Damen Shipyard Gorinchem . Succesvolle upgrade naar Office 2010 voor Damen Shipyards Gorinchem

“De grafische mogelijkheden voor tabellen en grafieken zijn in Office 2010 sterk verbeterd.”

Kenmerken

Bedrijf:
Damen Shipyard Gorinchem
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
Platani
Branche:
Productie
Producten:
Office system
SharePoint
Thema's:
Communicatie & samenwerken
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • integratie met Exchange Server 2010
  • integratie met SharePoint Server 2010
  • archivering e-mail
  • gemakkelijk zoeken binnen openbare mappen in Outlook
  • meer ruimte in Excel voor grote spreadsheets
  • ondersteuning PDF-formaat

Voordelen

  • compatibiliteit
  • gebruikers kunnen efficiënter en sneller werken
  • optimale integratie met Exchange en SharePoint
  • optimale onderlinge integratie tussen de Office 2010 applicaties
  • verbeterde grafische mogelijkheden
  • gemakkelijk documenten opslaan in PDF-formaat

Voor e-mail, communicatie en samenwerking maakt Damen Shipyards Gorinchem gebruik van Microsoft Exchange Server en SharePoint Server. Vorig jaar werd het Exchange pakket geüpgrade van versie 2003 naar Microsoft Exchange Server 2010. Bernard Zweistra, ICT-projectleider bij Damen: "Het bleek al snel dat die nieuwe versie niet goed integreerde met de Office 2003 client die op de desktops en laptops van onze medewerkers draaide. Een van de problemen waar de medewerkers tegen aanliepen was het openen van e-mail. Het duurde bijvoorbeeld vijf seconden om een e-mail te openen in de Outlook-client. En zo waren er meer bugs die de efficiency van het bedrijf en de dagelijkse bedrijfsvoering in de weg stonden. Daarnaast was er behoefte aan een actuele Office suite voor moderne functionaliteit.

Damen wilde zo snel mogelijk Office 2003 vervangen door de 2010 versie. Niet alleen om de compatibiliteit met Exchange te verbeteren en efficiënter te kunnen werken, maar ook om te profiteren van de nieuwste functionaliteiten die deze Office-versie te bieden heeft. Met name de archivering van e-mail, de integratie met SharePoint Server 2010, de sterk verbeterde grafische functionaliteit en de verbeterde zoekmogelijkheden van Outlook."

Office 2010 heeft veel te bieden, zo heeft Zweistra inmiddels ervaren: “Ik zou bedrijven adviseren om eerst een business case op te stellen, waarin je samenvat welke functionaliteiten je precies wilt hebben en om pas daarna aan de slag te gaan.”

Voor Damen bevatte de business case een heldere planning en project plan met eisen als een betere integratie met Exchange en SharePoint. Maar ook betere zoek- en archiveringsmogelijkheden, ondersteuning van het PDF-formaat en meer ruimte in Excel voor grote tot zeer grote spreadsheets.


UITDAGING

Het project plan moest eventuele verrassingen en tegenvallers uitsluiten. Damen wilde bijvoorbeeld voorkomen, dat de implementatie van Office 2010 nieuwe compatibiliteitsproblemen zou introduceren. ICT-partner Platani heeft daarom een inventarisatie uitgevoerd. Met behulp van de Microsoft Office Planning and Migration Toolkit werden de aanwezige bestanden van de bestaande fileservers gescand en gecontroleerd op compatibiliteit met Office 2010. Bernard Zweistra: "We wilden onder meer weten of al onze macro’s zouden samenwerken met de nieuwste Office versie en nog zouden werken op onze desktops en notebooks. De resultaten van de testen waren bemoedigend, waardoor we de stakeholders – met name de directie – ervan konden overtuigen dat Office 2010 er moest komen. Ook hebben we de resultaten gedeeld met de eindgebruikers om aan te geven dat er weinig issues te verwachten waren."

 


UITROL

Gekozen is om de Office 2010 functionaliteit gefaseerd in te voeren. “De reden daarvoor is dat we niet teveel in één keer willen veranderen. Eerst willen we onze gebruikers de nieuwe 'look-and-feel' van Office 2010 laten ervaren. De nieuwe versie werkt immers anders dan de 2003-versie die ze gewend zijn, onder andere door het Lint." Daarna kan aanvullende functionaliteit geïntegreerd worden. Als pilot namen eerst de 30 medewerkers van de ICT-afdeling Office 2010 in gebruik. Bernard Zweistra: "Die pilot was zeer succesvol. De ICT-afdeling volgde ook een opleiding om de helpdesk adequaat te bemannen en vragen van gebruikers te beantwoorden.

De uitrol was eenvoudig, Office 2010 werd geïnstalleerd en Office 2003 werd in vrijwel alle gevallen probleemloos bijgewerkt, vaak zelfs terwijl een gebruiker gewoon doorwerkte. Office 2003 afsluiten, Office 2010 starten; upgrade voltooid!

Zoals vragen over de bedieningsinterface, die in Office 2010 heel anders is dan in de vorige versie (gekke zin, naar aanleiding waarvan geef je dit voorbeeld?). Mede daarom wilden we ook voor de andere gebruikers een soort opleiding organiseren. De inschatting van onze helpdesk was dat circa 90% van alle gebruikers wel enige basiskennis van de functionaliteiten van Office 2010 zou kunnen gebruiken."

Voor hen heeft partner Platani een seminar georganiseerd, om hun inzicht te geven in o.a. Outlook 2010 en hen enthousiast te maken voor de nieuwe software. In totaal stonden er tien presentaties gepland over een periode van twee weken, zodat de meeste gebruikers de kans hadden om een van de sessies te bezoeken. In totaal hebben we zo ruim 600 gebruikers efficiënt kunnen informeren over de komst van Office 2010.
"Ook konden de gebruikers inschrijven op workshops, waarin zij in één tot anderhalf uur durende sessies met de specifieke Office 2010-toepassingen zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook konden oefenen en vragen konden stellen. Die voorbereiding heeft goed gewerkt en werd ook hoog gewaardeerd door onze gebruikers."

De uitrol over de andere afdelingen van het bedrijf kon beginnen. In totaal nam het hele proces zo’n elf weken in beslag en in april 2011 ging Office 2010 live. Na deze eerste fase was het de beurt aan SharePoint en de integratie daarvan met Office 2010. Had Damen aanvankelijk versie 2007 in gebruik, in oktober 2011 ging SharePoint Server 2010 live. Ongeveer twintig gebruikers hebben hierin training gehad.”

 

VOORDELEN

 “De mail is nu met Office 2010 direct te openen. Met 2003-versie duurde dat enkele seconden. Ook heeft Office 2010 een nieuwe gebruikersinterface, die is ontworpen om de gebruiker helpen bij het efficiënter werken. Een document op te slaan in PDF-formaat is met deze versie heel eenvoudig.”

Zweistra merkt op dat Office 2010 goed draait. “Dat heeft vooral te maken met de goede voorbereiding. Voor de meesten was het even wennen, maar inmiddels is iedereen vertrouwd met Office 2010. Ze merken ook dat ze veel efficiënter kunnen werken, mede dankzij de nieuwe gebruikersinterface. Een document opslaan in PDF-formaat is een kwestie van een klik (dubbelop met alinea hiervoor). Gebruikers zijn ook erg tevreden over de performance, Office 2010 start sneller en veel taken wordt sneller afgehandeld. Daarnaast zijn met name grafische functies eenvoudig en snel in gebruikt, waar men in Office 2003 nog aanvullende tooling nodig had, biedt Office 2010 een totaaloplossing.

Omdat de tabellen die Damen in Excel onderhoudt steeds groter van afmeting zijn, is het grotere rijen- en kolommenbereik van Excel 2010 een welkome oplossing. "Evenals de verbeterde grafische mogelijkheden van Office 2010, waardoor tabellen en grafieken er mooier uitzien. Ook de integratie van Excel en PowerPoint loop nu beter en helpt de efficiency te verhogen. Zo kun je een Excel-tabel gemakkelijk aanpassen in PowerPoint, terwijl de structuur van de tabel gewoon intact blijft. Voor ons is dat écht winst.”

Winstpunten zijn er ook voor SharePoint: “Was de 2007-omgeving nog opgedeeld in een intern- en extranet, in SharePoint Server 2010 is er nog maar één gestandaardiseerde omgeving. Mede daardoor zijn zoekopdrachten vlotter uit te voeren en is informatie veel sneller te vinden.”

Ook prijst Zwiestra de flexibiliteit van SharePoint 2010: "De nieuwe versie maakt het onze gebruikers mogelijk om op élke locatie te werken, dat is een belangrijk voordeel. Onze mensen kunnen daardoor in teamverband en tegelijkertijd informatie delen en aan hetzelfde document werken, terwijl ze zich op verschillende locaties bevinden."

Door een goede voorbereiding en zorgvuldige communicatie met de eindgebruikers is de implementatie een succes geworden en zijn eindgebruikers enthousiast over Office 2010.


TOEKOMST

Damen is nu nog vooral bezig met het verder uitbouwen van de SharePoint 2010 omgeving. "We zetten SharePoint niet alleen in voor het gestructureerd opslaan van documenten, maar ook om actuele gegevens te verwerken. Zoals voor de publiekelijke website www.damen.nl, voor de Damen extranet-site waar alleen benoemde gebruikers toegang toe hebben en de Damen intranet-site voor interne gebruikers."

Wat ook nog aan de beurt komt is de archivering van e-mail. "In Outlook 2003 kon je historische e-mail opslaan in PST-bestanden, maar zodra die groter zijn dan 2 GB wordt Outlook traag. Met Office 2010 en Exchange Server 2010 is dat beter geregeld: de archivering staat centraal, terwijl je er toch vanuit de client snel toegang toe hebt. Tot de uitvoering daarvan zijn we nog niet gekomen. Dat doen we in een later stadium.”

De voordelen voor Damen zijn talrijk, hoewel Zweistra ze niet in geld kan uitdrukken. "We hebben dat niet gekwantificeerd, maar dat Office 2010 een mooi product is om mee te werken, dat is zeker. We halen er dagelijks veel profijt uit en zijn blij dat we Office 2003 achter ons hebben gelaten."


Gerelateerde referenties

  • Project Server 2010 geeft VolkerWessels meer 'control' over haar projecten dan versie 2007
    Lees verder »

  • FMO Ontwikkelingsbank versnelt rapportagetijden met BI-oplossing
    Lees verder »

  • AD Benelux in bedrijf met Office 365 en SharePoint
    Lees verder »