productiviteit en samenwerking verbeteren binnen verschillende onderdelen van de onderneming, en ondertussen de personeelsbezetting bij IT reduceren en de kosten voor hardware en licenties verlagen. De onderneming ziet tevens de mogelijkheid voor een verdere uitbreiding van de samenwerking door gebruik te maken van Microsoft Lync Online, met voorzieningen zoals aanwezigheidsgegevens, chatberichten, audio-/videogesprekken tussen pc’s en online vergaderingen met audio-, video- en webtoepassingen.
