Verhoeff Advocaten. Juridische praktijk ervaart voordelen van Office 365

Kenmerken

Bedrijf:
Verhoeff Advocaten
Bedrijfsgrootte:
1-25 medewerkers
Partners:
Consider IT Done
Nextivia
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Producten:
Exchange
Office 365
Thema:
Mobiel werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • geen lokale Exchange Server meer
  • flexibele e-mail omgeving
  • Multi device beschikbaarheid van e-mail

Voordelen

  • real-time communiceren vanaf vrijwel elke locatie
  • e-mail op vrijwel elk device
  • automatische back-up service
  • automatische software updates

‘Ik weet helemaal niets van IT,’ geeft Annelies Verhoeff ruiterlijk toe bij aanvang van het gesprek. Zij is oprichter van Verhoeff Advocaten en Mediators, een juridische praktijk gespecialiseerd in familierecht en mediation. In haar werk draait alles om e-mail. “Ik ben er ongeveer verslaafd aan. Ik vind het dan ook heerlijk dat mijn e-mail via Office 365 nu ook op mijn iPhone beschikbaar is.”

Situatie
Annelies Verhoeff – advocaat sinds 1987 – betrok met haar praktijk in maart 2003 een monumentaal pand in hartje Den Haag, dat wordt gedeeld met een kantoor van ABN Amro. Toen rond 1995 de mediationopleiding werd opgestart, sloot zij zich daar vol overgave bij aan. “Ik wilde mediation gaan toepassen op het arbeidsrecht,” vertelt ze, “maar de tijd was daar nog niet rijp voor. Op uitnodiging van Donald MacGillavry, de grondlegger van de mediation, ben ik toen docente geworden op de mediationopleiding voor rechters. Dat doe ik tot op de dag van vandaag.”

Oplossing
Het systeembeheer voor het kantoor met acht medewerkers wordt al sinds jaar en dag verzorgd door Marcus van Wely, eigenaar van Consider IT Done. “Toen we in dit pand kwamen, hebben we één keer een investering gedaan in hard- en software. We kozen voor het toen gloednieuwe Office 2003. Maar de advocatuur is qua IT lange tijd heel erg klassiek gebleven met verouderde software en weinig ontwikkelingen. Er wordt veel gespecialiseerde software gebruikt, die zich nestelt in de Office software, waardoor je maar beperkt kunt meegaan met upgrades. We zijn gaan nadenken over vernieuwing, bijvoorbeeld of we nog wel hier lokaal een Exchange Server wilde hebben staan. Toen kwam Nextivia in beeld, specialist in cloud toepassingen.”

Voordelen
Remy Plagmeijer, partner bij Nextivia, vertelt dat Verhoeff Advocaten twee jaar geleden overstapte van de lokale Exchange Server, naar BPOS, de voorloper van Office 365. “Een van de grote voordelen is dat de eindgebruiker vanaf dat moment e-mail ook op de iPhone en iPad kon verwerken. Dat was daarvoor niet mogelijk.” “Ja,” haakt Verhoeff in, “dat is gewoon fantastisch. Je kunt het overal gebruiken.” Als ander voordeel noemt Plagmeijer dat de back up nu ook direct is geregeld. “Daarvoor hoeft geen ICT kennis in huis aanwezig te zijn.” Ook daar is Verhoeff echt heel blij mee: “Voorheen moest ik iedere dag de secretaresses aan de back up helpen herinneren.” “Het mooie is,” voegt Van Wely hieraan toe, “dat alles nu online staat, maar dat de werking hetzelfde is gebleven. Je lift nu automatisch mee op de ontwikkelingen van de software. Voorheen deden we eigenlijk nooit een upgrade, dus verouderde de software gaandeweg toch.”

Privacy
Van Wely benadrukt dat hij met het toenemende gebruik van applicaties uit de cloud minder vaak langs hoeft te komen. “Ik kan veel controle vanuit mijn eigen werkplek uitvoeren. Zeker bij kleinere kantoren zonder ICT-kennis leidt iedere kleine verstoring tot een telefoontje. Dat is niet erg, het is mijn werk. Maar deze ontwikkeling heeft zeker voordelen.” “Absoluut,” vult Verhoeff aan. “Ik heb nu bijvoorbeeld zelfs mediations via Skype.” Op de vraag of het naleven van de privacy-regels niet in het gedrang is gekomen, antwoordt Van Wely dat er in wezen niet veel is veranderd. “Hiervoor werkten we met een verouderde exchange constructie waarbij de e-mail in eerste instantie online binnenkomt. Volgens mij is de omgeving waarin we nu werken veel beter beveiligd. Het is in dat opzicht duidelijk een stap vooruit. Op de Microsoft website staat een aantal white papers met daarin heel duidelijk de garanties die ze bieden op dit gebied. Daar staan ze ook voor.” Plagmeijer voegt hier nog aan toe dat de gecertificeerde datacenters jaarlijks worden gecontroleerd door partijen als Deloitte. “Ze auditen onder meer de procedures waarin data toegankelijk is en de screening van de medewerkers. Daarnaast garandeert Microsoft dat de data binnen de grenzen van Europese Unie blijft.”

Microsoft Office 365
Met Office 365 kunt u veilig werken en real-time communiceren vanaf vrijwel elke locatie.  Als u Office combineert met Office 365, beschikt u over alle mogelijkheden van Office 365 als beste oplossing voor productiviteit, samenwerking, communicatie en zorgeloze IT.

Voor meer informatie over Office 365, bezoek: www.office365.nl

Gerelateerde referenties

  • Endemol Holding Endemol verbetert haar interne en externe communicatie met Microsoft unified communications-platform
    Lees verder »

  • ISS Netherlands Transforming the Cleaning Business with Microsoft Technology
    Lees verder »

  • De Kreek Transport EfficiĆ«nter werken met Micosoft Office 365 en SharePoint
    Lees verder »

  • Windows 7 Enterprise Windows 7 Enterprise is het nieuwe besturingssysteem dat werken voor bedrijveneen voudiger maakt.

    Meer informatie »

  • KPN over System Center »

  • Oasen maximaliseert prestaties van haar gevirtualiseerde serveromgeving met 800%

    Lees verder »