Grafisch Lyceum Rotterdam . Grafisch Lyceum Rotterdam koploper in communicatie met Microsoft Lync

"Microsoft Lync is gebouwd op toekomstbestendige technologie en ondersteunt de meeste (mobiele) communicatieplatformen. Voor ons lyceum dus de juiste keuze"

Eisen

  • alle communicatievoorzieningen samenvoegen
     
  • platform voor 'Unified Communications'
     
  • IP-technologie als basis
     
  • Microsoft platform
     
  • ondersteuning van niet-Windows apparatuur

Voordelen

  • één geïntegreerd platform  

  • toepassingen zowel op werkplek als mobiel
     
  • inzicht in beschikbaarheid
     
  • iedereen altijd bereikbaar
     
  • ondersteuning van verschillende mobiele apparatuur

Op het gebied van (mobiele) communicatie en nieuwe media volgen de vernieuwingen en veranderingen elkaar in hoog tempo op. Studenten leren snel en hebben privé weinig moeite om de innovaties te adopteren. Jeffrey den Oudsten, Senior systeembeheerder bij GLR: "Als onderwijsinstituut wil GLR met zijn ICT-omgeving niet achterblijven op deze ontwikkelingen, integendeel, we moeten juist voorop lopen en zowel onze studenten als onze eigen staf de beste ICT bieden."
Echter, communicatiemiddelen als e-mail, telefoon, voicemail, chat en videoconferenties waren tot voor kort nog apart en via speciale hard- en/of software beschikbaar.
Hierdoor werkte deze verschillende communicatie middelen maar beperkt samen.

ICT-beheerders moeten meerdere communicatieomgevingen onderhouden voor e-mail, voicemail, telefonie en chat, elke omgeving vraagt om zijn eigen redundantie etc.
Jeffrey den Oudsten: “Onze 'oude' communicatie-infrastructuur was van oorsprong gebaseerd op analoge technologie. De samenwerking beperkte zich tot voicemailintegratie met Microsoft Exchange. Toen die telefooncentrale de grenzen van zijn kunnen had bereikt, zijn we naar een nieuwe oplossing gaan kijken."
Het vernieuwingstraject begon met het inventariseren van de wensen van de leraren, medewerkers en studenten. Samen met Microsoft Certified Partner Yaguti Systems uit Rotterdam werd vervolgens een business plan opgesteld met eisen. Jeffrey den Oudsten: “Een van die eisen was om de nieuwe infrastructuur te baseren op het Internet Protocol, zodat IP-telefonie - de alom aanvaarde opvolger van de traditionele analoge en digitale verbindingen – binnen bereik kwam, evenals 'Unified Communications' (UC)."
Een andere eis was dat het nieuwe communicatiesysteem moet draaien in een Microsoft Windows Server omgeving. Jeffrey den Oudsten: “Het GLR heeft al enige tijd geleden de strategische keuze gemaakt voor een op Microsoft technologie georiënteerde back-end omgeving. Daardoor zijn allerlei randvoorwaarden al ingevuld, zoals autorisatie en gebruikersadministratie (Active Directory), aanwezigheid en voicemail integratie (Exchange Server) en samenwerking (SharePoint Server)."
Behalve Microsoft heeft de school ook nog andere technologie in gebruik. Jeffrey den Oudsten: “Als grafische school heeft het GLR een gemengde omgeving van Microsoft en het van oudsher sterk grafisch georiënteerde Apple. Het nieuwe systeem moet derhalve beide werelden ondersteunen en aansluiten bij Microsoft Windows, Apple OSX, Microsoft Office en mobiele apparaten die werken onder Windows Mobile en iOS."
 
Oplossing
Alle wensen en eisen in acht genomen bleek het advies van Yaguti Systems het meest logische: het reeds bestaande Windows platform uitbreiden met Microsoft Unified Communications, onder meer door de implementatie van Lync. Jeffrey den Oudsten: “Microsoft UC kan optimaal geïntegreerd worden met bestaande en toekomstige (deel)systemen, het voorziet in de ondersteuning van meerdere platformen (van Nokia tot en met Apple), het bevat alle gewenste functionaliteiten en het is gefundeerd op toekomstvaste technologie.”
Microsoft Unified Communications is een alles-in-één pakket waarmee het GLR zijn studenten, docenten, staf en zelfs de (stage)bedrijven op één communicatieplatform kan samenbrengen. Jeffrey den Oudsten: “Alle manieren waarop mensen met elkaar in contact kunnen komen zijn met UC geïntegreerd in één omgeving. Met één identiteit en wachtwoord kun je gebruik maken van telefonie en andere communicatievormen over het internet en is ook meteen te zien of je aanwezig bent."
Belangrijk voor het GLR is de ondersteuning van de “mobiele” student en medewerker. Lync Server 2010, onderdeel van het Microsoft Unified Communications platform, is daartoe uitgebreid met een mobiele lokaliseringsfunctie. Jeffrey den Oudsten: “Dit betekent dat de beschikbaarheidsinformatie ook zichtbaar is als je niet op je vaste plek zit, waardoor anderen jou altijd eenvoudig kunnen vinden en contacteren."
Het GLR is de eerste onderwijsinstelling in Nederland die de Microsoft Lync Mobile Client voor Windows Phone 7 en andere smartphones heeft geïmplementeerd. Jeffrey den Oudsten: “Voor steeds meer mensen is hun smartphone de enige telefoon. Het implementeren van de Mobile Client is daarom een noodzakelijke aanvulling op onze Unified Communications omgeving, omdat we daarmee de mobiliteit en bereikbaarheid hebben gemaximaliseerd. Alle medewerkers - en straks ook de studenten - van het GLR kunnen via de Mobile Client op hun smartphone gebruik maken van alle mogelijkheden die ons Unified Communications platform biedt.”
Het gehele UC-platform is in december jl. in gebruik genomen. “Het is de bedoeling dat alle studentenaccounts komend kwartaal 'Lync-enabled' worden zodat niet alleen onze 400 medewerkers, maar ook de 4000 studenten binnen het GLR-netwerk onderling en met hun docenten kunnen communiceren via Lync,” aldus Den Oudsten.
 
Voordelen
Gevraagd naar een eventuele kostenbesparing die Microsoft Unified Communications het GLR heeft opgeleverd antwoordt Jeffrey den Oudsten: "De kosten van een telefooncentrale inclusief contract zijn vele malen hoger dan het aanmaken van een aantal Virtuele Servers en de kosten voor LYNC. Bovendien is door de integratie van e-mail, telefonie, chatberichten, voicemail, agenda’s en videoconferenties ook de beheerinspanning flink verlaagd." Veel belangrijker dan kostenbesparingen vindt Jeffrey den Oudsten dat door het stroomlijnen van de communicatie het samenwerken op de school beter gefaciliteerd is: "Het voornaamste is dat we nu een UC-oplossing hebben die naadloos samenwerkt met de front- en backend. Met Lync kunnen gebruikers bijvoorbeeld snel een chatsessie met anderen opstarten en zo snel antwoord op een vraag krijgen. Bij het maken van zo'n contact is een belangrijke rol weggelegd voor de beschikbaarheidsinformatie. In één oogopslag zie je wat de beste manier van communicatie is: bijvoorbeeld chatten of bellen, maar als je ziet dat iemand niet direct beschikbaar is zou je beter een e-mailtje kunnen sturen. Overigens kun je je eigen beschikbaarheidsinformatie op allerlei manieren instellen of laten instellen, bijvoorbeeld geheel automatisch op basis van je agenda.”
Speciaal voor Windows Phone 7 beschikt Lync over 'Transport Layer Security' (TLS). Deze voorziening staat garant voor een maximaal veilige communicatie tussen de Windows Phone en het interne netwerk van het GLR. Veel gebruikers werken met smartphones van Nokia, LG, Samsung en Apple en ook daarvoor biedt de Microsoft UC-omgeving maximaal beveiligde toegang.
Dat de school de communicatie niet heeft vastgepind op de werkplekken, maar ook via de mobiele apparatuur beschikbaar stelt is volgens Jeffrey den Oudsten een goede keuze geweest: "Via de Lync Mobile Client kun je op je mobieltje de beschikbaarheid van andere gebruikers 'real time' bekijken. Ongeacht of ze nu op school zijn, thuis of ergens anders, je kunt ze een chat sturen, een e-mailbericht of uiteraard een (mobiel) telefoongesprek voeren. Ook kun je - zonder dat je lange wachtwoorden of moeilijke vergadernummers moet invullen - direct verbinding maken met en deelnemen aan een telefonische vergadering of zelfs een videoconferentie." Jeffrey den Oudsten voegt daar wel aan toe dat videoconferenties nog niet echt zijn ingeburgerd bij het GLR: "Maar met Microsoft UC hebben we de techniek in huis."
Met de ingebruikname van Microsoft UC en de Lync Mobile Client bevestigt het GLR eens te meer de koploperrol die ze in de Nederlandse onderwijswereld vervult. Om die rol te behouden kijkt de school al weer verder vooruit: "Het zou mooi zijn als je via Lync op je mobieltje over het internet kunt telefoneren, dus zonder tussenkomst van een telecomprovider. Een soort Skypen, maar dan op je mobiel. Met Microsoft Unified Communications is onze infrastructuur er al klaar voor.”

Gerelateerde referenties

  • Strukton Civiel zet snel bouw projectsites op met Microsoft Business Productivity Online Suite
    Lees verder »

  • Isala Klinieken Website bouwen met SharePoint? Topklinisch ziekenhuis Isala weet inmiddels dat dit heel goed kan.
    Lees verder »

  • Douma de Wit & Partners (DDW&P) Consultants stroomlijnen samenwerking en reduceren IT-kosten door cloudgebaseerde documentuitwisseling
    Lees verder »