Priva. Dynamics AX als spil in internationale informatievoorziening van Priva

“Met Dynamics AX kan Priva sneller over informatie beschikken, en daardoor sneller inspelen op ontwikkelingen en sneller beslissingen nemen."

Kenmerken

Bedrijf:
Priva
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
HSO
Branche:
Productie
Product:
Dynamics AX
Thema's:
CRM
ERP
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

 

  • Standaardisatie i.p.v. maatwerk
  • Administratie centraliseren
  • Bijblijven met moderne technologie
  • Ondersteuning groeidoelstellingen
  • Kostenverlaging beheer

Voordelen

 

  • Geen maatwerk
  • Standaardfuncties die passen bij bedrijfsprocessen
  • Sneller inspelen op ontwikkelingen
  • Ideaal voor vestigingen in het buitenland
  • Informatie snel inzichtelijk

Situatie
Priva bestond tot voor kort uit twee bedrijfsonderdelen: één onderdeel was gespecialiseerd in gebouwtechniek, het andere in glastuinbouw. Om de synergie tussen de bedrijfsonderdelen groter te maken, is besloten ze samen te voegen op een locatie, de Priva Campus in De Lier. Dat had natuurlijk ook gevolgen voor de IT.

"De hoeveelheid maatwerk in onze ERP-omgeving maakte het lastig om optimaal te profiteren van IT-innovaties. Voor een bedrijf dat dagelijks met innovatie bezig is en de nieuwste technologie in haar eindproducten verwerkt, is dat heel frustrerend. Daarom maakte het bedrijf de keuze dat alle bedrijfsactiviteiten moesten worden ondergebracht in één standaard ERP-systeem met de branchetemplate van HSO," aldus Tijs Latiers, IT-manager bij Priva.

Priva heeft wereldwijd 430 mensen in dienst, waarvan 380 in Nederland. Op de R&D-afdeling werken zo'n 50 specialisten, die extern zijn ingehuurd. Het bedrijf beschikt over 250 servers en 600 werkstations.

Naast vestigingen in De Lier en Arnhem, heeft Priva kantoren in Duitsland, België, China, Mexico, het Verenigd Koninkrijk, Zweden en Canada. “Deze vestigingen leveren steeds meer diensten. Het is daarom zaak dat onze IT goed aansluit bij alle vestigingen, maar ook bij hun klanten, toeleveranciers en afnemers."

De ERP-softwarepakketten die Priva in gebruik had waren SAP en Axapta. "Vorig jaar hebben we de stap genomen om deze bedrijfssystemen samen te voegen in één omgeving,” zegt Tijs Latiers. “We wilden graag dicht bij de standaard blijven, zodat we gemakkelijk kunnen upgraden en steeds in de pas kunnen lopen met de laatste technologie."

Latiers noemt nog enkele argumenten: "De IT-omgeving moet onze doelstellingen ten aanzien van groei en internationale expansie ondersteunen. Dat was wel het belangrijkste argument naar het management toe. Zeker zo belangrijk is de kostenbesparing op beheer. Het beheren van één systeem is veel gemakkelijker, ook al omdat je er minder mensen voor nodig hebt."
 
Oplossing
Gekozen is voor Microsoft Dynamics AX. “Er was eigenlijk geen discussie over welk pakket we zouden kiezen. We willen standaardiseren op Microsoft-producten.
Microsoft is een betrouwbare partij die een breed pakket biedt aan applicaties. Een sterk punt is bovendien de zeer goede integratie.”

De implementatie van Microsoft Dynamics AX werd begeleid door Microsoft Partner HSO uit Veenendaal. “Voor ons is HSO een partner die goed meedenkt en veel kennis van zaken heeft. Ook niet onbelangrijk, HSO heeft in het HSO Business Platform, hun branchetemplate, veel functionaliteit toegevoegd op het gebied van productie, projecten, warehousing en service management. Voor de diversiteit van onze bedrijfsprocessen een 'must' om te hebben.”

Latiers: “Dynamics AX is de centrale spil in onze informatievoorziening. Daar moet je op kunnen vertrouwen, dus hebben we veel getest. Het pakket heeft zich bewezen als een zeer stabiele omgeving, die de continuïteit van onze bedrijfsprocessen waarborgt."

Om het AX-gevoel ook bij de afdelingen over te brengen, koos Priva voor een aantal key-users: een groep mensen, bestaande uit vertegenwoordigers van alle afdelingen die betrokken zijn bij ERP. “Deze groep heeft geleerd hoe ze bij hun dagelijkse werk gebruik kunnen maken van de standaardfunctionaliteiten. In overleg met HSO en de kerngebruikers is bepaald hoe AX het beste ingericht kon worden, zodat alle functies van het pakket goed aansluiten bij de werkwijze en behoefte van de afdelingen. Immers, meer dan de helft van onze medewerkers zou gebruik gaan maken van Dynamics AX, dus is brede steun van onze organisatie van groot belang, om het snel en soepel te implementeren."

HSO is zeer bedreven in migraties van Axapta naar Dynamics AX. “Door hun ervaring liep de migratie volgens verwachting. HSO heeft onze databases aangepast, advies gegeven en getest. Kortom het hele traject van adviseren, testen en uitvoeren.”

Voordelen
Dynamics AX wordt inmiddels ingezet voor de financiële boekhouding, facturering, debiteurenbeheer, logistiek, planning, CRM, import van AutoCad-tekeningen, project-urenregistratie, workflow en webservices. Tot die webservices behoort onder meer het uitwisselen van informatie tussen de verschillende internationale Priva-bedrijven.
“Door de standaardisatie op Dynamics AX kunnen we gemakkelijk meeliften met de nieuwe ontwikkelingen rond AX, en daardoor ook internationaal groeien als bedrijf”, zegt Latiers. Hij geeft een voorbeeld: “Als Priva ergens in de wereld een filiaal opent, kunnen we de boekhouding centraal opzetten. Het opzetten van een nieuw kantoor is daardoor veel minder werk."
Voor de IT’ers is het werk overzichtelijker geworden. “We kunnen onze ERP-omgeving nu veel gemakkelijker beheren dan voorheen.

Ook voor onze gebruikers is het nu veel gemakkelijker dat er één eenduidige werkomgeving is, waarvan de standaardfuncties goed aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Met Dynamics AX lopen interne processen een stuk efficiënter, ook al omdat Dynamics AX gebruikersvriendelijker is dan de oude pakketten. Bovendien hebben onze gebruikers nu meer functies tot hun beschikking. Zo is het mogelijk om direct te zien hoeveel producten we in binnen- en buitenland hebben verkocht.”

Een belangrijk voordeel voor Priva is de integratie van Dynamics AX met andere pakketten. "CRM is een van onze speerpunten voor de toekomst." Met CRM kan het bedrijf volgens Latiers dichter op de klant zitten. “Wat speelt er bij een klant? Als je informatie over de klant snel inzichtelijk kunt maken, kunnen we hem ook sneller helpen. Met Microsoft Dynamics kan dat.”

“We zijn enthousiast over de Microsoft technologie, omdat het integreren van diverse platformen en applicaties die wij bedrijfsbreed gebruiken ook onderdeel is van de filosofie van Microsoft. Hun visie sluit aan bij ónze filosofie van integratie. En dat Microsoft zo’n breed portfolio aan applicaties heeft, is ideaal. We hoeven maar met één partij zaken te doen. Hun zakelijke strategie spreekt ons aan en zal veel bedrijven aanspreken.”
Latiers vindt het nog te vroeg om aan te geven hoeveel meer omzet de implementatie van Dynamics AX heeft gegenereerd of hoeveel het pakket anderszins heeft opgeleverd.
 
“Wat ik wel kan zeggen, is dat we de investering al bij de volgende upgrade terugverdiend zullen hebben, omdat maatwerkaanpassingen niet meer nodig zijn. Ook is er sprake van kostenbesparing in de personele bezetting, omdat in de buitenlandse kantoren minder administratief personeel nodig is, nu alles centraal wordt geregeld."

Gerelateerde referenties

  • SRC-Cultuurvakanties Reisorganisatie combineert sterk reserveringssysteem met optimale klantenservice en marketinginzet
    Lees verder »

  • Dienstverlening van Cedar sterk verbeterd met Dynamics AX
    Lees verder »

  • Marlies Dekkers Voorraad direct afgestemd op behoefte klant door optimalisatie bedrijfsprocessen
    Lees verder »