Dunamare. Dunamare Onderwijsgroep kiest Office 365 voor kostenreductie en betere service

"We besparen véél geld. We hebben zeven servers afgestoten en hergebruiken onze opslag. We besparen geld op hardware, beheer en datacenter kosten"

Kenmerken

Bedrijf:
Dunamare
Bedrijfsgrootte:
1001-5000 medewerkers
Partner:
Wortell
Branche:
Onderwijs
Product:
Office 365
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • grotere mailboxen
  • lagere kosten voor beheer

Voordelen

  • kostenbesparing (hardware - beheer -datacenter)
  • mailboxen van 25 GB
  • soepel verlopen migratie
  • optimale veiligheid en service

Omdat communicatie en samenwerking belangrijk zijn in het onderwijs, maakte Dunamare gebruik van Microsoft Exchange Server 2010 om haar 14.500 medewerkers en leerlingen van e-mail te voorzien. De e-mailoplossing was populair en betrouwbaar en om die reden zaten leerlingen snel aan de maximumcapaciteit van hun mailbox en verzochten om meer opslagruimte. De onderwijsgroep was niet van plan om meer te investeren in opslag, maar zocht naar een mogelijkheid om de beheerkosten te reduceren. Om die reden werd er naar alternatieven gezocht. Op advies van Wortell besloot Dunamare haar gebruikers te migreren naar Microsoft Exchange Online, onderdeel van Office 365. Dunamare heeft ervaren dat de migratie naar Microsoft Exchange Online heeft geholpen om betere service te verlenen en de kosten aanzienlijk te verlagen.

Situatie

Dunamare Onderwijsgroep is met 24 scholen op 35 locaties de grootste aanbieder van voortgezet onderwijs in de regio Haarlem, Haarlemmermeer en IJmond en bevat alle schoolsoorten, van gymnasium tot praktijkonderwijs. Met 1550 docenten en stafleden bedient Dunamare ongeveer 13.000 leerlingen door middel van programma’s die hen voorbereiden op de universiteit of beroepsonderwijs en aansluiten bij de behoeften van leerlingen. Het toepassen van ICT binnen het moderne onderwijs is voor Dunamare een belangrijk aandachtspunt omdat daarmee het onderwijs naar een nog hoger niveau getild kan worden. Zo hebben ze al jaren een messaging-oplossing voor leerlingen en medewerkers. Docenten en leerlingen gebruiken e-mail om te communiceren over lesplannen en andere schoolinformatie.

Dunamare maakte gebruik van Microsoft Exchange Server 2010, maar kwam er achter dat de kosten voor onderhoud van de omvangrijke e-mailomgeving snel stegen. Leerlingen en medewerkers wilden grotere mailboxen om grote bijlagen te kunnen ontvangen en hun e-mail van het hele schooljaar op te slaan, maar de onderwijsgroep wilde niet investeren in additionele opslag.

Dunamare werkte samen met haar outsourcing-partner Wortell, een Microsoft Gold Partner, om een betere oplossing te vinden. Wortell heeft kennis over de laatste innovaties en maakt gebruik van ‘best practices’ voor het beheer van IT-resources bij Dunamare. “Dunamare wil voorop lopen in ICT en we hadden het gevoel dat een goed geïnformeerde partner ons daarbij kon helpen”, aldus Bas Groeneveld, Chief Technology Officer bij Dunamare. “Wortell begrijpt goed wat onze behoefte is. Ze zijn een échte partner.”

Oplossing

Wortell en Dunamare besloten dat een gehoste oplossing zoals Office 365 het beste tegemoet zou komen aan de behoefte van de school. Dunamare bracht in eerste instantie alleen de leerlingaccounts over naar Microsoft Exchange Online. De migratie was succesvol, met betrouwbare service en verbeterde mogelijkheden, zodat Dunamare vervolgens ook de medewerkers-accounts migreerde.

Wortell voerde de migratie uit en maakte deze transparant voor leerlingen en medewerkers. “The migratie naar Exchange Online verliep heel soepel”, zegt Groeneveld. “Wortell verzorgde de benodigde wijzigingen in onze infrastructuur en beheerde het hele proces.”

Met Exchange Online beschikken leerlingen, docenten en stafleden over een mailbox van 25 gigabyte (GB). Leerlingen en docenten kunnen ook Exchange ActiveSync inzetten om e-mail te ontvangen op hun mobiele devices. Omdat Microsoft de service altijd up to date houdt, kan Dunamare profiteren van de nieuwste mogelijkheden in Exchange, zoals offline toegang tot Outlook Web App en de unified contact store, die de contacten consolideert tussen Exchange Server, Lync Server en sociale netwerken.

Dunamare maakt ook gebruik van Microsoft SharePoint Online als archief voor documenten van klassen en administratieve materialen. Vooralsnog blijft het gebruik van Microsoft Lync Server 2013 on premise, omdat dit fungeert als de telefooncentrale van de school.

Voordelen

Door de leerlingen en medewerkers te migreren naar Exchange Online heeft Dunamare kosten weten te reduceren en kan zij betere en betrouwbaardere e-mail service leveren aan de gebruikers.

• Kostenreductie. Exchange Online is gratis voor leerlingen en school-medewerkers, dus het was een eenvoudige beslissing om hier op over te stappen. “We besparen heel veel geld. We hebben zeven servers afgestoten en hergebruiken onze opslag. We besparen geld op hardware, beheer en datacenter kosten”, aldus Groeneveld.

• Grotere mailboxen. Door Exchange Online beschikken alle leerlingen en medewerkers van Dunamare over mailboxen van 25 GB. Het is nu mogelijk om grote bijlagen tot wel 25 MB te ontvangen en leerlingen hoeven niet continu e-mails te verwijderen om binnen de limiet van hun mailbox te blijven. “Onze leerlingen hadden hiervoor erg kleine mailboxen en we kregen veel vragen om de capaciteit van de mailbox uit te breiden, maar we wilden niet het benodigde investeren in opslag”, zegt Groeneveld. “Exchange Online voorziet ons van grote 25 GB mailboxen en ik heb geen enkele klacht meer gehoord sinds de migratie.”

• Naadloze migratie. De migratie naar Exchange Online was transparant voor de leerlingen, docenten en stafleden van Dunamare. “Onze medewerkers en leerlingen hebben echt niet gemerkt dat hun mailboxen zijn verplaatst naar de cloud”, zegt Groenveld.

• Verbeterde betrouwbaarheid. Exchange Online wordt gehost in geografisch verspreid liggende datacenters, met continue data backup, eersteklas disaster recovery mogelijkheden en 24/7 bewaking. Microsoft verzorgt bovendien antimalware en antispam filtering en garandeert 99,9 procent uptime op de service.

Gerelateerde referenties

  • RET ziet scepsis over cloud veranderen in enthousiasme voor Office 365
    Lees verder »

  • Qurrent Energiebedrijf bespaart tijd en geld met ‘doe-het-zelf’ cloudoplossing
    Lees verder »

  • EversPartners Ingenieursbureau bespaart wekelijks 250 uur en tilt samenwerking naar een hoger plan
    Lees verder »